Memorandum werkgroep Lokaal Overheidsarchief naar aanleiding van de lokale en provinciale verkiezingen in 2018

De Werkgroep Lokaal Overheidsarchief (WLOA) werd opgericht binnen de sectie Archief en Hedendaags Documentbeheer van de VVBAD. De WLOA is een platform voor gekwalificeerd archiefpersoneel met een specifieke interesse voor al wat het lokaal archiefbeheer aangaat en staat open voor iedereen die zich hiervoor belangeloos wil inzetten. Naar aanleiding van de lokale en provinciale verkiezingen in 2018 schreef de werkgroep een memorandum.

Beleid

Elk lokaal bestuur zal aan het begin van de legislatuur een meerjarenplanning moeten opstellen. Naast de primaire taken van lokale archiefinstellingen omtrent informatiebemiddeling en -beheer, zijn archiefinstellingen belangrijke partners in zeer diverse beleidsdomeinen en helpen ze doelstellingen te realiseren zoals erfgoedzorg, openbaarheid van bestuur, actief burgerschap, gemeenschapsvorming, participatie en outreach-werking (wijkwerking, ouderenzorg, armoedebestrijding, enz.).

CONCRETE EISEN
•    De archiefdienst krijgt in de meerjarenplanning een plaats bij alle doelstellingen die ze mee kan realiseren.
•    De archivaris/archiefverantwoordelijke wordt betrokken bij de opmaak van dit meerjarenplan.

Structurele samenwerking tussen gemeente en OCMW

Tegen 2019 moeten gemeenten en OCMW’s politiek en ambtelijk samengaan. Ondertussen moet echter nog heel wat regelgeving aangepast worden. In de praktijk werken veel gemeenten en OCMW’s al in meer of minder verregaande mate samen. Het ontbreken van een sluitende regelgeving brengt een aantal praktische uitdagingen met zich mee. Hier moet in de aanloop naar 2019 al een antwoord op komen, zodat een goed en correct beheer van de informatiehuishouding van lokale besturen gegarandeerd is, ook voor toekomstige generaties. Besturen zonder professionele archiefdienst kunnen van deze schaalvergroting gebruikmaken om een eigen archiefdienst uit te bouwen. Die is noodzakelijk om de geïntegreerde samenwerking op vlak van het beheer van dossiers in goede banen te leiden.

CONCRETE EISEN
•    Gemeente en OCMW maken zo snel mogelijk werk van een gemeenschappelijk beleid rond informatiebeheer en archivering.
•    De coördinatie van het informatiebeheer binnen gemeente en OCMW is in handen van één daartoe gekwalificeerde archivaris-informatiebeheerder.
•    Die archivaris-informatiebeheerder wordt gemandateerd om het correcte beheer van dossiers tijdens de overgang te bewaren en zorgt op die manier mee voor een vlottere overgang naar één organisatie.

Digitale uitdagingen

Archivarissen staan in Vlaanderen nog te veel aan de zijlijn bij bestuurlijke handelingen die een impact hebben op het beheer en de productie van digitale informatie, zoals het ICT-beleid, de beslissing om te digitaliseren of de aankoop van software. Daardoor wordt de knowhow van de archivaris m.b.t. (digitaal) informatiebeheer in veel organisaties onderbenut. Dat digitale informatie niet volgens de principes van het archief- en documentbeheer wordt gestructureerd en beheerd, leidt tot een problematische informatiehuishouding.

Lokale besturen moeten zich bewust zijn van de noodzaak en de urgentie van goed informatiebeheer. Succes is echter enkel verzekerd als er voldoende inzicht en kennis is in het informatiebeheer en de bedrijfsprocessen van de eigen organisatie. Lokale besturen moeten interne procedures opzetten voor het beheer, de selectie en de bewaring op langere termijn van zowel analoge als digitale informatie. Dit geldt in het bijzonder voor digitale informatie omwille van het probleem van digitale duurzaamheid en de veel hogere kostprijs van digitale werking en bewaring in vergelijking met papier. De archivaris speelt op dit vlak een cruciale rol. Dit is immers de enige die zich beroepsmatig met de volledige levensloop van informatie (van de aanmaak tot de langetermijnbewaring) bezighoudt. Een visie en aanpak voor de lange termijn is essentieel om digitale informatie efficiënt en kostenbewust te kunnen beheren. Om de uitdagingen volop aan te gaan is daarbij regionale samenwerking aangewezen.

CONCRETE EISEN
•    Digitale informatie wordt meer en beter ingericht en beheerd volgens archivistische principes.  
•    Archivarissen worden betrokken bij ICT-gerelateerde materies die gevolgen hebben voor de digitale informatiehuishouding.
•    Er is voldoende ondersteuning en samenwerking tussen ICT-dienst en archiefdienst om de nieuwe digitale uitdagingen te realiseren.
•    Er is een regionale samenwerking op het vlak van informatiebeheer.
•    Lokale besturen zijn zich bewust van de urgentie en noodzaak van het goed beheer, selectie en langetermijnbewaring van digitale informatie.
•    Systeem- en softwareleveranciers worden aangezet om producten af te leveren met een volwaardige exportfunctie. Dit biedt duidelijke voordelen voor lokale besturen. Het maakt hen onafhankelijker t.a.v. commerciële bedrijven doordat ze meer controle hebben over de eigen informatie. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om informatie te exporteren en vernietigen in het kader van informatiebeheer of de GDPR/AVG.

Bestuurlijke organisatie

Het Archiefdecreet van 9 juli 2010, opgenomen in het bestuursdecreet, verplicht elke provincie, gemeente, gemeentelijke instelling, district, OCMW en OCMW-vereniging, intergemeentelijk samenwerkingsverband, polder en watering of kerkfabriek verantwoordelijk te zijn voor de zorg van de eigen archieven. Archieven hebben naast een cultuurhistorische werking ook een interne, ondersteunende en administratieve rol binnen het lokale bestuur. De archiefdienst moet van bij het begin organisatiebreed betrokken worden bij het informatiebeheer en moet daartoe voldoende gemandateerd zijn. Om deze rol ten volle te kunnen opnemen krijgt de archiefdienst best een plaats als stafdienst binnen de lokale overheid.

CONCRETE EIS
•    De archiefdienst heeft een zichtbare plaats binnen de organisatiestructuur van het lokale bestuur, bij voorkeur rechtstreeks onder de verantwoordelijke voor (de organisatie van) het archiefbeheer namelijk de algemeen directeur of de griffier.

Personeel en middelen

Voldoende personeel en middelen voor de archieven
De Archiefwet, het Archiefdecreet en het nieuwe Cultureel-Erfgoeddecreet en de uitvoeringsbesluiten stellen grote eisen aan de lokale archieven. Ook de leidraad organisatiebeheersing behandelt duidelijke risico’s en beheersmaatregelen rond informatiebeheer. Informatie- en archiefbeherende instellingen hebben onder meer opdrachten in informatiebemiddeling, informatieveiligheid, erfgoedbeheer en archief- en documentbeheer. Deze veelheid van taken en de multidisciplinaire aanpak die het vergt, vraagt om voldoende middelen en personeel dat beschikt over adequate competenties en kwalificaties.

CONCRETE EIS
•    Lokale en provinciale overheden voorzien voldoende personeel en middelen opdat de archieven hun opdrachten naar behoren kunnen uitvoeren. Het personeel beschikt over de juiste competenties en is goed opgeleid.

Blijven investeren in archiefdepots

Een archiefbewaarplaats moet schoon zijn en beperkt in schommelingen in temperatuur en vochtigheidsgraad. Het archief moet op adequate wijze beschermd zijn tegen inbraak, brand en waterschade. Om veiligheidsredenen en omdat vele stukken privacygevoelig zijn, mag de bewaarplaats, zowel het depot als de kantoren, alleen toegankelijk zijn voor bevoegd archiefpersoneel. Het depot kan niet gebruikt worden als kantoor of opslagruimte voor andere zaken. Om bezoekers te kunnen ontvangen, is er een afgescheiden ruimte nodig die dienst kan doen als leeszaal.

Naast het papieren archief is er ook dringend aandacht nodig voor de opslag van digitaal archief en informatie. We geloven in een uniforme en centrale oplossing voor elke organisatie, waarin samenwerking de sleutel is om tot een eenvormig en gestandaardiseerd eDepot te komen.

CONCRETE EISEN
•    Er wordt een goed uitgebouwde archiefdienst voorzien met een infrastructuur die aan de nodige eisen voldoet.
•    Bovenlokale overheden en samenwerkingsverbanden gaan in overleg over en maken werk van een gemeenschappelijk eDepot.