10 jaar collectiezorg en calamiteitenplanning in de Boekentoren

META Nummer 2018/5

10 jaar collectiezorg en calamiteitenplanning in de Boekentoren

Geschreven door Serafien Hulpiau, Hendrik Defoort
Gepubliceerd op 27.06.2018
IMPORTANT

Waterschade 05-06-07

De Gentse Boekentoren huisvest een van de rijkste erfgoedcollecties van het land. Meer dan 30 kilometer boekenplanken waarop naast actuele wetenschappelijke literatuur ook plaats is voor een 700-tal incunabelen, 12.000 drukken van voor 1600 en een 30.000-tal uit zowel de 17e als de 18e eeuw. Belangrijk detail: die erfgoedcollectie werd voornamelijk in de laagste torendepots bewaard. Op dinsdag 5 juni 2007 brak in de toren een verouderde loden waterleiding. Het gebeurde na sluitingstijd en op de 17e verdieping van de Boekentoren. Het water zocht zich gedurende een volledige nacht een weg naar beneden en duizenden boeken liepen diverse gradaties van waterschade op. De dienst gebouwen van de Universiteit Gent en de brandweer van de Stad Gent werden onmiddellijk ingezet voor het stoppen van het lek en het verwijderen van het vele overtollige water in het gebouw.

Alle bibliotheekpersoneel werd ingeschakeld om natte boeken uit de depots te halen, waarbij onmiddellijk een scheiding werd gemaakt tussen boeken die zo snel mogelijk moesten drogen en exemplaren die er veel te erg aan toe waren en ingevroren moesten worden om schimmelschade te vermijden. Ruimtegebrek maakte dat zelfs de leeszalen vol werden gelegd. Uiteindelijk werden zo’n 20.000 boeken gevriesdroogd. Een van de laatste werken dat uitgehaald werd, werd door een collega achter een rek gevonden. Het had wel een heel toepasselijke titel: La revanche de dieu.

Het verwerken van een calamiteit van die omvang is een enorme klus. Naast de administratieve en verzekeringstechnische dossiers voor het kostenplaatje van meer dan 400.000 euro, de schoonmaak van de depots en het terugplaatsen van de werken, sleept de verdere verwerking in tal van kleine zaken — zoals het vervangen van een glossy magazine uit de jaren 1950 waarvan de pagina’s dichtplakken — nog jaren aan. De sporen van de schade blijven natuurlijk voor altijd zichtbaar: waterranden, gekrulde band, vervormd boekblok, leder dat er verbrand uitziet, enz. Beschadigde boeken dreigen bovendien vaak minder respectvol behandeld te worden en daarom vonden we het belangrijk om voor toekomstige gebruikers de oorsprong van de schade heel duidelijk te maken en de gehavende boeken te voorzien van een ex libris ‘waterschade 05-06-07’. Maar het kon slechter afgelopen zijn. Stel je voor dat de leiding brak aan de vooravond van een sluitingsperiode als de Gentse Feesten. De omvang van de schimmeluitbraak zou niet te overzien geweest zijn.

Stof tot nadenken, en vooral handelen

We beheren het La Revanche de Dieu-exemplaar uit de bibliotheek van notoir vrijzinnige en filosoof Leo Apostel nog steeds (zie https://lib.ugent.be/catalog/rug01:000705995), maar met al dan niet atheïstische spiritualiteit hebben calamiteiten doorgaans weinig van doen. Het gaat vaak om zeer concrete operationele en logistieke problemen. De waterschade van 2007 was een keerpunt. Nooit voorheen was de kwetsbaarheid van de collecties en de achterstand inzake zorg zo duidelijk. Met uitzondering van een aantal specifieke verzamelingen — met name de Middeleeuwse Handschriften — werd in geen decennia zelfs maar afgestoft. Door de grote hoeveelheid stof — dat altijd schimmelsporen bevat — waren de resultaten van schimmeltesten tijdens de verwerking allemaal positief. Ook op de planken in het depot kleefde heel veel stof dat de verhalen van meer dan één generatie magazijnbedienden kon navertellen. De waterschade adstrueerde heel concreet de noodzaak van enige calamiteitenplanning en vooral extra zorg voor de hele collectie. En dat natuurlijk al helemaal aan de vooravond van de restauratie van het modernistische bibliotheekgebouw van Henry van de Velde. (1)

Het team rond de architecten wees op het belang van het verhuisklaar maken van de collectie. Op basis van een steekproef en een specifieke methodiek maakte een team van conservators-restauratoren een evaluatie van de fysieke conditie van de collectie in de Boekentoren. Het gaf een onthutsend beeld van verschillende schadetypes en duidde de noodzaak aan van een grootscheepse schoonmaakoperatie. De hele collectie moest ontstoft worden. Voor een vierde van de collectie was een zuurvrije berging noodzakelijk als bescherming bij verhuizing en als alkalische buffer tegen zure degradatie. (2) Dit beeld werd nog verder verfijnd in een programma van eisen waarin per objecttype en per formaat normen werden vastgelegd voor passieve conservering en voor verpakking en berging in functie van het verhuisklaar maken van de Boekentorencollectie. (3)

Tussen droom en daad staan natuurlijk altijd heel wat praktische bezwaren. Om een dergelijk programma van eisen te kunnen concretiseren in een actieplan was een specifieke methodiek vereist. Tijdens een van de sessies waarin we zochten naar die methodiek kwam restauratrice Serafien Hulpiau met het spreekwoordelijke ei van Columbus. Concreet uitvoerbare acties werden vertaald in kleurkaarten die links van het object in kwestie geplaatst zouden worden in het depot. Op die manier werden de acties niet alleen zonder verdere interpretatie uitvoerbaar, maar door goed bij te houden hoeveel kleurkaarten er geplaatst werden, wisten we na afloop van de oefening ook hoeveel zuurvrije dozen we nodig hadden, hoeveel zuurvrije wikkels, hoeveel linten, enz.

Het in kaart brengen van ongeveer een kwart miljoen acties die in een voor de collectie goed scenario uitgevoerd zouden worden, duurde vier maanden. Gewapend met negen verschillende kleurkaarten en een exclusief op de fysieke staat van de werken gerichte blik trokken onze restauratrices Serafien Hulpiau en Els Gabriëls door de hele collectie. Omdat er aanvankelijk gewerkt zou worden met een Depot-Inventarisatie-Formulier, werd de activiteit met de kleurkaarten een specifiek werkwoord: diffen.

Specifieke kleur = specifieke actie
•    Geel = zuurvrije standaarddoos
•    Wit = zuurvrije omslag of wikkel
•    Blauw = zuurvrije map
•    Paars = zuurvrije envelop
•    Roos = lint
•    Lichtgroen = zuurvrije maatdoos
•    Groen = oude zure verpakking afvoeren
•    Grijs = liggende berging (zuurvrije prentendoos of portefeuille)
•    Oranje = noodzaak kleine herstelling door restauratrice

Naast de 125.000 verpakkingsacties die vereist waren in de bijzondere en de krantencollecties werden op die manier nog eens 125.000 acties geïdentificeerd. Wetende dat de uitvoer van elke actie gemiddeld acht minuten vereiste, kon het verhuisklaar maken van de Torencollecties begroot worden op 457 werkdagen of iets meer dan twee jaar, met vijf verpakkers. Zoals al aangegeven is stof vaak de grootste boosdoener, waardoor het verhuisteam vervolgens ook zou moeten instaan voor het ontstoffen van de collectie. Na afweging van verschillende werkpistes bleek manueel stofzuigen met gewone industriële stofzuigers de enige werkbare en haalbare optie om de collectie op snelheid en zonder risico op schade stofvrij te krijgen. Er zijn natuurlijk speciale machines op de markt om boeken te reinigen. Een test voor onze collectie wees echter al snel uit dat de machine enkel geschikt is voor oppervlakkig bestofte en vooral stevige moderne banden van eenzelfde formaat. De machine komt dus niet in aanmerking voor het grondig reinigen van kwetsbare historische banden in verschillende formaten met dikwijls kleverig, ingedrongen stof. Het gebruiken van klassieke stofzuigers was daarom een logische keuze. Bij de selectie van het type stofzuiger werd behoudens prijs vooral rekening gehouden met geluid (aantal decibels) en duurzaamheid (stofzuiger moet het acht uur per dag kunnen volhouden zonder kans op verhitting of overbelasting). Testen in verschillende depots leerden dat één meter boeken stofzuigen ongeveer een kwartier in beslag neemt.

Toen het Universiteitsbestuur ervan overtuigd was om eenmalig te investeren in verpakkingsmateriaal en extra personeel kon op 1 maart 2011 de uitvoer van ‘den dif’ effectief van start gaan. Een schitterend vijfkoppig tijdelijk verhuisteam aangevuld met een aantal collega’s uit het vaste magazijnteam en een nauwgezette opvolging door Liesbeth Van Melle maakten van de verhuisvoorbereiding een bijzonder efficiënte collectiezorgmachine. Samen met de voor de verhuis noodzakelijke formaatberging van de collectie is een dergelijke grootschalige verpakkings- en ontstoffingsoperatie naar collectiezorg toe wellicht nooit meer te evenaren.

Infrastructuur, apparatuur en vooral alerte bibliotheekmedewerkers

De integraal ontstofte, grondig zuurvrij verpakte en op formaat te plaatsen collecties verhuisden in het najaar van 2014 naar het nieuw gebouwde ondergronds depot. Bij de bouwplannen werd er uiteraard voor gezorgd dat water buiten het effectieve depot wordt gehouden en het hele klimaat geregeld wordt op basis van luchtkanalen — een zogenaamd all-air system. Nu het twee jaar operationeel is kunnen we met een gerust gemoed schrijven dat het schitterend geoutilleerde depot een stabiel zogenaamd A-klimaat heeft: de temperatuur schommelt nooit meer dan 2° Celcius en de relatieve luchtvochtigheid ligt constant rond de 50 procent. Omdat het rendement van de grootschalige investering slechts op termijn echt kan blijken en om zekerheid te hebben omtrent het automatische HVAC-systeem houden we via stand alone-dataloggers een extra vinger aan de klimaatpols.

Behoudens het gebouw is het vooral belangrijk om als organisatie vast te houden aan de regel dat alle collectiestukken die in het depot bewaard worden, moeten voldoen aan alle normen die tijdens de verhuis gesteld werden. Dit impliceert heel wat naar ontstoffing en verpakking toe, maar het is de enige manier om te vermijden dat we over nauwelijks enkele jaren andermaal geconfronteerd worden met een niet te overschouwen collectiezorg. Voor kleine aankopen is dit uiteraard geen probleem, maar bij grotere schenkingen kan het naar verpakking en schoonmaak vaak heel wat arbeid impliceren. Het is bijzonder moeilijk, maar hiermee moet rekening gehouden worden bij het al dan niet opnemen van een schenking. De grootste uitdaging op dat vlak zal erin bestaan om de standaard ook aan te houden voor de tientallen kilometers collecties die vanuit de faculteiten naar de gerestaureerde Torendepots verhuizen vanaf eind 2020.

Behalve de regels en werkafspraken is het vooral belangrijk dat iedereen in de organisatie doordrongen is van het feit dat voorkomen beter is dan genezen. Dit moet vooral blijken uit het proactief aankaarten van eventuele afwijkingen. Zo lekte er enkele weken geleden in het oude gebouw water van een plat dak uit een verlichtingsarmatuur. Een klein lek snel detecteren en oplossen was nodig om te vermijden dat een lading boeken die ernaast stond voor verwerking nat kon worden, met invriezen en vriesdrogen als gevolg. Een dure grap, waarbij bovendien de fysieke staat van de boeken en documenten onomkeerbaar aangetast zou blijven. Het gaat vaak om kleine maar zo noodzakelijke ingrepen. Typerend voorbeeld is het opslaan van dozen op plastic paletten omdat houten paletten het eventueel kwaadaardige vocht naar boven trekken en dus de dozen niet zullen beschermen maar integendeel zeer zeker zullen bevochtigen.

Op dezelfde manier is ook alertheid geboden bij consultatie van de stukken in leeszalen, met een duidelijk consultatiereglement waarbij eten, drank, scharen, balpennen en dergelijk niet toegestaan zijn. Waarbij kopiëren ook slechts in bepaalde gevallen toegestaan is en digitaal fotograferen veruit de voorkeur heeft. Gebroken ruggen, inktvlekken of koffiekringen zijn helaas geen onbekenden in erfgoedbibliotheken. Alleen moeten we er blijvend voor zorgen dat ze niet van recente datum zijn.

Een van de meest krachtige beleidsinstrumenten op dat vlak is een zo goedkoop mogelijke, maar vooral snelle en kwaliteitsvolle digitale dienstverlening. Uit alle bijzondere collecties worden op korte termijn en aan zeer democratische prijzen digitale reproducties van topkwaliteit geleverd. (4) Conform ons DNA als wetenschappelijke bibliotheek zetten we maximaal in op het open aanbieden van de gemaakte digitale reproducties. In het zog van lezersvragen worden op die manier via de catalogus en IIIF-conform tientallen historische tijdschriften en kranten in hoge resolutie ontsloten (5), honderden manuscripten, duizenden architectuurplannen, munten en penningen en zelfs tienduizenden affiches. Die laatsten moesten helaas om auteursrechtelijke redenen afgesloten worden buiten het UGent netwerk. Dat is niet alleen jammer vanuit onderzoeksoogpunt, maar evenzeer vanuit het perspectief van de collectiezorg. Bij heel wat stukken die perfect digitaal ontsloten zijn hoeft fysieke, vaak abrasieve consultatie niet langer. Ze krijgen in de metadata het statuut Consult Digital Cop’ waardoor het effectief consulteren enkel nog kan om heel specifieke onderzoeksvragen te beantwoorden. Maar het kan natuurlijk wel nog. Als erfgoedbibliotheek zullen we nooit de beleving van enige historische sensatie belemmeren. Alleen is de absolute prioriteit het vrijwaren van die potentiële sensaties voor komende generaties. (6)

Preventie: voorbereiden op het onverwachte

De notie Universiteitsbibliotheek Gent wordt door velen geassocieerd met de Boekentoren, maar betreft eigenlijk een veel ruimer netwerk van de Boekentoren en een hele diverse groep Faculteitsbibliotheken die samen streven naar geüniformeerde en vooral performante dienstverlening. (7) Behoudens volledig geünificeerde digitale collectiezorg, uit dit steeds verder integrerende bibliotheekbeleid binnen de UGent zich ook in heel concrete acties met betrekking tot de analoge collecties. Niet alleen wordt de expertise van de collectiebeheerder, de restauratrices en/of de verhuiscoördinator van de Boekentoren regelmatig ingeschakeld (controle specifieke drukken, klimaatcondities, inzet van bouwdrogers, verpakkingsmateriaal, enz.), maar om het onverwachte zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen opvangen werd ook een marktonderzoek verricht waarbij verschillende gespecialiseerde firma’s gevraagd werden om op basis van hun expertise een plan van aanpak te schrijven bij vijf fictieve calamiteitscenario’s. Ze werden uitgenodigd om aan de hand van hun plan van aanpak een gedetailleerde offerte in te dienen, met prijzen voor specifieke interventies (type kostprijs voor invriezen en vriesdrogen per kilo papier).

Dit resulteerde in een niet-exclusief raamakkoord met een dienstverlener waarbij ieder lid van het netwerk van UGent bibliotheken zonder administratieve zorgen een beroep kan doen op een externe firma die contractueel verplicht is om onmiddellijk in actie te schieten om erger te voorkomen. Het contingente karakter van calamiteiten maakt dat we in de voorbije jaren helaas al op verschillende plaatsen en op diverse tijdstippen een beroep moesten doen op onze externe partner om materiaal op te halen voor vriesdroogbehandelingen. In het gevraagde plan van aanpak werd alles vrij sober gehouden. De coördinatie bij een calamiteit doen we uiteraard zelf. De UGent beschikt intern ook over een eigen schoonmaakdienst die in dringende gevallen snel en efficiënt een handje toesteekt. Uit ervaring blijkt dat onze bibliotheekmedewerkers nooit te beroerd zijn om een tandje bij te steken en tot ’s avonds laat te dweilen en met de waterzuiger in de weer te zijn. Soms maakt die inzet het zelfs overbodig om externe firma’s in te schakelen.

We weten intussen heel goed of we een beroep moeten doen op externen of zelfredzaam genoeg zijn. Dat inzicht groeit uiteraard organisch, niet in het minst ook door het zien van andere praktijken. Iedereen weet dat het belangrijk is om op een onverwacht en vooral fout moment het juiste materiaal onmiddellijk voorhanden te hebben. Ook in de Boekentoren was het materiaal daartoe altijd voorradig, maar die emmers, dweilen, afdekfolie, enz. bleken vaak niet te vinden wanneer dat dringend nodig was. Tijdens een werkbezoek in Turnhout presenteerde beleidsmedewerker Karlien De Voecht hun zogenaamde calamiteitenkar. In deze verrijdbare magazijnstelling werd alle noodzakelijk materiaal opgeborgen. Op dezelfde manier stelden wij een noodkit samen met alle nodige materialen. In het begin was vooral het sleutelbeleid rond de noodkit nog aanleiding tot frustratie. Een werkman die al een keer zijn handschoenen vergeten was of een stofmasker nodig had vond altijd wel iets bruikbaars. Maar met een efficiënt sleutelplan is ook die ergernis verleden tijd.

De ondraaglijke lichtheid van de collectiezorg

Aandacht en zorg voor de collectie en alertheid voor potentieel gevaar ondervangen heel wat, maar bepaalde lijnen zorgen voor echte kopbrekens. Iedereen betrokken bij erfgoedbibliotheken is vertrouwd met het niet te stuiten verval inherent aan de tijd. Klassiek voorbeeld zijn de handschriften die aangetast worden door inktvraat. We communiceren op korte termijn ongetwijfeld uitgebreid over twee leerrijke en bijzonder arbeidsintensieve trajecten die we op dit vlak aflegden rond twee handschriften (8), maar veel brozer nog zijn de kilometers laat 19e- en vroeg 20e-eeuwse kranten. Hun inhoudelijke rijkdom is omgekeerd evenredig aan de duurzaamheid van het materiaal. Omdat ze gedrukt zijn op houthoudend papier dat lignine bevat zullen ze onvermijdelijk verzuren en verpulveren. Voor het bergen van de inhoud is digitalisering ongetwijfeld de weg, maar het proces van fysieke desintegratie lijkt te versnellen. Budgetten voor digitalisering zijn er niet of nauwelijks, met een prachtig project rond de kranten uit de Eerste Wereldoorlog als hoopgevende uitzondering. (9) Hoe zullen we hier over nog eens tien jaar naar kijken? Niet gemaakt als uniek product, maar uniek geworden door de samenstelling van het papier en de productiemethode. Als we de inhoud valideren via digitalisering, hoe gaan we dan om met het fysieke object? Of moeten we met Lucebert in De zeer oude zingt gewoon aanvaarden dat alles van waarde weerloos is? In hetzelfde gedicht schrijft Lucebert “wordt van aanraakbaarheid rijk”. Dat geldt doorgaans echt niet voor erfgoedcollecties, maar paradoxaal genoeg hebben ze zonder ‘aanraakbaarheid’ door en voor onderzoekers, lezers, tentoonstellingsbezoekers, enz. alvast zeker geen waarde.

In de Universiteitsbibliotheek Gent wordt tien jaar na het waterlek van 2007 collectiezorg meer dan ooit hoog in het vaandel gevoerd. Heel gerichte projecten op al dan niet officieel erkende topstukken zijn uiterst belangrijk, maar voor alles wordt ingezet op het dagelijkse beleid van zo goed mogelijk beschrijven, ontstoffen en verpakken. Een dynamiek die volgens ons evident en noodzakelijk is als erkende Erfgoedbibliotheek.

  1. Zie https://www.facebook.com/Boekentoren-Bouwblog-387934654569750/
  2.  Els Gabriëls, Serafien Hulpiau en Lieve Watteeuw. Stof Tot Nadenken : Conditiesurvey Van De Collectie Van De Boekentoren. (Gent, 2009). Zie https://lib.ugent.be/fulltxt/RUG01/001/436/966/RUG01-001436966_2010_0001_AC.pdf
  3.  Zie https://lib.ugent.be/catalog/rug01:002391592
  4.  Zie https://lib.ugent.be/nl/info/scanning
  5.  Zie http://iiif.io/
  6.  Denkend aan Tom Verschaffel en Jo Tollebeek, De vreugde van Houssaye. Apologie van de historische interesse (Amsterdam, 1992).
  7.  Zie https://lib.ugent.be/nl/libraries en ‘Facilitating Open Knowledge Creation. Van visie tot actieplan voor de Universiteitsbibliotheek Gent’ (Maart, 2015). https://lib.ugent.be/fulltxt/RUG01/002/189/031/RUG01-002189031_2015_0001_AC.pdf
  8.  Respectievelijk Sermoenen, overwegingen, vrome citaten uit Tauler, Ruusbroec e.a. Samenspraak met Bertgen die Clusin op het begijnhof ter Hooie te Gent, 158 https://lib.ugent.be/catalog/rug01:000989940 en Graduale van de Sint-Baafsabdij te Gent, 1469 https://lib.ugent.be/catalog/rug01:000782243
  9.  Zie https://hetarchief.be/nl

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be