Beveiliging in hogeschoolbibliotheken, een vanzelfsprekendheid?

META Nummer 2018/5

Beveiliging in hogeschoolbibliotheken, een vanzelfsprekendheid?

Geschreven door Stieve Van der Bruggen
Gepubliceerd op 27.06.2018

Beveiliging, een woord dat vele ladingen dekt en waarover elke bibliothecaris wel eigen ideeën en verhalen heeft. Hogescholen bieden een scala aan opleidingen aan, elk met hun eigenheid en behoeften. Elke campusbibliotheek is dan ook anders, zoals de verscheidenheid aan benamingen doet vermoeden: bibliotheek, leercentrum, mediatheek, onderwijswerkplaats, enz. Allemaal uniek, maar met dezelfde missie: de leeractiviteiten van studenten ondersteunen. Die leeractiviteiten verlopen in principe in alle veiligheid voor studenten, medewerkers en infrastructuur. In de sectie Hogeschoolbibliotheken van VVBAD kwam het thema beveiliging uitvoerig aan bod. De deelnemers en de ervaringen waren divers. In dit essay volgt een overzicht van verschillende invullingen van het begrip beveiliging, gaande van collectiebeveiliging tot de veiligheid van de aanwezige mensen. Met dank aan de collega’s voor hun input!

Het leeuwendeel is veilig voor roofdieren?

Naast werk- en studieplekken bieden de campusbibliotheken vooral kwalitatieve en actuele materialen aan studenten en docenten. Uit de recentste statistieken van Okapi 2 blijkt dat hogescholen nog steeds sterk investeren in het aanbieden van een waardige collectie. De budgetten en collectiegroottes verschillen naargelang de hogescholen, maar ook vaak naargelang de verschillende campusbibliotheken. Hoe ze de collectie beveiligen is hierop geen uitzondering.

Een gouwe ouwe: de papieren collectie

Als het gaat over de beveiliging van de collectie zijn er drie kampen.

In het eerste kamp zitten de bibliotheken en leercentra die RFID (Radio–frequency identification) gebruiken. Hierbij krijgen boeken en andere materialen een uniek label dat radiogolven uitzendt. Dat heeft verschillende voordelen. De labels zorgen er ten eerste voor dat de materialen makkelijker uitgeleend of ingeleverd kunnen worden door middel van geautomatiseerde stations. Daarnaast is de lokalisatie en inventarisatie van de collectie makkelijker te beheren en worden repetitieve ontleningen door bibliotheekpersoneel vermeden. Hierdoor kunnen deze medewerkers meer inzetten op ondersteuning en bibliotheektechnisch werk. Ten slotte wordt ook de beveiliging van de materialen vaak als argument gebruikt om over te stappen op RFID: dankzij poorten met een ingebouwd alarm aan de in- en uitgangen van de bibliotheken worden niet-ontleende materialen niet zomaar meegenomen.

Uit gesprekken met verschillende collega’s komen echter ook veel nadelen. Zo vindt iemand die echt een boek of tijdschrift wil stelen daar altijd wel een manier toe. Daarnaast is het gemak van de RFID-oplossing soms een argument om bibliotheken en leercentra open te houden zonder toezicht. Zou sociale controle in dergelijke gevallen iemand tegenhouden wanneer een alarm afgaat aan de uitgang van het leercentrum? Het gebruik van RFID moedigt ten slotte zelfredzaamheid aan en zorgt ervoor dat medewerkers in traditionele uitleenbibliotheken ontlast worden, maar het is echter geen wondermiddel tegen roofdieren.

In het tweede kamp zitten de bibliotheken die gebruik maken van de traditionelere, goedkopere magneetstripbeveiliging. De magnetische strips of labels worden in of op materialen gekleefd en zijn in tegenstelling tot RFID niet uniek per item. De strips worden bij inlevering opgeladen, zodat ze een alarm activeren wanneer het werk voorbij beveiligingspoorten komt. Bij een ontlening worden de strips ontladen, zodat ze het alarm niet triggeren.

Het voordeel van dergelijke beveiliging is natuurlijk de eenvoudige manier van beveiliging: strips die je makkelijk kunt op- of ontladen, zonder de strips te moeten koppelen aan materialen in je catalogus. De nadelen zijn vergelijkbaar met deze van RFID, plus dat deze strips moeilijk gekoppeld kunnen worden aan zelfontlening.

In een derde kamp zitten de bibliotheken die niet inzetten op beveiliging en zelfontlening. Veel hogeschoolbibliotheken kiezen ervoor om hun fysieke collecties niet te beveiligen, vaak vanuit het principe van vertrouwen in hun gebruikers. Dergelijke bibliotheken zetten in op sensibilisering en bewustwording. Omdat er steeds permanentie is tijdens de openingsuren, dient visuele en sociale controle als afschrikking voor het stelen van materialen. De nadelen van deze onbeveiligde ruimten lijken evident, maar laten we toch even inzoomen op enkele argumenten van collega’s tegen het installeren van een beveiligingssysteem. Een eerste is de kostprijs van een beveiligingssysteem. Afhankelijk van de leverancier betalen bibliotheken met een middelgrote collectie al snel een aanvangs- en installatiekost tussen de 20.000 en 30.000 euro voor RFID (met een zelfontleningsstation). Daarnaast zijn er nog jaarlijkse kosten voor nieuwe labels, onderhoud en ondersteuning.

Deze aanvangskost voor de apparatuur en installatie blijkt in de praktijk een reden te zijn om geen beveiliging te installeren. Toegegeven, een eenmalige grote investering en kleine jaarlijkse investeringen lijken interessant als daardoor de diefstallen exponentieel verlagen, maar daar duikt het volgende argument op: de waarde van de collectie. Is de collectie veel waard? Wordt er veel ontvreemd? Is de jaarlijkse vervangingskost van de gestolen materialen hoger dan de jaarlijkse kosten voor beveiliging? Is het aantal jaarlijkse ontleningen het waard om een beveiliging met zelfontlening te installeren? Wanneer één of meerdere vragen beantwoord worden met een ‘neen’, is de installatie van beveiliging het waarschijnlijk niet waard. In de praktijk blijkt bij veel bibliotheken de kostprijs voor het vervangen van verdwenen materialen veel te laag om de kostprijs van beveiliging te verdedigen. Ook is de nood aan deze beveiliging sterk afhankelijk van de campusbibliotheek en haar opleidingen. De bibliotheken waar de meestWWe materialen ontleend worden, blijken bibliotheken voor lerarenopleiding, verpleeg- en vroedkunde te zijn. Laat het nu ook net deze bibliotheken zijn waar de meeste materialen verdwijnen. Op zich lijkt dit een argument om beveiliging in te voeren, maar in de praktijk blijken vele van deze bibliotheken eerder in te zetten op het vervangen van de materialen. Lesmethodes, handboeken en publicaties binnen de geneeskunde verouderen snel, waardoor het beveiligen van oudere publicaties vaak het werk en het geld niet waard zijn. Ten slotte bieden aanvullende digitale toegangen, bv. via platformen van educatieve uitgeverijen of digitale versies van tijdschriften, soelaas bij het verdwijnen van een papieren exemplaar.

Dat ietsje meer: technologie en oefenmateriaal

De opkomst van leercentra is onstopbaar. De nadruk verschuift in een snelvaart van klassieke bibliotheken met een grote papieren collectie naar centra die het leren op allerlei manieren ondersteunen. De nadruk komt daarbij steeds meer te liggen op het aanbieden van een verscheidenheid aan studie- en werkplekken, laboratoria, skills labs, brainstormruimtes en het voorzien van een scala aan nieuwe (maar ook klassieke) AV-, test- en onderzoeksmaterialen. De vraag rijst meer en meer hoe bibliotheken en leercentra deze materialen moeten beveiligen tegen beschadiging en ontvreemding.

De meest voorziene materialen naast de klassiekere fysieke collecties zijn AV-materialen, gaande van laptops en beamers tot iPads, verbindingsstukken, camera’s, pointers en fototoestellen. Hogescholen promoten immers steeds vaker Bring Your Own Device, maar niet alle studenten en docenten brengen een eigen toestel mee naar de lessen, waardoor een vacuüm ontstond waarop de leercentra konden inspelen. Daarnaast duiken steeds meer praktische oefenmaterialen op in de leercentra, die studenten kunnen gebruiken tijdens praktijklessen, stages, onderzoek of studie. Bv. schaalmodellen van organen, maquettes en sportmaterialen. Het aanbod van deze materialen is afhankelijk van het aantal studenten en de aanwezige opleidingen, maar het beveiligd aanbieden van deze materialen gebeurt vrij uniform over de hogescholen heen. Deze materialen worden in afgesloten ruimtes bewaard en vaak voor een korte periode aangeboden. Het ontlenen ervan gaat steeds via een medewerker. Echter, steeds vaker duiken in binnen- en buitenland praktijken op om deze extra-curriculaire materialen aan te bieden via gespecialiseerde zelfuitleenstations buiten de bibliotheken, zodat gebruikers niet meer afhankelijk zijn van openingsuren. Via een geautomatiseerde lockerkast voor laptops kunnen gebruikers met hun schoolkaart steeds een laptop gebruiken. De gegevens worden automatisch opgeslagen, waardoor er een overzicht is van wat ontleend werd, door wie en wanneer.

De bovenstaande materialen zijn vaak duurder en gevoeliger voor schade dan bijvoorbeeld boeken, wat de vraag doet rijzen of het verzekeren ervan geen noodzaak is. Uit onze bespreking binnen de sectie HSB bleek echter dat geen enkele bibliotheek deze materialen standaard laat verzekeren tegen schade of diefstal. Doordat ze intensief gebruikt worden, is de kans op schade of verlies reëel. Het jaarlijks te betalen deel voor verzekering zou dus hoger zijn dan de prijs om de materialen te repareren of vervangen. Net zoals bij materialen uit de fysieke collectie worden AV- en testmaterialen eerder vervangen dan beveiligd.

De digitale collectie

De hogescholen bieden een mooie digitale collectie aan voor hun opleidingen. De inhoud ervan wordt jaarlijks uitgebreid en is een broodnodige aanvulling op de fysieke collecties van de campusbibliotheken. Ingewijden weten dat deze databases allesbehalve gratis en bijgevolg niet voor iedereen toegankelijk zijn. De digitale collecties zijn beveiligd raadpleegbaar op drie manieren.

Een eerste is op basis van het IP-adres van de hogeschool. Wanneer gebruikers toegang willen tot sommige databanken moeten ze gebruik maken van dit unieke adres. Wanneer ze op de campus, met het lokale netwerk, naar een databank surfen zullen ze automatisch ingelogd worden met dit IP-adres. Walk-in users, externen die gebruik maken van de faciliteiten op de campus, kunnen dus ook steeds via dit netwerk gebruik maken van de digitale materialen. Wanneer gebruikers zich niet op een campus van de hogeschool bevinden, hebben ze een ander IP-adres, dus krijgen ze geen toegang tot de digitale bibliotheek. Dat kan opgelost worden door bijvoorbeeld een stuiterproxy, een server waarmee je je als gebruiker verbindt en waarbij je dezelfde toegang krijgt tot online materialen als wanneer je je op de campus bevindt.

Een tweede beveiligingsoptie is je gebruikers een account laten aanmaken voor een specifieke database. Nadien moeten ze zich steeds inloggen voor gebruik. Een bekend voorbeeld hiervan is GoPress. De accounts die de gebruikers gratis aanmaken zijn gekoppeld aan het domein van hun mailadres. De hogescholen betalen namelijk voor deze accounts. Private registraties zijn dus niet mogelijk.

In een derde situatie biedt de bibliotheek online activatie- en registratiecodes aan voor een aantal gebruikers. Vooral bibliotheken met lerarenopleiding hebben hiermee te maken. Veel educatieve uitgeverijen bieden digitale platformen aan die een (essentiële en noodzakelijke) aanvulling zijn op de papieren uitgaven. Bv. Scoodle, Diddit, Bingel of De Leraarskamer. Deze platformen bieden audiovisuele fragmenten, bordboeken, gedigitaliseerde handleidingen en werkboeken, spelmateriaal, enz. aan om de leservaringen te verbeteren. Scholen en hogescholen met lerarenopleiding betalen bij de meerderheid van deze platformen voor het aantal gebruikers dat ze toegang willen verlenen. Het aanbod van de platformen van de uitgeverijen verschilt, net als de inhoud, mogelijkheden en de prijs. De registratie van studenten en docenten verloopt meestal via de bibliotheken: het aanvragen van accounts per gebruiker, het onderhandelen over prijzen en aanbod en het ondersteunen van studenten en docenten in het gebruik van de platformen. Sommige platformen werken met één inlogcode per campus, andere werken met unieke registratiecodes per gebruiker. Hierdoor zijn de bibliotheken genoodzaakt om registratie- en inlogcodes in een beveiligde omgeving aan te bieden aan de gebruikers. Meestal gebeurt dit op een afgesloten leerplatform.

Beveiliging van het personeel en de gebruikers

Wanneer men praat over beveiliging binnen hogeschoolbibliotheken gaat het zelden over de veiligheid van het personeel en de gebruikers. Enkele collega’s deelden wel enkele mooie ervaringen.

Identificatie

Werkgevers zijn verplicht om hun werknemers in een veilige werkomgeving tewerk te stellen. Dat is evident, maar welke maatregelen kunnen daaraan in hogeschoolbibliotheken bijdragen? Je kunt bv. een identificatie vragen als potentiële gebruikers de ruimte willen betreden of faciliteiten willen gebruiken. Vaak gebeurt dit aan de hand van het scannen van een schoolkaart aan de ingang. De gegevens van de gebruikers worden automatisch gecontroleerd en onder strenge voorwaarden voorlopig opgeslagen. Dat is natuurlijk geen waterdicht systeem, want met een gevonden en nog geactiveerde studentenkaart krijgt eender wie toegang tot de bibliotheek of het leercentrum.
Naast de geautomatiseerde toegangscontrole hebben bevoegde medewerkers van de hogescholen steeds het recht om te vragen naar een geldig inschrijvingsbewijs van de onderwijsinstelling. Merk op: de gebruiker moet zich identificeren met zijn of haar studentenkaart, maar je kunt deze niet afnemen. Deze vorm van controle gebeurt gelukkig eerder uitzonderlijk, wanneer bijvoorbeeld iemand op heterdaad betrapt wordt op vandalisme of diefstal.

Een andere populaire manier om de veiligheid binnen een ruimte te verhogen is camerabewaking. De camera’s nemen beelden van een bepaalde zone in het leercentrum en de beelden worden tijdelijk opgeslagen. Deze beelden kunnen opgevraagd worden door bevoegde medewerkers en enkel bevoegde personen en instanties kunnen ze bekijken. Camera’s mogen enkel geplaatst worden mits melding, dus zorg er steeds voor dat je gebruikers ervan op de hoogte zijn. De camera’s dienen in eerste instantie als afschrikmiddel, maar de beelden kunnen helpen bij identificaties of verklaringen wanneer er iets gebeurt of verdwijnt. In de praktijk blijken camerabeelden echter vaak onvoldoende te zijn.

Uitzonderlijke situaties

Een brand die uitbreekt, een student die zich bezeert, iemand die op heterdaad betrapt wordt op het stelen van een boek, enz. Deze dingen kunnen gebeuren. Wat doe je dan als medewerker? We geven hier geen hapklare antwoorden, maar wel enkele interessante praktijkervaringen en ideeën van hogeschoolbibliothecarissen.

Terwijl je uitleg geeft over het opzoeken van materialen merkt een docent rook op in je bibliotheek van twee verdiepingen. Normaliter ben je hierop voorbereid door de campusinstructies in geval van brand. Toch enkele algemene aandachtspunten:
1.    Je hoort geen brandalarm? Kijk snel of er effectief gevaar is: in amper twee minuten kan een brand al niet meer te blussen zijn.
•    In je bibliotheek zijn in principe rookmelders aanwezig.
2.    Er is brand? Zet het brandalarm aan!
3.    Je kunt niet op tijd blussen? Laat alles staan waarmee je bezig bent. Je bent verantwoordelijk voor je gebruikers: sla alarm.
•    In elke bibliotheek staan brandblussers. Zorg dat je weet waar ze staan, zodat je in geval van nood niet op zoek moet gaan.
•    Volgde elke medewerker een gecertificeerde brandbluscursus? Het is leuk, en vooral nuttig.
4.    Ontruim de bibliotheekruimte: ga de bibliotheek rond, beginnend met de bovenste verdieping. Evacueer zo snel mogelijk alle aanwezigen.
•    Ga zeker na of je enkel verantwoordelijk bent voor de bibliotheekruimte, of bijvoorbeeld een hele verdieping.
5.    Er zijn altijd meerdere uitgangen: gebruik ze! Liften gebruiken is uit den boze.
6.    Verwittig de bevoegde instanties.
•    In theorie gebeurt dit automatisch wanneer er een brandalarm af gaat.
7.    Verleen hulp en zorg dat er niemand meer het gebouw binnen gaat.

Een ongeluk is snel gebeurd. Wat doe je wanneer bijvoorbeeld iemand ernstig valt in je bibliotheek?

1.    Er is steeds iemand met EHBO-kennis aanwezig op de campus. Bel deze zo snel mogelijk.
•    Is er iemand in jouw team die een cursus EHBO heeft gevolgd? Cursussen EHBO kun je voordelig of zelfs gratis volgen.
2.    Blijf bij de persoon tot het EHBO-team aanwezig is. Je aanwezigheid kan helpen.
3.    Verwittig, indien ernstig, zo snel mogelijk de bevoegde instanties.

Het gebeurt niet vaak, maar soms wordt iemand op heterdaad betrapt in een bibliotheek. Hoe zou jij reageren wanneer je iemand betrapt op diefstal? Wat met iemand die bewust vandaliseert? Wat kan, en vooral, wat kan niet?

1.    Gaat het daadwerkelijk om diefstal of om verstrooidheid? Wijs de persoon in kwestie erop dat hij of zij de materialen moet uitlenen alvorens de ruimte ermee te verlaten.
2.    Gaat het echt om diefstal of vandalisme? Vraag om een identificatie: een school- of identiteitskaart. Met die gegevens weet je genoeg om verdere stappen te ondernemen:
•    Pas op: je mag in geen geval personen fysiek tegenhouden.
3.    Informeer de bevoegde instanties:
•    Bijvoorbeeld het hoofd van de bibliotheek, een campusmanager, directie, politie, enz.
•    Ga na wat er in het bibliotheek- en/of tuchtreglement staat: wie moet je informeren en wat moet je doen?

 

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be