Ten slotte is er de derde pijler: sensibilisering en vorming. Er vinden geregeld informatiesessies, studie- en ontmoetingsdagen, praktijkgerichte workshops, enz. plaats over de archieven van parochies en kerkfabrieken.
Het bereik (gemeente, decanaat, bisdom, enz.) en de inhoud van die vormings- en netwerkmomenten lopen uiteen. KADOC slaat voor de organisatie van die vormingsmomenten de handen in elkaar met andere actoren, bijvoorbeeld de bisdommen of lokale/regionale erfgoedorganisaties.
De ontwikkeling van werkinstrumenten
Om parochies en kerkfabrieken efficiënt te sensibiliseren, informeren en ondersteunen op het vlak van archiefzorg, ontwikkelde de Werkgroep Archieven van de Stuurgroep Religieus Cultureel Erfgoed tussen 2013 en 2017 enkele praktijkgerichte werkinstrumenten. De werkgroep speelt daarmee proactief in op actuele uitdagingen.
Het gaat dan onder andere om de herschikkingen in het parochielandschap, die de afgelopen jaren in een stroomversnelling kwamen. Parochies en kerkfabrieken fuseren of gaan nauwer samenwerken in het kader van pastorale eenheden of pastorale zones, decanale grenzen worden hertekend, kerkgebouwen worden neven- of herbestemd, pastorieën worden verkocht.
Dat alles heeft zijn weerslag op de parochiearchieven en brengt verhuizingen, herbestemmingen, centralisaties, enz. met zich mee. Lokale archiefverantwoordelijken hebben daardoor heel wat vragen. Om die vragen duidelijk te beantwoorden, publiceerde de werkgroep in 2013 de folder Parochiearchieven?
Het bewaren waard! Die biedt in vraag- en antwoordvorm basisinformatie over parochiearchieven: waaruit bestaat zo’n archief, waar en hoe moet het bewaard worden, wat moet ermee gebeuren bij een wijziging van de parochiestructuren en hoe kan het eventueel herbestemd worden?
In 2015 werd de folder geactualiseerd.
Uit de vele contacten met parochies en kerkfabrieken bleek intussen dat er ook nood was aan uitvoerigere informatie rond specifieke thema’s. Terwijl er al geruime tijd een Beknopte handleiding voor de inventarisatie van een parochiearchief voorhanden was, bleven andere aspecten onderbelicht.
Zo bestond er bijvoorbeeld alleen een verouderde selectielijst uit 1997, die zich bovendien uitsluitend richtte op het archief van de kerkfabriek. Daarom ontwikkelde de werkgroep, in overleg met de collega’s van de Rijksarchieven in Wallonië, een nieuwe selectielijst voor het volledige parochiearchief: kerkfabriek, parochie en parochiale organisaties.
Na goedkeuring door de Algemeen Rijksarchivaris en de Belgische Bisschoppenconferentie werd de selectielijst voorgesteld op de studiedag In saecula saeculorum. Parochiearchieven. Beheren en waarderen in september 2016.
De nieuwe selectielijst maakt duidelijk welke documenten uit een parochiearchief permanent bewaard moeten worden en welke na verloop van tijd in aanmerking komen voor vernietiging.
Gelet op de vele vragen over de raadpleging van de betrokken archieven, staan er ook richtlijnen in voor de consultatie van documenten, met name voor het soms erg privacygevoelig pastoraal archief.
Focus op digitale archivering
De administratie van parochies en kerkfabrieken gebeurt, net als bij andere archiefvormers, steeds meer digitaal. Het aantal vragen over de bewaring van zogenaamde born-digital documenten neemt dan ook toe. Daarom besloot de Werkgroep Archieven zich ook over dat thema te buigen.
Om digitale parochiearchieven veilig te stellen voor de toekomst en op termijn op een goede manier te kunnen overdragen aan een professionele bewaarinstelling, moesten er dringend enkele specifieke werkinstrumenten ontwikkeld worden.
Ook in andere landen tekent zich dezelfde nood af. Zo werkt de Association des Archivistes de l’Église de France momenteel aan instructies rond digitale archivering. De Church of England publiceerde al een reeks Records management guides.
In 2016-2017 werkte de Werkgroep Archieven laagdrempelige richtlijnen uit. Daarvoor konden de leden onder andere rekenen op de expertise van de diocesane diensten voor kerkfabrieken en parochies en van de KADOC-consulent voor digitale archieven. Als basis gebruikten ze de KADOC-richtlijnen voor digitale archivering door kleine archiefvormers.
Verder ontwikkelden ze ook een modelmappenstructuur voor het digitaal archief van kerkfabrieken en parochies. Mits enkele aanpassingen kan dat sjabloon ook gebruikt worden door centrale kerkbesturen, decanaten, parochiefederaties, enz.
Nadat de werkgroep de richtlijnen en de mappenstructuur bij de bisdommen en bij een aantal parochies en kerkfabrieken had afgetoetst, volgde de publicatie ervan in 2017.