Tegen 2019 moeten OCMW’s politiek en ambtelijk grotendeels samengaan met gemeenten, zo besliste de Vlaamse overheid. Die beslissing heeft ook effect op de gemeente- en OCMW-archieven. Er beweegt dus heel wat in het lokale archievenlandschap. Hoe die verandering vorm krijgt in Gent, dat vroeg META aan diensthoofd Tom Haeck.

We spreken officieel van Archief Gent, waaronder zowel het vroegere stads- als OCMW-archief ressorteren. Maar in de praktijk strikt META Tom Haeck op het einde van 2017 in het OCMW-gebouw op de Neermeerskaai, waar ook het OCMW-archief zich op dat moment nog bevindt. Tom zijn blik op het gebouw, de verhalen die hij erover te vertellen heeft; het is duidelijk dat hij een boon heeft voor deze plek. “De grootste uitdaging ligt in het loskomen van hokjesdenken: een OCMW- of stadsstempeltje doen er niet meer toe. Ook voor mezelf moet ik dat telkens overstijgen,” geeft hij eerlijk toe. Al neemt hij de goede werking van het stadsarchief, dat tevens onder zijn hoede kwam, uiteraard zeer ernstig.

Laten we beginnen bij het wettelijk kader, waarom moet het OCMW integreren in de gemeente?
Het is een politieke keuze om dat te gaan doen. De Vlaamse regering heeft het zo bepaald. Welke de beweegredenen exact zijn, weet ik niet. Ik kan wel vermoeden dat het te maken heeft met het afslanken en efficiënter maken van de overheid. Als je twee organisaties, met elk een eigen personeels-, FM- en archiefdienst, samenvoegt krijg je een efficiënter apparaat, dat is de logica erachter. Je zou net dat ietsje meer moeten kunnen omdat bepaalde overheadkosten gereduceerd worden. In theorie is dat mooi, maar de praktijk is wat anders. We werken in Gent volop aan de integratie, maar het wettelijk kader is eigenlijk nog niet helemaal klaar. Het OCMW kan als rechtspersoon, zeker in deze legislatuur, nog niet afgeschaft worden. Daarvoor moet de federale regering de regelgeving aanpassen. Het Decreet Lokaal Bestuur heeft dat nu opgelost, waardoor het OCMW als rechtspersoon blijft bestaan, maar bijvoorbeeld de OCMW-raad identiek is aan de gemeenteraad. Strikt genomen krijg je dan een gemeenteraadszitting die formeel afgesloten wordt en waar vervolgens een zitting opent die de OCMW-raad heet.

Zijn er richtlijnen voor hoe dat samenvoegen praktisch moet verlopen?
Het Decreet Lokaal Bestuur vormt hier de basis. Ik hoor trouwens weleens de benaming fusie, maar strikt genomen gaat het over de integratie van het OCMW in de gemeente. Het OCMW is ondergeschikt aan en staat onder toezicht van de gemeente. Al ligt dat punt gevoelig. Iedere gemeente organiseert de integratie op haar manier en veel hangt af van de lokale context. Gent pakt het op een totaal andere manier aan dan bijvoorbeeld Brugge of Dendermonde. Dat geldt voor de archieven evengoed als voor de andere ondersteunende diensten.

Hoe verloopt de integratie in Gent? Wanneer zijn jullie gestart met het hele proces, en hoe is dat verlopen?
De eerste keer dat de integratie ter sprake kwam zal in 2013 of 2014 geweest zijn. Diensthoofden van de stad en het OCMW werden samengeroepen en kregen het nieuws dat de stad Gent en het OCMW Gent zouden werken aan een nieuw organisatiemodel en de ondersteunende diensten zouden fuseren. De deadline daarvoor was het einde van de legislatuur. Dat was toen nog niet geïnspireerd door het Decreet Lokaal Bestuur. Het was een zoektocht naar meer efficiëntie voor de ondersteunende diensten, waarbij het initiatief van de administratie zelf kwam. Er kwam een projectstructuur onder de noemer Gent Plus, met een stuurgroep, kernteam, projectteam, enz. De organisatie werd in drie grote pijlers opgedeeld, met aan elke pijler een projectverantwoordelijke: een pijler met diensten met grondgebonden bevoegdheden, de persoonsgebonden pijler en de ondersteunende pijler. Ondersteunende diensten, zoals het archief, zorgen ervoor dat de andere diensten hun kerntaken kunnen uitvoeren. Er is op dit moment een gemeenschappelijk departement FM, Financiën en Human Resources. Telkens moeten natuurlijk de werkprocessen herbekeken worden. Het is moeilijk om van de ene dag op de andere een werkwijze aan te passen. De diensten lopen een veranderingstraject door. En dan zit je nog met het feit dat de diensten op verschillende plekken gehuisvest zijn. Je kunt pas over een integratie spreken als je naar één specifieke locatie gaat. Daarom is er momenteel een hele verhuisbeweging bezig binnen onze organisaties. De verandering zal dus nog wel even duren.

Zijn er deadlines vooropgesteld?
Het is belangrijk om de twee veranderprocessen te bekijken. Enerzijds is er het Gentse plan om de ondersteunende diensten te integreren. Daarvoor stelde de administratie het einde van deze legislatuur als deadline. Daarnaast is er het Decreet Lokaal Bestuur dat deze eerste plannen doorkruiste. Voor het archief is de eerste kaap genomen: in het organogram bestaan het stadsarchief en het OCMW-archief niet meer. Er is ook één directeur. Maar in de praktijk zitten we nog steeds op twee verschillende locaties, waardoor je de facto twee verschillende werkingen en diensten hebt. Er is wat uitwisseling, maar we kunnen nog niet echt spreken van een integratie.

Het fysiek samenbrengen van de archieven staat op de planning?
Ja, maar dat gaat niet zonder slag of stoot. De integratie van twee archiefdiensten lijkt op zich evident. Puur vanuit het oogpunt van depotbeheer: er zijn archiefblokken, een inventaris en een leeszaal, en de werkprocessen zijn in essentie grotendeels dezelfde. Als we dat in Gent in de praktijk bekijken, merken we de verschillen. Het OCMW-archief omvat vier à vijf kilometer archief, waarvan quasi 95 procent tot op dossierniveau beschreven is en waarvan we weten waar het zich bevindt. Het archiefgebouw is in goede staat, zowel qua inrichting als qua meubilair. Het stadsarchief is omvangrijker: ongeveer 25 kilometer archief. De locatie in Gentbrugge is op zich ruim genoeg. We moeten er wel investeren in aanpassingen van de infrastructuur. In acht van de elf depots staan er gerecupereerde rekken die aan vervanging toe zijn. De verlichting wordt deels geautomatiseerd en we laten de muren wit schilderen voor een hogere reflectiegraad. De toegang tot de depots, die wordt bemoeilijkt door zware branddeuren die niet open blijven staan, wordt ook herbekeken. Door nieuwe rekken creëren we meer plaats in het gebouw. Kortom, een hele onderneming. Ik zou graag verhuizen in juli 2018, tijdens de Gentse Feesten. Die periode is er sowieso geen dienstverlening en kunnen we verhuizen zonder dat de burgers of interne diensten daar last van hebben. Als we die timing niet halen, is de volgende vaste sluitingsperiode tijdens de kerstvakantie. Het lijkt mij geen goed idee om tot dan te wachten. We zijn intussen al een paar jaar bezig met die integratie. We kunnen pas echt één team worden als we ook fysiek samenzitten. Werken aan cultuur, werkwijzen op elkaar afstemmen: dat lukt gewoon beter op één gedeelde werkplek.

Als we verhuizen, is het niet de bedoeling om alles integraal naar Gentbrugge te brengen. We willen de twee locaties optimaal benutten: het gebouw van het voormalige OCMW-archief behouden we als hulpdepot. Wat zit daar dan? Het archief dat niet gebruikt wordt, niet toegankelijk is en (nog) niet beschreven werd. Kortom, archief dat de efficiëntie in de weg staat in het hoofdgebouw in Gentbrugge. Dat wil ook zeggen dat al het personeel naar Gentbrugge verhuist, wat een hele verandering is voor het archiefpersoneel van het OCMW.

Er is een selectielijst voor gemeenten en een selectielijst voor OCMW’s, hoe past dat samen?
Inderdaad, als je die vergelijkt, zie je dat er verschillen zijn, soms heel subtiel. Maar de wetgeving is soms ook anders. Een mooi voorbeeld is het financiële luik. Je hebt de bewijsstukken bij de rekening, de inkomende facturen en de uitgaande vorderingen. Bij het OCMW is er in 2001 een nieuwe OCMW-boekhouding ingevoerd en meteen ook een nieuwe regelgeving die bepaalde dat bewijsstukken maar tien jaar bijgehouden moesten worden. Bij de gemeente is dat pas gekomen bij de invoering van de beleids- en beheerscyclus in 2014. Daar zit je met een discrepantie. Voor een aantal zaken zal dit gelijkgetrokken moeten worden en het zal veel werk vergen om dat allemaal uit te klaren. Nu, pragmatiek is daarbij de beste methode. Wij proberen per dienst een informatiebeheersplan op te maken, waarin de voornaamste informatie-objecten staan. Die heten series, maar worden ook wel kapstokken van het klassement genoemd. We maken ad hoc een eigen selectiebeleid dat gekoppeld wordt aan het klassement van de dienst. Daarvoor leggen we de twee selectielijsten samen en maken we een beredeneerde keuze, die ingeschreven wordt in het informatiebeheersplan. Daarna hebben we die selectielijsten niet meer nodig.

Dat lijkt mij een groot werk dat jullie specifiek voor Gent gedaan hebben.
We zijn daar nog lang niet mee rond hoor.

Of gaan doen dan, diezelfde oefening zal ook bij andere gemeenten moeten gebeuren. Hoe doen bijvoorbeeld kleinere gemeenten dat?
Ik denk dat het hele proces haalbaarder is in kleinere gemeenten. Dendermonde is er bijvoorbeeld veel sneller in geslaagd om een digitaal klassement op te bouwen. Omdat die organisatie veel kleinschaliger is.

Zijn er dan geen plannen voor een gemeenschappelijke selectielijst?
Jammer genoeg hebben we op dit moment andere katjes te geselen, dan een gemeenschappelijke selectielijst voor gemeenten en OCMW’s. Ik ben op dat vlak eerder pragmatisch en zal mijn tijd stoppen in het klaarstomen van mijn eigen organisatie, eerder dan overkoepelend te werken. Dat is jammer, maar het kan niet anders. Het nieuwe bestuursdecreet dat eraan komt, gaat trouwens aan de werkwijze met selectielijsten een en ander wijzigen. Maar dat is weer een ander verhaal.

Wat we dus wel gaan doen: als wij een informatiebeheersplan opmaken voor een dienst, geven we die informatie door. Maar we kunnen onze werking niet deels aanpassen aan de werking van de selectielijst, gewoon omdat we op dit moment verdrinken in het werk. We hebben nog een dikke vijf kilometer archief weg te werken en we moeten de werkprocessen op elkaar afstemmen. De eerste jaren hebben we niet veel tijd voor andere dingen dan de basis op orde krijgen.

Je was archivaris van het OCMW-archief, nu van heel Gent. Heeft dat jouw job veranderd?
Absoluut. Het is een kans die je niet vaak krijgt: één visie uitbouwen voor een archief van een mooie stad als Gent. Die visie is er, nu moeten we ermee aan de slag. Ik blijf herhalen dat we nog heel wat werk voor de boeg hebben. Zo hebben beide organisaties nog steeds aparte budgetten, twee personeelsbehoefteplannen, twee strategische cascades, twee rapporteringslijnen. Die obstakels moeten nog weggewerkt worden. En verder zijn er de uitdagingen die al aan bod kwamen: de infrastructuur optimaliseren, werken aan een geïntegreerd team met aandacht voor de beide organisatieculturen, de werkwijzen op elkaar afstemmen. Ik fiets de jongste maanden heel veel tussen de drie locaties van de archiefdienst: het voormalig stadsarchief in Gentbrugge, het voormalig OCMW-archief en het tijdelijk hulpdepot in de kelder van de oude bibliotheek. Hoe sneller iedereen samenzit, hoe sneller de werking vereenvoudigt.

Praktisch gezien zou er dus best in elke gemeente een nieuwe locatie gevonden worden om die twee archieven samen te brengen?
Ja, en dat is een fout die volgens mij in veel gemeenten gemaakt zal worden. Het zijn niet alleen mensen die je een plaats moet geven, ook de archieven moeten een plaats krijgen. In Gent kwamen we tot de vaststelling dat er te weinig ruimte was in Gentbrugge. Hoe konden we dit oplossen? Er staan oude rekken in de depots, we kunnen nieuwe rekken zetten en de inrichting van de depots aanpassen. Maar dat was niet gebudgetteerd. Vooraleer dat budget goedgekeurd was, was er weer veel kostbare tijd verloren gegaan. Daar kwam bij dat heel wat diensten zelf nog een archief bijhielden dat opgeruimd moest worden. Daarvoor richtten we een mobiele archiefploeg op, waarvoor alweer budget nodig was. Al snel waren er weer acht maanden gepasseerd zonder dat we een stap verder waren geraakt. Daarbij komt dat het moeilijk blijkt om personeel te vinden. Het is de bedoeling dat we drie ploegen hebben, achttien werknemers in totaal, die bij de verschillende diensten ter plaatse archief verwerken. Maar we geraken amper aan één ploeg van acht. Het loopt dus niet allemaal van een leien dakje.

Hoe organiseren jullie die communicatie met de diensten?
Ik geloof dat elk archief een zeer sterke poot binnen zijn administratie moet hebben. Ook het organogram van Archief Gent is daarop aangepast: er zijn twee archivarissen die die rol krijgen. Voor de grap zeg ik tegen hen dat elke minuut dat ze op hun eigen werkplek zitten, een minuut te veel is, want zij horen bij de administratie te zijn. Op dit moment schuimen ze alle diensten af. Door de hele verhuisbeweging binnen Stad Gent en OCMW Gent is er veel nood, dus het mobiele archiefteam bezoekt diensten afhankelijk van de verhuisplannen. We organiseren opruimdagen bij de diensten en informatiesessies over digitaal werken aan leidinggevenden. Kun je zomaar iets op de scanner leggen en vervolgens de papieren versie weggooien, komt daarin bijvoorbeeld aan bod.

Het opruimen van het papieren semidynamisch archief vergt een grote inspanning. We kiezen er bewust voor om fysiek aanwezig te zijn, zodat medewerkers weten aan wie ze vragen kunnen stellen. We vertrekken vanuit de noden van de diensten die bepaalde kerntaken hebben. Wat is er nodig om die kerntaak uit te voeren, daar draait het om. De informatie die de dienst op dat moment nodig heeft, nemen we niet mee. Hoe frequent wordt de rest nog bekeken? Kunnen we daar iets van meenemen en eventueel prioritair verwerken, zodat we de opvraagbaarheid kunnen garanderen? Het archief waarvan de diensten zelf zeggen dat ze het niet meer raadplegen, dat stockeren we voor een latere verwerking.

Heb jij nog tips voor collega-archivarissen om de integratie aan te pakken?
Begin er zo vroeg mogelijk aan en identificeer de verschillen én de overeenkomsten. De sterkte zit hem in het benoemen van de verschillen en ook van de overeenkomsten. Velen zullen op logistieke aspecten vastlopen: Is er voldoende ruimte om beide archieven op één plaats samen te brengen? Kan dat niet, welke aanpak kiest men dan? Zorg ook vroeg in het proces voor een eenheid in leiding. In Gent hebben we snel praktische eenmakingen doorgevoerd, zoals het nummeringssysteem van de rekken. Voor aanvragen is er een digitale toepassing. Zo hebben we meteen een duidelijk overzicht van het aantal behandelde vragen. Met die cijfers kunnen we aantonen hoeveel werk de archiefdienst verzet en aangeven waarom extra personeel nodig is. Daarnaast is het uniformiseren van de manier van overdragen van archieven belangrijk. Het stadsarchief Gent werkte met Excellijsten en het OCMW-archief met Archipro, de communicatie om elke overdracht in de toekomst via Archipro uit te voeren, wordt nu opgestart. Dat wil zeggen dat diensten alles mooi apart in archiefdozen verpakken met een uniek nummer, waardoor alles op voorhand in één systeem geregistreerd wordt en dus centraal doorzoekbaar is. Zo’n stappen vergen een grote inspanning op vlak van communicatie, maar eens het werkt, is het een stap voorwaarts.

Hoe brengen jullie archieven van de stad en het OCMW samen?
Het is niet de bedoeling dat wij dingen beginnen te integreren en versteken. Het archief wordt gevormd, dat vloeit voort uit een bepaalde taak, de archieven komen bij ons binnen en we gaan die in deze volgorde beheren. Ook al staat er een doos van het stadsarchief naast een van het OCMW-archief. Puur intellectueel moet je dat gescheiden houden, dat zijn aparte archiefvormers, die je apart gaat beheren en ontsluiten. Maar je kunt daar een gemeenschappelijk systeem voor gebruiken, een archiefbeheersysteem. Zolang je een goed onderscheid maakt, maakt het dan niet uit dat die documenten fysiek naast elkaar staan.

Wij zullen in Gent overstappen naar een nieuw archiefbeheersysteem waar wij elk van die drie entiteiten kunnen beschrijven: de personeelsdienst van het OCMW, de personeelsdienst van de stad en de eengemaakte personeelsdienst krijgen elk een fiche. We zullen dus die drie actoren beschrijven in het systeem, maar de eerste twee krijgen een einddatum en een relatie met de eengemaakte personeelsdienst. Niet iedereen is makkelijk mee met die harde scheiding tussen fysieke en intellectuele ordening. Vraag mij niet waar het archief van de personeelsdienst staat, want dat is zowat overal terug te vinden. Maar ik heb wel een overzicht van alle archieven van deze dienst en de locaties waar ze zich bevinden. Je hebt een aantal archiefdiensten die anders werken en effectief personeelsdossiers bij elkaar zetten. Maar dat kun je niet volhouden, zeker niet als je met een integratie te maken hebt. Er zijn bepaalde redenen voor discontinu bergen die volgens mij wel verdedigbaar zijn. Dat is op basis van bestemming, tijdelijk of permanent bewaren bijvoorbeeld, en op basis van formaatscheiding, het plaatsen van dozen van een specifiek formaat in een bepaalde afdeling van het depot. Continu bergen daarentegen wil gewoon zeggen dat je de eerste plaats die beschikbaar is inneemt met archief dat binnenkomt. Wat uiteraard wel een goed archiefbeheersysteem vereist om het overzicht te bewaren.

Welke voor- en nadelen zie jij aan het samenbrengen van het OCMW- en stadsarchief?
Het grootste voordeel zie ik in onze dienstverlening voor de burger: er is één plaats in je stad of gemeente waar je al je archiefvragen kunt stellen. Op termijn zal het zeker de nodige kostenefficiëntie opleveren: één team, één leidinggevende, één systeem, enzovoort. Voor de eigen medewerkers is de integratie intensief: je werkmethode aanpassen, van werkplek veranderen, een nieuw samengesteld team. En de scope van het werk verruimt. Voor sommige is dat een verrijking, voor anderen een uitdaging.

En de hele fysieke verhuis vergt wel voor een bepaalde periode een extra inspanning?
Klopt. De besparingen die een integratie meebrengt, zie je maar op langere termijn. Een van de slimme keuzes bij een fusie van archieven, is om te evolueren naar een gemeenschappelijk archiefbeheersysteem. Aan de uitwerking daarvan waren we in Gent gelukkig al voor de fusieplannen begonnen.