Orde in je documenten. Mappenstructuur als middel tegen chaos.

META Nummer 2018/3

Orde in je documenten. Mappenstructuur als middel tegen chaos.

Geschreven door Ward Vansteenkiste
Gepubliceerd op 09.04.2018

Het verwerven, maar vooral het ontsluiten van archieven van kleine organisaties loopt niet altijd van een leien dakje. Archiefinstellingen krijgen vaak te maken met overdrachten of schenkingen van archiefbestanden die slecht of zelfs niet geordend zijn. De inventariserende archivaris heeft dan meestal de leuke taak om het geheel retroactief ineen te puzzelen, wat sowieso heel wat tijd vergt. In de digitale wereld is zo’n verwerking een quasi onmogelijke opdracht. Papieren documenten kun je vrij snel visueel identificeren. Bij digitale documenten, met vaak onduidelijke bestandsnamen, is dat veel omslachtiger. Alles identificeren vraagt zeer veel tijd, waardoor het verwerken van ongeordende digitale archieven nagenoeg onuitvoerbaar wordt voor archiefinstellingen. De kwaliteit van het documentbeheer bij archiefvormers zoals vzw’s en feitelijke verenigingen is een conditio sine qua non om archiefinstellingen toe te laten de archieven na overdracht ter beschikking te stellen voor onderzoek en toegankelijk te maken voor een ruim publiek.

De Subwerkgroep Vorming van de Werkgroep Privaat­rechtelijk Archief werkte in 2017 dus een toegankelijke vormingenreeks uit over het opstellen en implementeren van een (nieuwe) centrale mappenstructuur voor kleine organisaties.

Opzet en organisatie

Samen met de verschillende partnerinstellingen van de Subwerkgroep — Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis (Amsab-ISG), Archief en Museum voor het Vlaams Leven te Brussel (AMVB), Archiefbank Vlaanderen, Archief- en Onder­-
zoekscentrum voor Vrouwen­geschiedenis (AVG-Carhif), Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA), Heemkunde Vlaan­deren, Het Firmament, Resonant, Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) en VVBAD — werden zes vormingsmomenten voorzien (één per provincie en één in Brussel), zodat deelnemers uit verschillende doelgroepen (architecten, heemkundige kringen, muziek- en toneelverenigingen, sociale bewegingen, vrijzinnige verenigingen, vrouwenorganisaties, enz.) de vorming in hun eigen regio konden volgen. Elke partnerinstelling nam een vormingsmoment voor haar rekening en zorgde voor de praktische organisatie en een lesgever. Die lesgevers werkten met een gezamenlijk opgesteld lespakket.

Lespakket

Het lespakket werd opgesteld door een aantal leden van de subwerkgroep, samen met een lesvoorbereiding. Daarbij werd er gezocht naar een gezonde mix van theorie (bijvoorbeeld de basisprincipes voor het opstellen van een mappenstructuur) en praktijk (bijvoorbeeld het spelenderwijs toepassen van ordeningsprincipes aan de hand van een kaartspel). Er werd ook aandacht besteed aan ondersteunend materiaal voor de deelnemers. Via GoogleDrive stond een toolkit ter beschikking met de presentatie die tijdens de vorming gebruikt werd, een voorbeeld-mappenstructuur voor vzw’s en een lijst met contactgegevens van alle partnerinstellingen. Tot slot werden er in de toolkit een aantal kleine applicaties aangereikt die de deelnemers kunnen gebruiken bij het toepassen van de richtlijnen in de eigen organisatie. Bijvoorbeeld Folder Structure Creator (een Excel-macro waarmee je nieuwe mappenstructuren kunt aanmaken), Remove Empty Directories (een tool voor het zoeken en verwijderen van lege mappen), Path Scanner (een tool waarmee je path-lengtes kunt controleren), DupFinder (om dubbels te zoeken en te verwijderen) en ReNamer (om bestandsnamen in bulk te hernoemen). De toolkit kon op heel wat enthousiasme van de deelnemers rekenen.

De bedoeling van deze vormingenreeks was niet alleen om richtlijnen en tips mee te geven voor het opstellen en implementeren van een (nieuwe) centrale mappenstructuur, maar ook om een aanzet te geven voor de uitvering ervan binnen de deelnemende organisaties. Als basisprincipe werd de functionele ordening volgens de taken van de organisatie meegegeven. Ondersteunende taken (beleid, overleg, organisatie, financieel beheer, personeelsbeheer, communicatie, logistiek beheer en ICT) worden daarbij als generiek beschouwd, omdat ze in zowat elke organisatie voorkomen. Vertaald naar een mappenstructuur betekent dit dat elke organisatie voor wat betreft ondersteunende diensten (nagenoeg) dezelfde hoofdmappen heeft. Deze generieke mappenstructuur werd dan ook als voorbeeld meegeleverd in de toolkit. De kerntaken, waarvoor de organisatie bestaat of werd opgericht, zijn natuurlijk voor elke organisatie anders. Tijdens de vorming werd al een aanzet gegeven om hoofdmappen op te stellen voor deze specifieke structuur. Deelnemers moesten in een vijftal woorden de kerntaken van hun organisatie noteren. Op basis daarvan konden dan hoofdmappen gedestilleerd worden.

Evaluatie en conclusies

Uit de ervaringen die de lesgevers onderling uitwisselden bleek dat er een duidelijke behoefte bestond aan een opleiding over digitaal documentenbeheer. De deelnemers waren zeer geïnteresseerd en enthousiast. Helaas was het niet mogelijk om aan alle wensen en noden te voldoen. Een aantal deelnemers had gehoopt om na de sessie een concrete mappenstructuur voor hun eigen organisatie te hebben, maar daarvoor is een individuele begeleiding van de organisatie nodig, en dat was niet de bedoeling van deze vorming. Verschillende partnerorganisaties pikten dit wel op, hiervan zal dus nog werk gemaakt worden. Ook de deelnemers mochten de vorming evalueren via een tevredenheidsenquête. Daaruit bleek dat ze unaniem positief waren over de kennis van de lesgevers en de manier waarop de kennis werd overgebracht. Dat was zonder meer het resultaat van het zorgvuldig voorbereiden en testen van het lespakket. Er waren natuurlijk ook wat werkpunten. Op vlak van communicatie bijvoorbeeld. Er waren een paar deelnemers met foute verwachtingen, bijvoorbeeld dat de vorming ging over het ordenen van papieren documentatiemappen. Hoewel de meeste deelnemers bij het woord ‘mappenstructuur’ wel de connotatie met digitaal documentenbeheer hadden gemaakt, was dat dus niet voor iedereen duidelijk. Er namen ook een aantal professionelen uit de erfgoedsector deel aan de vorming, ondanks het feit dat er duidelijk gecommuniceerd werd dat de vorming op kleine organisaties gericht was. Zij bleven wat op hun honger zitten. Dat geeft wel aan dat er ook binnen de erfgoedsector nood is aan dergelijke opleidingen. Daarnaast moet er in de toekomst een duidelijker communicatieplan opgesteld worden, zodat alle doelgroepen de aankondiging op hetzelfde moment krijgen. Nu waren sommige doelgroepen oververtegenwoordigd en konden anderen niet deelnemen omdat ze geen gerichte communicatie kregen of omdat de aankondiging te laat gebeurde.

Ondanks de werkpuntjes mogen we terugkijken op een vruchtbare eerste vormingenreeks. Bijna 97 procent van de respondenten gaf aan nieuwe kennis te hebben verworven. Ruim 90 procent had het gevoel dat hun organisatie door deze vorming een betere werking kon opzetten, en 94 procent zou de vorming ook aan anderen aanraden. In het voorjaar van 2018 zal een tweede reeks georganiseerd worden, met een licht gewijzigde samenstelling van de partnerinstellingen.

Werkgroep Privaatrechtelijk Archief

De Werkgroep Privaatrech­telijk Archief, kortweg WPA, functioneert als een platform voor de uitwisseling van kennis en praktijkervaring tussen archiefinstellingen in verband met privaatrechtelijke archieven. Dat gebeurt onder meer door het bespreken van best practices voor specifieke dossiers, bijvoorbeeld rond selectielijsten of vrijwilligerswerking. Via deze thematische aanpak wil de werkgroep de professionaliteit van de archiefinstellingen die privaatrechtelijke archieven beheren, verhogen en verder verfijnen.

 

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be