Nu steeds meer bibliotheken en archieven de verantwoordelijkheid voor de bewaring van digitale bestanden in de schoot geworpen krijgen en duidelijk wordt dat je een digitaal depot best in samenwerking met andere organisaties en leveranciers opzet, rijst de vraag hoe je objectief vaststelt of de bewaring en toegang tot digitale bestanden afdoende verzekerd is en of elke partner zijn rol naar behoren vervult. Dat is niet alleen belangrijk om de nodige investeringen te verantwoorden tegenover je subsidiegever, maar ook om archiefvormers en schenkers het signaal te geven dat hun digitaal geheugen veilig is in jouw handen.
Een objectieve evaluatie maken van je eigen digitaal depot is niet vanzelfsprekend. Het is sowieso complexe materie en je bent zelf betrokken partij. De eenvoudigste en meest transparante manier is om je digitaal depot te laten certificeren door een externe partij. Netwerk Digitaal Erfgoed en DANS publiceerden in 2017 een website over de certificering van een digitaal depot voor cultureel erfgoed (https://wegwijzercertificering.nl/nl). Daarin bevelen ze het Core Trust Seal aan als eerste stap naar een volwaardig digitaal depot.
Core Trust Seal is een nieuw kwaliteitslabel dat ontstond uit de fusie van twee oudere labels, het Data Seal of Approval en het ICSU World Data System (https://www.coretrustseal.org/). Het Core Trust Seal wordt toegekend aan organisaties waarvan het digitaal depot beantwoordt aan vijftien eisen. De eisen werden opgesteld met de archivering van wetenschappelijke data in het achterhoofd, maar ze zijn ook een goede graadmeter voor de duurzame bewaring en toegang tot digitale erfgoedcollecties. Alle vijftien eisen zijn verplicht en even belangrijk om het label te behalen.
De eerste zes eisen peilen naar de duurzaamheid van je organisatie. Valt het beheer van een digitaal depot binnen de missie van de organisatie? Zijn er voldoende mensen en middelen beschikbaar om het digitaal depot te beheren? De volgende zeven eisen peilen naar de duurzaamheid van de gebruikte systemen. Wordt de integriteit en authenticiteit van de data verzekerd? Worden er voldoende metadata vastgelegd om de leesbaarheid en relevantie van data te beoordelen? Is er een procedure voor de opname van nieuwe data? De laatste twee vragen peilen naar de duurzaamheid van de gebruikte technologie. Is die nog actueel? Worden systemen goed beveiligd?
Het Core Trust Seal verplicht je eerst om je digitaal depot grondig te documenteren en zelf een oordeel te vellen over zijn duurzaamheid. Bij elke eis verwacht men namelijk een omstandige motivatie en geef je jezelf een score van één (nog niet over nagedacht) tot vier (volledig geïmplementeerd).
Als je klaar bent met die zelfevaluatie dien je het formulier in via een online portaal en start je het reviewproces. Voor dat proces betaal je 1.000 euro administratiekosten, maar voor die prijs gaan een paar reviewers met je antwoorden aan de slag. Als ze vragen of opmerkingen hebben, komt het formulier terug bij jou terecht en moet je het bijwerken. Reviewers brengen geen bezoek aan het digitaal depot, dus je voorziet hen best van zo volledig mogelijke informatie. Na maximaal vijf reviewrondes wordt je aanvraag aan de Assembly of Reviewers ter stemming voorgelegd. Zij bepalen of het Core Trust Seal toegekend wordt. Het label is drie jaar geldig, waarna je je aanvraag moet hernieuwen.
Op dit moment hebben 27 organisaties het nieuwe Core Trust Seal verworven en hun aantal groeit snel. Op bit.ly/ctsrepositories vind je het volledige overzicht. Het gaat voornamelijk om onderzoeksinstellingen, maar een aantal Nederlandse erfgoedcollecties hebben een aanvraag in de pijplijn zitten. Is er weldra een eerste Vlaamse kandidaat?