De Koninklijke Bibliotheek van België (KBR) is momenteel volop bezig met de omschakeling naar een nieuw bibliotheekbeheersysteem. In dit artikel krijg je een kort overzicht van het verloop van dit project: Wat moest er gebeuren? Welke impact heeft de omschakeling op de interne werking? Wat verandert er voor de gebruiker?
Een korte historiek
In de Koninklijke Bibliotheek van België begon men in 1966 –het jaar waarin het wettelijk depot werd ingesteld– met het automatisch invoeren van bibliografische records. Via ponskaarten werd de informatie in de computer ingegeven. Twintig jaar later, met de komst van de pc, werden alle nieuw verworven publicaties rechtstreeks in de computer beschreven (Newwave). De OPAC (de publiekscatalogus) kwam er in 1989. Al snel bleek er echter nood aan meer gesofisticeerde catalografische software. Daarom werd in 1990 besloten om een volwaardig modern bibliotheekbeheersysteem aan te kopen. Dat leidde in 1993 tot de aankoop en implementatie van de toenmalige versie van de VUBIS-software. Begin 2018, dus vijfentwintig jaar later, werkt de KBR nog steeds met deze, intussen erg verouderde, versie. Er is dus al geruime tijd nood aan een nieuw bibliotheekbeheersysteem. De KBR besloot daarom in 2006 een eerste keer om een nieuw bibliotheekbeheersysteem aan te kopen. De firma die voor de opdracht werd geselecteerd, bleek en cours de route echter niet aan de in het lastenboek vooropgestelde eisen te kunnen voldoen. De procedure moest daardoor stopgezet worden. Gelukkig werd de modernisering van het bibliotheeksysteem in 2015 nieuw leven ingeblazen.
De aankoopprocedure
“Grotere bibliotheken […] kiezen minder vlug voor een opensource-beheersysteem”, schreven Tobias Hendrickx, Johan Eeckeloo en An Labis in META 2018/1. Intern werd de aankoop van een opensource-beheersysteem wel overwogen, maar door de grote diversiteit aan nodige functionaliteiten en de ICT-expertise die daarvoor vereist was, bleek dit voor de KBR niet de beste keuze. De KBR bewandelde dus de klassieke weg.
In het begin van het project werd er zeer veel energie gestopt in de opmaak van een tweetalig lastenboek. Omdat er steeds naar dit basisdocument verwezen zou worden tijdens de onderhandelingen en de uitbouw van het systeem, was dit een cruciale stap in het hele project. De opmaak van het lastenboek ging gepaard met een belangrijke interne denkoefening. Er moest heel goed opgelijst worden wat de KBR van het nieuwe systeem verlangde, hoe de kerndoelstellingen het best bereikt konden worden en op welke manier de KBR het best kon inspelen op de behoeften van de gebruiker in de huidige maatschappij en context. In november 2015 werd de oproep tot kandidaten gepubliceerd. De vier geselecteerde kandidaten kregen op 1 maart 2016 het bestek met lastenboek toegestuurd. De gunningscriteria waren: de prijs (45 procent), de technische en functionele vereisten (30 procent), de migratie (15 procent), de vorming en documentatie (5 procent) en de projectplanning (5 procent). Na 1 maart 2016 volgden de verschillende stappen van de procedure zich snel na elkaar op. In maart en april kwamen de kandidaten hun oplossingen voorstellen en werd verder onderhandeld. In mei mochten de kandidaten een eerste offerte indienen, gevolgd door nieuwe onderhandelingen. In augustus 2016 ten slotte moesten de kandidaten hun zogenoemde BAFO (best and final offer) indienen. Eén firma trok zich terug in de loop van de procedure, waardoor er uiteindelijk drie BAFO’s geëvalueerd moesten worden. Na een diepgaande evaluatie van de offertes werd in oktober 2016 een gunningsverslag opgemaakt. Hierna volgde de administratieve afhandeling van de hele selectieprocedure. De Franse firma Archimed, die het systeem Syracuse voorstelde, werd als eerste gerangschikt en mocht de opdracht uitvoeren. Vrij snel nadien, in december 2016, vond met deze firma de zogenoemde kick-off-vergadering plaats en ging de implementatie van start.
Van KBR-Marc naar Marc21
Al van bij de aanvang van het project werd duidelijk dat de migratie van alle bibliografische metadata (bibliografische beschrijvingen en autoriteiten) een van de grootste uitdagingen van dit project zou worden. De KBR beschikt over een veelheid aan databanken, en de vernieuwing van het bibliotheekbeheersysteem was het uitgelezen moment deze heterogeniteit weg te werken. Er is niet alleen een algemene catalogus; ook een retrospectieve catalogus, een databank met beschrijvingen van de brievencollectie, een muntendatabank, een databank met de beschrijvingen van de collectie familieberichten, een databank met gedigitaliseerde fiches van de prentencollectie, een databank met elektronische tijdschriften en verschillende autoriteitendatabanken. In totaal moesten er maar liefst vijf miljoen bibliografische beschrijvingen migreren. Bovendien had iedere databank haar eigen datamodel. Het meest complexe datamodel werd gebruikt in de algemene catalogus. Deze titelbeschrijvingen waren opgemaakt in een huiseigen marc-standaard (die de werknaam KBR-Marc kreeg). Om in de toekomst de uitwisseling van metadata sterk te kunnen vereenvoudigen, werd besloten dat dit ook het uitgelezen moment was om alle metadata om te zetten naar een internationale standaard. De KBR koos voor een conversie naar Marc21.
Ruwweg verliep deze conversie in vijf grote stappen. De eerste stap was analyse: voor elke databank werd een grondige analyse gemaakt van de gebruikte velden. Concreet betekent dit dat er een tabel werd gemaakt waarin ieder veld en subveld genoteerd werd, met veldnaam en talrijke gegevens over het veld. Er werd bijvoorbeeld aangegeven hoe vaak een veld voorkomt, waarvoor het gebruikt werd, of het al dan niet consequent gebruikt werd, enzovoort. Dit gebeurde enerzijds op basis van een analyse van de gegevens zelf en de bijhorende documentatie, anderzijds door voortdurend overleg met de betrokken catalografen. Erg nuttig hier waren de catalografen met een langere staat van dienst, omdat zij vaak het best op de hoogte waren van obscure gebruiken van bepaalde velden. In de 25 jaar waarin de KBR met hetzelfde bibliotheekbeheersysteem werkte, veranderden namelijk heel wat gebruiken en werden heel wat datavelden op een niet-uniforme wijze gebruikt. Een goed moment dus om daar uniformiteit in te brengen. Telkens moesten hierbij pragmatische keuzes gemaakt worden. Er werd nagegaan hoe vaak het afwijkende gebruik voorkwam. Deze documentatie werd dan samen met de ICT-medewerkers besproken, ter voorbereiding van de eigenlijke conversie. De tweede stap was opkuis en filteren: als een veld foutief gebruikt werd, of informatie bevatte die compleet overbodig was geworden, werd dit veld niet mee gemigreerd. De derde stap, wellicht de belangrijkste, was de voorbereiding van de conversie. Er werd een conversietabel opgemaakt waarbij aan ieder subveld de Marc21-equivalent gekoppeld werd, samen met eventuele opmerkingen of voorwaarden, die gedefinieerd werden in de eerste fase van analyse. De vierde stap was de conversie zelf. Dit was in hoofdzaak een taak voor de ICT-medewerkers. Zij wisten de brute gegevens, aan de hand van de conversietabel, om te zetten naar een gestructureerde MARC21XML. Belangrijk in deze fase is voortdurend intern overleg, maar ook permanent overleg met Archimed, om een vlotte import in Syracuse te garanderen. De vijfde stap tot slot is de effectieve import van de gegevens in het nieuwe bibliotheekbeheersysteem en bijhorende controle. Deze stap was een proces waarbij meerdere iteraties nodig waren. Na iedere iteratie volgde een uitgebreide controle en analyse van de geïmporteerde beschrijvingen. Dat gebeurde steeds in overleg met de catalografen van de verschillende diensten. Op die manier werd elk type beschrijving meerdere keren gecontroleerd.
Deze vijf stappen moesten voor elke databank apart herhaald worden. Ongetwijfeld was dit het meest tijdrovende aspect van de omschakeling, maar ook het meest belangrijke, want de conditio sine qua non voor een goede werking van het nieuwe bibliotheekbeheersysteem. Uiteraard volgden deze stappen niet naadloos op elkaar. Een aantal keer dook een nieuw gegeven op, waardoor een bijkomende analyse en/of een aanpassing van de conversie(tabel) noodzakelijk bleek.
Wat verandert er?
Naast de migratie van de metadata, waren er tal van nieuwe functionaliteiten die ingesteld moesten worden. De belangrijkste nieuwe ontwikkeling was de module voor het deponeren van (e)publicaties. Binnenkort zullen, door de uitbreiding van het wettelijk depot (Koninklijk Besluit in opmaak), zowel de gedrukte als elektronische publicaties gedeponeerd moeten worden. Het was dus noodzakelijk om hiervoor de gepaste software te voorzien. De nieuwe module zal het mogelijk maken om alle aangiften, zowel van gedrukte als van elektronische publicaties, online door te sturen, samen met eventueel de elektronische publicatie zelf of een thumbnail. De catalograaf zal met behulp van deze metadata de volwaardige bibliografische beschrijvingen kunnen opmaken, ter voorbereiding van de maandelijkse publicatie van de Bibliografie van België.
De online catalogus wordt ook vernieuwd. Hier was de doelstelling om een aantal processen te vereenvoudigen en gebruiksvriendelijker te maken. Enkele voorbeelden: gebruikers zullen een persoonlijke login kunnen aanmaken in de catalogus. Hiermee kunnen ze zoekopdrachten en records opslaan en eigen selecties maken, zodat ze een zelfde zoekopdracht niet opnieuw moeten uitvoeren, maar de voor hen interessante records makkelijk terugvinden. Ze kunnen in hun persoonlijke ruimte ook hun magazijnaanvragen en consultaties beheren. Via de catalogus kunnen ze vrij gemakkelijk een werk online aanvragen en vervolgens in hun persoonlijke ruimte in real time de verwerking van de aanvraag volgen. Er is een overzicht van de lopende en vorige aanvragen te zien, en indien nodig kunnen ze een aanvraag annuleren. Ze zullen kunnen zien wanneer een werk klaar ligt aan de balie van de leeszaal. Aanvragen kunnen dus van thuis uit gebeuren, en gebruikers moeten pas naar de KBR komen wanneer het werk in de leeszaal klaar ligt, in plaats van te moeten wachten in de leeszaal. Ook de aanvraag van een reproductie, of de publicatierechten, zal via de catalogus kunnen gebeuren. Met één klik op de knop komen gebruikers in het aanvraagformulier terecht waarin alle metadata al ingevuld zijn. Ze moeten enkel nog de gewenste vorm van reproductie aanduiden, en het formulier is klaar om op te sturen.
De weergave van een catalogusbeschrijving zal sterk veranderen. Naast een verbeterde weergave van de bibliografische informatie, wordt het ook vrij eenvoudig om records te exporteren in verschillende formaten (CSV, RIS, PDF). Merkt men een fout in de beschrijving, of beschikken de lezers over interessante informatie over het werk, dan kunnen zij een nota aanbrengen. Deze wordt naar de medewerkers van de KBR gestuurd, die deze informatie graag verwelkomen om zo de titelbeschrijvingen te optimaliseren.
Als het werk gedigitaliseerd is, kan men onderaan de bibliografische beschrijving in de catalogus via een geïntegreerde viewer de gedigitaliseerde versie bekijken. Daarnaast wordt ook de digitale bibliotheek, Belgica, in een nieuw jasje gestoken. Belgica wordt in feite een deelcatalogus, waarin de gedigitaliseerde documenten prominent weergegeven zullen worden. Er wordt nog volop gewerkt aan nieuwe zoekmogelijkheden, maar er komt bijvoorbeeld een omgeving waarin interessante thematische selecties aangeboden worden. Hierdoor kunnen gebruikers enerzijds gerichte zoekopdrachten uitvoeren, maar anderzijds ook scrollen door onze prachtige collectie, en op die manier steeds nieuwe zaken ontdekken.
Een laatste, maar erg belangrijke functionaliteit is de gemeenschappelijke catalogus van de federale bibliotheken. De huidige gemeenschappelijke catalogus (http://bib.belgium.be), die al enige tijd niet meer wordt geüpdatet, zal nieuw leven ingeblazen worden. De KBR zal een coördinerende rol spelen en deze catalogus hosten. Alle federale bibliotheken zullen hun metadata aan de KBR kunnen sturen, die ze op haar beurt via de nieuwe online catalogus ter beschikking van het publiek zal stellen.
De implementatie: hobbelig vooruit is ook vooruit
De omschakeling naar een nieuw bibliotheekbeheersysteem verloopt wellicht nergens vlekkeloos. Er duiken altijd onverwachte moeilijkheden of onvoorziene problemen op. In de KBR werd een erg pragmatische aanpak vooropgesteld. Bij problemen werd meteen gefocust op mogelijke oplossingen en werden deze aan de hand van het trial and error-principe uitgetest. Hierna worden kort enkele ervaringen, valkuilen en de lessen die we daaruit trokken gedeeld.
Zoals in het begin van dit artikel aangehaald, was de opmaak van het lastenboek de allereerste en wellicht ook de belangrijkste stap. En net omdat deze cruciale stap zo vroeg komt, schuilt hierin een groot risico. Op het moment dat het bibliotheekbeheersysteem in werking zal treden, zal het lastenboek al tweeënhalf jaar oud zijn. De verwachtingen en noden, zowel van het personeel als van de gebruikers, veranderen vandaag pijlsnel, waardoor de kans bestaat dat niet alle hedendaagse behoeften in het lastenboek opgenomen werden. Het is daarom erg belangrijk om het lastenboek flexibel op te stellen, zodat er nadien nog ruimte is voor aanpassing en nieuwe invulling. In de loop van het project werden er dan ook voortdurend nieuwe noden of behoeften aan extra functionaliteiten geuit. Het kwam er dan voor de projectleider op aan om ze goed te analyseren en te kijken wat mogelijk was. Als aan de wens voldaan kon worden zonder fundamentele aanpassingen te doen aan het systeem, dan gebeurde het op die manier. Wanneer de vraag complexer was, werd er overlegd met de betrokken firma en bekeken of zij de nodige aanpassingen konden doen. De ene keer ging dat vrij eenvoudig, andere keren was het jammer genoeg niet haalbaar om technische redenen, te krappe planning, of omdat het beschikbare budget het niet toeliet.
Elke firma, elk systeem heeft zijn eigen gebruiken en logica. De KBR werkt al 25 jaar met hetzelfde bibliotheekbeheersysteem. De werking is dus sterk gebaseerd op de (beperkte) mogelijkheden van dat systeem. De stap naar een nieuw bibliotheekbeheersysteem, met haar eigen structuur en logica, betekent voor de KBR daarom meer dan enkel een overschakeling naar een nieuwe informaticatool. Het betekent ook een aanpassing van de interne processen en werking. Hier was het belangrijk om een evenwicht te vinden. Enerzijds moesten sommige interne processen aangepast worden aan het nieuwe systeem, anderzijds moest het nieuwe systeem op sommige punten aangepast worden aan onze werking en opdrachten. Hier is het erg belangrijk gebleken om voldoende tijd te nemen om de interne werking grondig te analyseren en om in samenwerking met het personeel en de betrokken firma naar een evenwicht te zoeken.
Een niet te onderschatten moeilijkheid bij projecten van deze omvang en complexiteit is het mogelijke personeelsverloop en al wat met kennismanagement te maken heeft. In de KBR waren de verantwoordelijkheden niet altijd even duidelijk en zat de kennis erg verspreid over verschillende mensen en diensten. In de loop van het project verlieten sleutelfiguren de instelling en werden nieuwe mensen verwelkomd die van nul moesten beginnen. Dat vergde veel tijd en energie. Het aanstellen van een projectleider die geen hiërarchische relatie had tot de betrokkenen en die over de diensten en directies heen kon werken bleek de gouden oplossing. Zijn taak was het geheel van kennis en informatie verzamelen, verwerken en voor de interne communicatie zorgen. Hij was ook het unieke aanspreekpunt voor Archimed. Goede projectleiders hebben een specifiek profiel, want het is belangrijk dat ze zowel met catalografen als met ICT-mensen kunnen praten en dat ze heel wat projectmanagementskills hebben. Het is uiterst belangrijk om zo’n transversale functie te voorzien. Zonder daarbij uit het oog te verliezen dat zulke projecten niet door één man of vrouw tot een goed einde gebracht kunnen worden. Teamwerk en overleg zijn clichéwoorden, maar bleken wel cruciaal. Vaak zijn er strakke deadlines, maar men mag niet knippen in continu intern overleg en degelijke communicatie.
De omschakeling naar een nieuw bibliotheekbeheersysteem is altijd een grote aanpassing, maar voor een instelling wel een zeer interessante periode. Je wordt als instelling verplicht om alle werkprocessen in kaart te brengen en te analyseren. Een dergelijke omschakeling was dus voor de KBR het uitgelezen moment om enkele belangrijke veranderingen in de organisatie door te voeren. Na een eerste analyse werden sommige interne werkprocessen herdacht en gemoderniseerd. Heel wat diensten en functionaliteiten werden opnieuw onder de loep genomen, uitgebreid of nieuw ontwikkeld. En het is ook een aanzet om deze continu te blijven vernieuwen. De behoeften van de hedendaagse gebruiker en de gebruiksvriendelijkheid vormen hierin steeds de rode draad.
Er vonden al heel wat testen plaats, maar de echte test vindt pas plaats wanneer het publiek voor het eerst opzoekingen gaat doen, stukken gaat aanvragen of documenten gaat deponeren. In de eerste maanden na de lancering zullen er ongetwijfeld kinderziektes opduiken, maar er zal continu naar verbetering en optimalisatie gezocht worden. De KBR zal hierbij permanent analyses maken van het gebruik van de publieke catalogus en Belgica. Dit op basis van de geïntegreerde analysetools, maar ook op basis van continue bevragingen van de gebruiker.
Besluit
De omschakeling naar een nieuw bibliotheekbeheersysteem is voor een instelling een erg intense periode, met veel veranderingen. We hopen met het nieuwe systeem in de eerste plaats beter te beantwoorden aan de wensen van de gebruikers. Laat dit artikel dan ook een eerste oproep zijn om ons volop feedback te geven en ervaringen uit te wisselen. Dat is voor ons van onschatbare waarde opdat de catalogus continu aangepast, verbeterd en vernieuwd kan worden.