Het Stadsarchief van Turnhout bewaart sinds 1936 een uitgebreide bibliotheek over de Antwerpse Kempen. In de loop der jaren werd deze collectie aangevuld met duizenden boeken en tijdschriften, uit aankopen, maar vooral uit schenkingen. Helaas verloor men gaandeweg de oorspronkelijke opzet van de bibliotheek uit het oog. Een grote verzamelwoede enerzijds en een laisser-faire anderzijds resulteerden in een archiefdepot tjokvol boeken. Dit artikel beschrijft de stappen die vanaf 2010 werden ondernomen om terug te keren naar een duidelijk afgebakende collectie.
Waarom een Taxandriabibliotheek?
Bij mijn aanstelling als archivaris in Turnhout eind 2009 verbaasde ik me erover dat de boekencollectie van het Stadsarchief één derde groter was dan de archiefcollectie. Mijn voorgangers hadden steeds veel meer aandacht gehad voor boeken en documentatie dan voor archiefbeheer. Mijn eerste vraag was dan ook, waar kwam deze bibliotheek vandaan?
De werking van het Stadsarchief was in het verleden steeds sterk verbonden met de Geschied- en Oudheidkundige Kring Taxandria (1903). Van 1911 tot 2009 maakten de opeenvolgende stadsarchivarissen steevast deel uit van het bestuur van de Kring. Dit historisch genootschap werkte vanaf zijn oprichting aan de inrichting van een eigen museum, maar het bouwde ook een bibliotheek uit van “al de werken nuttig voor geschiedkundige opstellen der Kempen”. Oorspronkelijk werd deze bescheiden boekencollectie bewaard in het Taxandriamuseum (1913) in de Mermansstraat. Na de overdracht van de volledige collectie van de Kring aan de Stad Turnhout in 1931 sprak men van de wetenschappelijke stadsbibliotheek en de wetenschappelijke stadsbibliotheek Taxandria. De bibliotheek verhuisde echter pas naar het Stadsarchief in 1936. In dat jaar schonk de toenmalige archivaris zijn eigen uitgebreide bibliotheek aan de stad. Beide boekencollecties kregen samen met de archieven uit het stadhuis een nieuw onderkomen in het gebouw Het Steentje op de Grote Markt. Stadsarchivaris Jozef Jansen noemde zich vanaf dan bibliothecaris-archivaris. In 1962 verhuisden archief en bibliotheek naar hun huidige adres, het nieuwe stadhuis aan de Grote Markt. In de periode 1968-1971 overwoog het stadsbestuur even om de wetenschappelijke bibliotheek onder te brengen in de nieuwe openbare bibliotheek. Toenmalige archivaris Raymond Peeters en de Kring Taxandria verzetten zich echter fel en met succes tegen deze ontmanteling.
Inhoud en aangroei van de bibliotheek
Helaas beschikken we pas vanaf 1943 over aanwinstenregisters voor de wetenschappelijke bibliotheek. Die vermelden gedetailleerd de titels, herkomst en eventueel aankoopprijs van de boeken. Uit andere bronnen komen we iets meer te weten over de indeling van de collectie. Naast de eigenlijke wetenschappelijke bibliotheek voorzien in de statuten van de Kring Taxandria onderscheidde archivaris Jansen in 1937 nog een aparte afdeling met boeken, “zoo wetenschappelijke als letterkundige” die door Kempenaars waren geschreven. Archivaris Peeters maakte in een nota uit 1953 het onderscheid tussen de boeken geschonken door Jansen, de boeken aangekocht door de Kring en de boeken aangekocht door de Stad. Vijftien jaar later beschreef hij in een nota mooi de inhoud van de collectie als “al wat er op enig gebied over de Kempen werd geschreven, het werk van Kempische auteurs, de Kempische pers, (…) Turnhoutsche en Kempische drukken”.
Uit de aanwinstenregisters blijkt evenwel dat men zich zeker niet beperkte tot het thema Kempen. Men kocht ook boeken aan over religieuze thema’s (archivaris Jansen was een priester), boeken over de geschiedenis van andere regio’s, over volkskunde, over kunst, literatuur en filosofie. Heel veel boeken kwamen ook binnen als schenkingen, en daarbij lette men blijkbaar niet echt op het onderwerp. Het lijkt er sterk op dat alle giften aanvaard werden.
In ieder geval is duidelijk dat vanaf 1960 de bibliotheek een heel sterke aangroei kende. Verzamelde men in de jaren 1940 en 1950 zo’n 200 à 300 boeken per jaar, dan steeg dit aantal in de decennia daarna tot zo’n 500 boeken. Rond de eeuwwisseling breidde de collectie zelfs met meer dan 1.000 titels per jaar uit. Oorzaak hiervan waren een aantal grote schenkingen, waarbij de volledige persoonlijke bibliotheek van een overleden Turnhoutenaar, in het Stadsarchief werd ondergebracht. Ook nam men massaal afgevoerde boeken uit de openbare bibliotheek over. De aangroei was in die jaren zo groot dat sommige grote schenkingen niet werden genoteerd in het aanwinstenregister. Anno 2009 bestond de bibliotheek uit meer dan 70.000 boeken en tijdschriften.
Ontsluiting van de bibliotheek
Het is onduidelijk of de bibliotheek vóór 1936 geraadpleegd kon worden door het publiek. Volgens een brief van archivaris Peeters lagen de boeken in het Taxandriamuseum opgestapeld in een kamer. Vermoedelijk werd de collectie pas na de verhuizing naar Het Steentje geklasseerd per rubriek. Op de zolder van het huidige stadhuis staan nog de oorspronkelijke houten boekenrekken met daarop kaartjes met een trefwoord. Een catalogus leek niet te bestaan, hoewel Jansen wel een fichesysteem aanlegde van boeken en artikels over bepaalde onderwerpen. Zijn gedrukte Bibliografie van de Antwerpse Kempen werd door zijn opvolgers tot 2005 voortgezet. Ook in het stadhuis (vanaf 1962) werd het boekenbezit geordend per afdeling (geschiedenis, folklore, religie, recht, enz.). Het is onduidelijk of daarbij een gestandaardiseerde rubriekencode gebruikt werd. In de jaren 1970 en 1980 werd door archiefmedewerker Jan Smet een volledige steekkaartencatalogus opgesteld, maar enkel op auteursnaam. De steekkaarten verwezen niet naar een plaatskenmerk, enkel naar het aanwinstennummer. Het is dus duidelijk dat men steeds de hulp nodig had van het archiefpersoneel bij het raadplegen van de bibliotheek. Daarin kwam verandering in 1996. Het Stadsarchief ging toen in samenwerking met de openbare bibliotheek werken met de digitale catalogus VUBIS. Voor het eerst werden plaatskenmerken toegekend. Men koos ook voor een formaatplaatsing, waarbij boeken niet per rubriek maar per formaat geordend werden. Eind 2009 bevatte de online catalogus zo’n 32.000 volumes, waaronder de volledige tijdschriftenafdeling.
Terug naar een duidelijk profiel
Als nieuwe archivaris ervaarde ik de toenmalige bibliotheekcollectie als een groot probleem. Het kleine archiefdepot in het stadhuis zat overvol boeken, waardoor er geen plaats overbleef voor de herordening van het archief en voor nieuwe archiefoverdrachten. En toen later de inrichting van een nieuw archiefdepot in het Warandegebouw gepland werd, was ook meteen duidelijk dat we vóór de verhuizing in 2020 deze wildgroei van boeken onder controle moesten krijgen.
Meer dan de helft van de boeken was nog niet gecatalogeerd, iets waar een voltijdse archiefmedewerker minstens tien jaar zoet mee zou zijn. Bovendien viel het me direct op dat heel wat werken, ook werken die al gecatalogeerd waren, geen enkel verband hielden met de Antwerpse Kempen. De bibliotheek was in de loop der jaren bijna een doel op zich geworden, zonder rekening te houden met de gebruikers.
Er kon evenwel geen sprake van zijn om de bibliotheek op te doeken. De stad had zich in 1931 en via een nieuwe overeenkomst met de Kring Taxandria in 1980 garant gesteld voor deze collectie, net als voor de rijke museale collectie. De Kring was vertegenwoordigd in de stedelijke museumraad en de relatie met de vereniging was goed. Wel was de verdere inzet van mensen en middelen enkel te verantwoorden als de bibliotheek weer een duidelijk profiel kreeg: een bibliotheek over de Antwerpse Kempen en met werken van Kempense auteurs, zoals voorzien door haar oprichters.
Antwerpse Kempen
Dit profiel werd vastgelegd in een beknopt collectieplan. Het Stadsarchief zou verder boeken blijven verzamelen over gemeenten, regio’s, dialecten, gebruiken, personen, organisaties, bedrijven, verenigingen uit de Antwerpse Kempen (dus “al wat er op enig gebied over de Kempen werd geschreven”). Andere topics bleven de Kempense lokale pers en boeken gedrukt in Turnhout en de Antwerpse Kempen, maar wel met de nadruk op de periode vóór 1946. Het begrip Antwerpse Kempen moesten we gelukkig niet zelf definiëren. Archivaris en bibliothecaris Jansen had dit al in 1946 gedaan in zijn boek Turnhout en de Kempen. We namen zijn kaartje met de grenzen van de regio over. Op die manier konden duidelijke keuzes gemaakt worden: bv. Kalmthout wel, Kapellen niet en bv. Averbode wel, ook al lag dat niet in de provincie Antwerpen.
Het begrip Kempense auteurs was moeilijker af te lijnen. Op basis van artikels uit de tijdschriftenreeks van de Vereniging van Kempische Schrijvers en andere artikels over lokale literatuur werd een lijst opgesteld van zo’n 300 auteurs. Hoewel niet alle bestuursleden van de Kring Taxandria het daarmee eens waren, werd dus de keuze gemaakt om ons te beperken tot auteurs van proza en poëzie. Het leek geen meerwaarde te hebben om alle soorten non-fictie te gaan verzamelen, alleen maar omdat die toevallig geschreven waren door een inwoner van de Antwerpse Kempen.
Andere thema’s
Op basis van de bestaande collectie werden verder keuzes gemaakt die los stonden van het thema Kempen. Uiteraard zouden nog steeds algemene naslagwerken over geschiedenis, archeologie, museumkunde en andere hulpwetenschappen aangekocht worden. De bibliotheek fungeert immers als handbibliotheek voor archiefbezoekers en voor de medewerkers van de musea, de erfgoedcel en de archeologische dienst.
De thema’s volkskunde, begijnenleven, jacht en valkerij en de Brabantse Omwenteling werden opgenomen in het collectieplan, net omdat we hierover al mooie deelcollecties bewaarden. Deze keuzes waren te verantwoorden. Begijnenleven omdat Turnhout als een van de weinige steden beschikt over een begijnhofmuseum. Jacht en valkerij op basis van de museale collectie van het Taxandriamuseum. De Brabantse Omwenteling omwille van het historisch belang van de Slag van Turnhout uit 1789.
Ten slotte zouden we trachten om de persoonlijke bibliotheek van archivaris Jansen, al was het maar virtueel, terug samen te stellen. Jansen is een interessante figuur die bijna 40 jaar zijn stempel heeft gedrukt op het Stadsarchief, het Taxandriamuseum en de toeristische dienst van Turnhout. De inhoud van zijn bibliotheek kon ons naast zijn persoonlijke archief heel veel leren over zijn ideeën en zijn collectievorming.
Vaste procedure
De Kring Taxandria kon zich absoluut vinden in het voorgestelde collectieplan voor nieuwe aanwinsten. Het bestuur had het veel moeilijker met het feit dat het plan ook zou toegepast worden op de bestaande collectie. Hun belangrijkste argumenten waren “je hebt die boeken nu in de collectie, het is toch zonde om ze weg te doen” en “boeken die niet passen in het collectieplan kunnen nog altijd dienst doen als vergelijkingsmateriaal”. Zo’n argumenten zijn makkelijk te weerleggen door te verwijzen naar andere bewaarbibliotheken, waar men altijd terecht kan voor die specifieke thema’s of de geschiedenis van die specifieke regio. Het was echter duidelijk dat sommige bestuursleden een sterke emotionele band hadden met hun bibliotheek. De pil werd verguld door een duidelijke procedure voor te stellen, waarbij de Kring advies zou mogen geven over de afvoer van elke titel. Ook zou zoveel mogelijk getracht worden om de boeken een nieuw onderkomen te geven in een andere bewaarbibliotheek. Op die manier bleven ze immers beschikbaar voor het brede publiek. Geen afvoer dus, maar herbestemming.
Stroomdiagram
Hoe ging dit nu praktisch in z’n werk? Vanaf 2013 bekeek een vrijwilliger in het archiefdepot de circa 30.000 boeken die nog niet gecatalogeerd waren. Hierbij gebruikte ze een stroomdiagram dat was opgesteld op basis van het collectieplan. Via een aantal ja/nee-vragen kon snel een keuze gemaakt worden tussen bewaren of afvoeren. Het stroomdiagram bevatte extra informatie om de keuze te vergemakkelijken. Zo werden veiligheidshalve alle boeken ouder dan 1861 bewaard, om te vermijden dat kostbare of zeldzame werken afgevoerd werden. Oude drukken werden ineens overgedragen aan de collega die betrokken was bij het STCV-project (zie kader). Voor algemene naslagwerken werd een overzicht gegeven van de onderwerpen die in aanmerking kwamen voor bewaring. Ten slotte werden titels betreffende de geschiedenis en de techniek van de strip en betreffende grafische technieken opzijgelegd voor respectievelijk Stripgids Turnhout en het stedelijke Speelkaartenmuseum. Beide lokale instellingen beschikken immers over een gespecialiseerde bibliotheek.
De vrijwilliger plaatste de boeken die afgevoerd konden worden in een apart rek, op hun lange kant, zodat het verschil met de rest van de collectie duidelijk was. Deze boeken werden nog eens nagekeken door de archivaris. Dit werk vorderde vrij snel, ook al werkte de vrijwilliger maar een halve dag per week. Arbeidsintensiever was het noteren van de gegevens van deze boeken in MS Excel door een tweede vrijwilliger: titel, auteur, jaar van uitgave, aanwinstennummer en locatie in het depot. Vergeten we niet dat dit de eerste keer was dat deze boeken digitaal beschreven werden. Stonden er zo’n 2.000 titels op de lijst dan werd hij afgesloten en werd er begonnen met een nieuwe oplijsting.
De boeken die wel in de collectie thuishoorden, werden op hun beurt samengezet voor catalogering. De archiefmedewerker en de vrijwilligers die instonden voor de invoer in de catalogus vergeleken op hun beurt met het stroomdiagram en checkten het bestaan van dubbels. Deze laatste boeken werden achteraan voorzien van een D en toegevoegd aan de afvoerlijst, met de notitie “dubbel”.
Adviesronde en herbestemming
Elke afgesloten lijst werd doorgestuurd naar het bestuur van de Kring Taxandria, die ongeveer een maand tijd kreeg om advies te geven. Wilden de bestuursleden bepaalde titels behouden, dan moesten ze dit kort motiveren. Het kon bv. gaan om een auteur die wel degelijk afkomstig was uit de Antwerpse Kempen of om een boek over een kunstenaar waarvan werk werd bewaard in het Taxandriamuseum. Dankzij deze extra feedback werden per lijst zo’n 30 à 40 titels gemarkeerd als te behouden.
Na de goedkeuring van de definitieve lijst door het college van burgemeester en schepenen werd hij doorgestuurd aan zo’n 27 archiefinstellingen en bewaarbibliotheken in België en Nederland. Zij konden gratis boeken ophalen, op voorwaarde dat ze zouden worden opgenomen in een openbare collectie. Daarbij werd het principe gehanteerd dat diegene die het eerst reageerde, het eerst werd geholpen. De naam van de overnemer werd genoteerd in de lijst, als controle maar ook als verantwoording tegenover de Kring Taxandria. Dankzij de aanduiding van de locatie in de lijsten konden boeken snel teruggevonden worden op de gereserveerde rekken in het archiefdepot. Elke plank werd daarvoor nog eens opgedeeld in tien tot twaalf genummerde blokken, zodat de zoektijd naar dat ene boek tot een minimum werd beperkt.
De overblijvende boeken werden voor een klein bedrag (0,25 tot 0,50 euro) te koop aangeboden aan het publiek. Daarvoor plaatsten we twee kasten in de gang die naar de studiezaal leidt. Deze formule kende een groot succes: bezoekers en passanten kochten vaak tientallen boeken tegelijk en vroegen om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe aanvullingen. Ook een aantal bestuursleden van de Kring Taxandria maakten van de gelegenheid gebruik om hun eigen privébibliotheken aan te vullen. Na twee à drie maanden werden de boeken die niet verkocht raakten opgehaald door de lokale kringwinkel.
De afslanking in cijfers
Tussen 2014 en 2017 werd deze procedure zeven keer uitgevoerd. In totaal werden 13.486 boeken afgevoerd uit het archiefdepot. De instellingen die de meeste boeken overnamen waren de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience, de Centrale Bibliotheek van de KUL, het KADOC, het Liberaal Archief en het ADVN. (Zie tabel hiernaast)
Met deze zeven lijsten is het nog niet gecatalogeerde deel van de boekencollectie uitgezuiverd. Een achtste lijst wordt momenteel samengesteld met de titels die bij de verdere catalogering herkend worden als dubbels. In de tweede helft van 2017 startten we ook met het toepassen van de procedure op de vóór 2010 gecatalogeerde werken. De bedoeling is om de uitzuivering op basis van het collectieplan in 2019 volledig af te ronden, op tijd dus voor de verhuizing naar een nieuwe locatie in 2020.
Heel wat lokale archieven beschikken over een in de loop der jaren opgebouwde bibliotheek. Omdat zo’n bibliotheek best wel wat mankracht en middelen vergt, is het raadzaam om de collectie duidelijk af te bakenen. Ook met terugwerkende kracht. Het voorbeeld van Turnhout toont aan dat, rekening houdend met de voorgeschiedenis van de collectie en met de gevoelige band met de stichtende vereniging, er een verantwoorde procedure voor afvoer opgezet kan worden. Zo’n procedure duurt iets langer en vergt inspanningen van medewerkers en vrijwilligers, maar resulteert uiteindelijk in een bruikbare, duurzame en gedragen deelcollectie van het Stadsarchief. De wetenschappelijke bibliotheek Taxandria bevat momenteel zo’n 56.000 volumes en is doorzoekbaar via de catalogus van de openbare bibliotheek Turnhout: http://zoeken.turnhout.bibliotheek.be. Met dank aan Alain, Amanda, André, Rien en Truus voor het selectie- en catalogeringswerk.