Voor de eeuwigheid: Zorg dragen voor parochiearchieven

META Nummer 2018/2

Voor de eeuwigheid: Zorg dragen voor parochiearchieven

Geschreven door Joris Colla
Gepubliceerd op 06.03.2018

Parochiearchieven zijn een waardevolle historische bron, al worden ze niet altijd voldoende naar waarde geschat. In het kader van de dienstverlening aan zijn erfgoedgemeenschappen ondersteunt KADOC, het Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving van de KU Leuven, de zorg voor dit documentair erfgoed. Daarom ontwikkelde het centrum in samenwerking met CRKC, het Rijksarchief en de Vlaamse bisdommen recent een aantal werk­instrumenten, onder andere richtlijnen voor digitale archivering.

IMPORTANT
Parochiaal Weekblad Sint-Anna. © KADOC-KU Leuven.

Parochiearchieven voor het voetlicht

Om een bekend Marialied te parafraseren: “Waar men gaat langs Vlaamse wegen, overal komt men parochiekerken tegen.” Niet ten onrechte: Vlaanderen en Brussel tellen meer dan 1.800 rooms-katholieke parochies/kerkfabrieken. Hun archieven hebben niet enkel een belangrijke juridische en administratieve functie, ook de erfgoedwaarde is groot. Parochiearchieven vormen een belangrijke, maar vaak ietwat onderschatte historische bron. Ze zijn cruciaal om lokale gemeenschappen in historisch perspectief te bestuderen. Tegelijk zijn het bouwstenen voor de bredere geschiedenis van kerk en religie, maar ook van het socioculturele leven, het onderwijs, enz.

De koepelterm parochiearchief behelst de archieven van verschillende archiefvormers, met een verschillend juridisch statuut. Eerst en vooral is er de kerkfabriek, een publiekrechtelijke instelling. Haar archief staat onder toezicht van de burgerlijke overheid en is onderworpen aan de wetgeving op de openbaarheid van bestuur. Daarnaast is er het archief van de parochie in strikte zin. Dat archief noemt men soms ook pastoraal archief. Het is privaatrechtelijk en staat onder toezicht van de kerkelijke overheid. Ook de bewaarde stukken van organisaties die met de parochie verbonden zijn (broederschappen, jeugdorganisaties, parochiale werken, parochiescholen, enz.) hebben een privaatrechtelijk statuut. Verder vind je in parochiearchieven soms ook privéarchief van bedienaars van de eredienst, net als archiefstukken van overkoepelende structuren, bijvoorbeeld het centraal kerkbestuur (publiekrechtelijk) en/of het decanaat, de parochiefederatie, de pastorale eenheid of zone waartoe de parochie behoort (privaatrechtelijk). In de loop der tijd zijn de archieven van al deze archiefvormers vaak vermengd geraakt.

KADOC bewaart zelf geen parochiearchieven, maar ondersteunt wel al geruime tijd de goede zorg voor dit erfgoed en stimuleert de publieks- en onderzoeksgerichte valorisatie ervan. Al in de jaren 1980 startten medewerkers met het ondersteunen van kerkelijke archivarissen. Het Forum Kerkelijke Archieven Vlaanderen (FoKAV), verbonden met het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur (CRKC), bouwde dat dienstenaanbod vanaf 2004 verder uit. In 2009 werd de FoKAV-werking op vraag van de Vlaamse minister van Cultuur overgeheveld naar KADOC om daar ingebed te worden in de structurele dienstverlening. CRKC bleef verantwoordelijk voor de eerstelijnszorg.

Via een team van consulenten ondersteunt KADOC zijn erfgoedgemeenschappen bij het beheer van hun documentair erfgoed. De focus ligt daarbij op een aantal specifieke themavelden. Naast parochies en kerkfabrieken gaat het om religieuze instituten (orden en congregaties), protestants-evangelische kerken (via een protocol met de vzw Evadoc, Protestants-Evangelisch Archief en Docu­-
men­tatiecentrum) en organisaties van etnisch-culturele minderheden. Eén consulent richt zich specifiek op digitale archieven. KADOC ontplooit de consulentenwerking rond archieven van parochies en kerkfabrieken in nauwe samenwerking met CRKC, het Rijksarchief en de Vlaamse bisdommen. Alle partners stemmen regelmatig af over lopende dossiers in de Werkgroep Archieven van de Stuurgroep Religieus Cultureel Erfgoed van CRKC. Bovendien ontwikkelde de werkgroep een aantal werkinstrumenten, om in te spelen op actuele uitdagingen. Die werkinstrumenten komen verderop in dit artikel aan bod.

Een consulentenwerking met drie pijlers

Een eerste pijler van de KADOC-consu­lentenwerking rond parochiearchieven is de registratie van het betrokken erfgoed. Wil je een systematische en gerichte erfgoedzorg uitbouwen, dan is het belangrijk dat je je werkveld systematisch in kaart brengt. Daarom werken de consulenten sinds 2005 aan de Digitale Bestandsinventaris Kerkelijke Archieven Vlaanderen (DiBIKAV), een stafkaart van het kerkelijke archiefveld in Vlaanderen en Brussel. Ze verzamelen basisinformatie over parochiearchieven en archieven van religieuze instituten. De focus ligt daarbij vooral op bestanden die in situ bewaard worden. Het project startte met een archiefenquête bij parochies en kerkfabrieken. Sindsdien werden de verzamelde gegevens continu aangevuld en geactualiseerd, onder andere via de enquête die CRKC in 2012-2013 uitvoerde bij alle kerkfabrieken in het Vlaams Gewest. In overleg met KADOC werd daarbij ook een onderdeel over parochiearchieven opgenomen. De bevraging kende een responsgraad van maar liefst 94 procent. Momenteel zijn er over nagenoeg alle parochiearchieven in Vlaanderen basisgegevens voorhanden. In ongeveer de helft van de gevallen beschikken we bovendien over uitgebreidere inhoudelijke informatie. In het Brussels Gewest startten het Vicariaat Brussel, het Aartsbisschoppelijk Archief, het Rijksarchief en KADOC in 2017 met een nieuw registratieproject. Vrijwilligers zullen basisinformatie over de archieven van parochies en kerkfabrieken in de hoofdstad verzamelen en acute noden detecteren.
De verzamelde gegevens over parochiearchieven worden gestandaardiseerd volgens de ISAD(G)-normen en ingevoerd in ODIS, de onlinedatabank over de geschiedenis van het Vlaamse/Belgische middenveld (http://www.odis.be). KADOC bouwt daar uitvoerige informatieclusters uit over de historische ontwikkeling van het parochielandschap sinds 1750. Dat alles gebeurt in samenwerking met CRKC en de diocesane archiefdiensten en dankzij de inzet van vrijwilligers. Elke parochie beschikt over een organisatiesteekkaart, gekoppeld aan biografische steekkaarten over de parochiegeestelijkheid, aan een gebouwensteekkaart over de parochiekerk en, indien beschikbaar, aan een archiefsteekkaart over het parochiearchief. De gebeurtenissenmodule van de databank is dan weer een geknipt instrument om het met parochies verbonden immaterieel cultureel erfgoed stap voor stap in kaart te brengen en te documenteren. In het kader van het project Op handen gedragen bouwen KADOC, CRKC en LECA (Landelijk Expertisecentrum voor Cultuur van Alledag) er een inventaris van verdwenen en bestaande processies in Vlaanderen en Brussel uit. Via een onlinebevraging en de centralisatie van bestaande repertoria registreerden de partners al een duizendtal processies. In de ODIS-publicatiemodule ten slotte worden de door parochies uitgegeven periodieken — we denken dan vooral aan parochiebladen — beschreven. Op termijn worden hier links voorzien naar de door KADOC gedigitaliseerde collecties lokale, in situ bewaarde parochiebladen. De ontwikkeling van informatieclusters rond parochies in ODIS is vanzelfsprekend een work in progress. De gegevensreeksen worden de komende jaren verder aangevuld en verdiept. De overkoepelende structuren (decanaten, parochiefederaties, enz.) worden nadrukkelijker gedocumenteerd en er wordt informatie toegevoegd over ruim 300 parochiearchieven in het bisdom Gent. Die werden de afgelopen jaren geïnventariseerd door een team van vrijwilligers. Verder zullen er ook pakketten gevalideerde steekkaarten gepubliceerd worden in de ODIS-publiekscatalogus. Gepubliceerde informatie over archieven zal daarbij doorstromen naar Archiefbank Vlaanderen.

Een tweede pijler van de consulentenwerking is het adviseren en begeleiden van parochies en kerkfabrieken. In dialoog met die archiefvormers zoekt KADOC haalbare oplossingen om hun documentair erfgoed te vrijwaren voor de toekomst. De ondersteuning die KADOC biedt gaat zowel over het papieren als het digitale archief en omvat alle aspecten van archiefzorg: bewaring, selectie, ordening, inventarisatie, valorisatie, enz. En dat niet alleen telefonisch of via e-mail, maar ook via plaatsbezoeken. Zo waren er in de periode 2012-2017 een 130-tal bezoeken in situ. Grosso modo kun je de adviesdossiers in twee groepen indelen. Enerzijds worden lokale vrijwilligers begeleid bij het beheren van een parochiearchief. KADOC biedt hen vorming en ondersteuning aan bij bijvoorbeeld de inventarisatie, deelt zijn expertise en faciliteert de uitbouw van lokale vrijwilligersnetwerken. Anderzijds treedt het centrum op als mediator bij herbestemmingstrajecten, waarbij het parochiearchief volgens geijkte procedures in bewaring wordt gegeven aan een publiekrechtelijke archiefinstelling, meestal het Rijksarchief. Concrete dossiers worden steeds opgevolgd in dialoog met de Werkgroep Archieven. Ook met Archiefbank Vlaanderen/Archiefpunt, met erfgoedcellen en met lokale archiefdiensten wordt geregeld samengewerkt.

Ten slotte is er de derde pijler: sensibilisering en vorming. Er vinden geregeld informatiesessies, studie- en ontmoetingsdagen, praktijkgerichte workshops, enz. plaats over de archieven van parochies en kerkfabrieken. Het bereik (gemeente, decanaat, bisdom, enz.) en de inhoud van die vormings- en netwerkmomenten lopen uiteen. KADOC slaat voor de organisatie van die vormingsmomenten de handen in elkaar met andere actoren, bijvoorbeeld de bisdommen of lokale/regionale erfgoedorganisaties.

De ontwikkeling van werkinstrumenten

Om parochies en kerkfabrieken efficiënt te sensibiliseren, informeren en ondersteunen op het vlak van archiefzorg, ontwikkelde de Werkgroep Archieven van de Stuurgroep Religieus Cultureel Erfgoed tussen 2013 en 2017 enkele praktijkgerichte werkinstrumenten. De werkgroep speelt daarmee proactief in op actuele uitdagingen.

Het gaat dan onder andere om de herschikkingen in het parochielandschap, die de afgelopen jaren in een stroomversnelling kwamen. Parochies en kerkfabrieken fuseren of gaan nauwer samenwerken in het kader van pastorale eenheden of pastorale zones, decanale grenzen worden hertekend, kerkgebouwen worden neven- of herbestemd, pastorieën worden verkocht. Dat alles heeft zijn weerslag op de parochiearchieven en brengt verhuizingen, herbestemmingen, centralisaties, enz. met zich mee. Lokale archiefverantwoordelijken hebben daardoor heel wat vragen. Om die vragen duidelijk te beantwoorden, publiceerde de werkgroep in 2013 de folder Parochiearchieven? Het bewaren waard! Die biedt in vraag- en antwoordvorm basisinformatie over parochiearchieven: waaruit bestaat zo’n archief, waar en hoe moet het bewaard worden, wat moet ermee gebeuren bij een wijziging van de parochiestructuren en hoe kan het eventueel herbestemd worden? In 2015 werd de folder geactualiseerd.
Uit de vele contacten met parochies en kerkfabrieken bleek intussen dat er ook nood was aan uitvoerigere informatie rond specifieke thema’s. Terwijl er al geruime tijd een Beknopte handleiding voor de inventarisatie van een parochiearchief voorhanden was, bleven andere aspecten onderbelicht. Zo bestond er bijvoorbeeld alleen een verouderde selectielijst uit 1997, die zich bovendien uitsluitend richtte op het archief van de kerkfabriek. Daarom ontwikkelde de werkgroep, in overleg met de collega’s van de Rijksarchieven in Wallonië, een nieuwe selectielijst voor het volledige parochiearchief: kerkfabriek, parochie en parochiale organisaties. Na goedkeuring door de Algemeen Rijksarchivaris en de Belgische Bisschoppenconferentie werd de selectielijst voorgesteld op de studiedag In saecula saeculorum. Parochiearchieven. Beheren en waarderen in september 2016. De nieuwe selectielijst maakt duidelijk welke documenten uit een parochiearchief permanent bewaard moeten worden en welke na verloop van tijd in aanmerking komen voor vernietiging. Gelet op de vele vragen over de raadpleging van de betrokken archieven, staan er ook richtlijnen in voor de consultatie van documenten, met name voor het soms erg privacygevoelig pastoraal archief.

Focus op digitale archivering

De administratie van parochies en kerkfabrieken gebeurt, net als bij andere archiefvormers, steeds meer digitaal. Het aantal vragen over de bewaring van zogenaamde born-digital documenten neemt dan ook toe. Daarom besloot de Werkgroep Archieven zich ook over dat thema te buigen. Om digitale parochiearchieven veilig te stellen voor de toekomst en op termijn op een goede manier te kunnen overdragen aan een professionele bewaarinstelling, moesten er dringend enkele specifieke werkinstrumenten ontwikkeld worden. Ook in andere landen tekent zich dezelfde nood af. Zo werkt de Association des Archivistes de l’Église de France momenteel aan instructies rond digitale archivering. De Church of England publiceerde al een reeks Records management guides.

In 2016-2017 werkte de Werkgroep Archieven laagdrempelige richtlijnen uit. Daarvoor konden de leden onder andere rekenen op de expertise van de diocesane diensten voor kerkfabrieken en parochies en van de KADOC-consulent voor digitale archieven. Als basis gebruikten ze de KADOC-richtlijnen voor digitale archivering door kleine archiefvormers. Verder ontwikkelden ze ook een modelmappenstructuur voor het digitaal archief van kerkfabrieken en parochies. Mits enkele aanpassingen kan dat sjabloon ook gebruikt worden door centrale kerkbesturen, decanaten, parochiefederaties, enz. Nadat de werkgroep de richtlijnen en de mappenstructuur bij de bisdommen en bij een aantal parochies en kerkfabrieken had afgetoetst, volgde de publicatie ervan in 2017.

In de handleiding Digitaal archiveren door kerkfabrieken en parochies. Praktische richtlijnen krijgen de betrokken archiefvormers een manier aangereikt om in vier stappen werk te maken van een verantwoord beheer van hun digitaal archief: (1) het archief veilig bewaren en leesbaar houden, (2) het archief klasseren, (3) goede bestandsnamen kiezen en (4) e-mails archiveren. Je vindt er ook basisinformatie over de archivering van websites en facebookpagina’s en over de digitalisering van papieren archiefstukken in terug. De handleiding werd bewust laagdrempelig gehouden. Een uitgebreide technische voorkennis of grote investeringen zijn dus niet nodig. Om het werk te vergemakkelijken, kunnen archiefverantwoordelijken op de KADOC-website bovendien een gebruiksklare lege mappenstructuur downloaden. Meer en meer kerkfabrieken slaan hun digitale documenten op in Religiopoint, een online administratief systeem voor eredienstbesturen, dus stemde de werkgroep ook af met de aanbieder daarvan, Uitgeverij Vanden Broele. De modelmappenstructuur voor het archief van de kerkfabriek werd in Religiopoint geïmplementeerd.

De richtlijnen voor digitale archivering werden, net als de folder en de selectielijst, breed verspreid. De bisdommen bezorgden ze aan alle parochies en kerkfabrieken in Vlaanderen. Om de lokale verantwoordelijken op weg te helpen en eventuele drempelvrees weg te nemen, voorzag de werkgroep ook een vormingsaanbod. In september en oktober 2017 verzorgde KADOC praktijkgerichte vormingssessies in het aartsbisdom Mechelen-Brussel en in de bisdommen Antwerpen, Gent en Hasselt, voor in totaal 340 personen. Het bisdom Brugge komt in maart 2018 aan de beurt. Met het oog op de verspreiding van de richtlijnen in Franstalig België, bereidt het Interdiocesaan Centrum intussen een vertaling voor. Uit de vele vragen en contacten tijdens en na de voorbije vormingsmomenten, blijkt alvast dat heel wat archiefvormers effectief aan de slag zijn gegaan met de nieuwe werkinstrumenten. Dankzij hun feedback kan de werkgroep de gehanteerde aanpak verder verfijnen en optimaal afstemmen op de noden en de verwachtingen van de doelgroep.

Via de richtlijnen voor digitale archivering door kerkfabrieken en parochies willen KADOC en zijn partners naast de papieren ook de digitale parochiearchieven veiligstellen voor de toekomst. Vanzelfsprekend zal de komende jaren een continue opvolging nodig zijn en blijven sensibilisering, vorming en ondersteuning hoog op de agenda staan. Want in het verder evoluerende parochielandschap zal ook voor lokale kerkelijke instellingen het belang van digitale archivering alleen maar toenemen.

>    Raadpleeg de vermelde werkinstrumenten via de KADOC-website: http://kadoc.kuleuven.be/advies/religieus-erfgoed.
>    Meer weten? Neem contact op met de consulent parochiearchieven van KADOC-KU Leuven: joris.colla@kuleuven.be.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be