In maart 2015 diende Bibliotheekschool Gent een aanvraag in voor bijkomende financiering of subsidiëring voor de ontwikkeling van afstandsonderwijs voor de opleiding Initiatie tot de Bibliotheek-, Documentatie- en Informatiekunde. Deze opleiding omvat in totaal 220 lestijden en reikt een basisvorming voor het ruime bibliotheekveld aan via zes modules: Introductie in het beroepsveld, Klantgerichte communicatie, Inlichtingenwerk, Inhoudelijke ontsluiting en beschikbaarstelling, Formele ontsluiting en Bibliotheekautomatisering. Op 29 juni 2015 keurde de Vlaamse regering de aanvraag goed en werden aan het centrum 400 bijkomende leraars­uren toegekend voor de ontwikkeling van dit afstandsonderwijs.

Doelen en uitgangspunten

De bedoeling van dit project was om de inhoud van de Initiatieopleiding via afstandsonderwijs te modelleren naar de kenmerken van homogene doelgroepen. Die homogeniteit kan door verschillende factoren bepaald worden.

Zo speelt het instroomniveau of de vooropleiding een belangrijke rol. Op het moment van de aanvraag (2014-2015) telde de Initiatie 78 cursisten van wie 49 procent met als hoogste diploma een diploma hoger secundair onderwijs, 30 procent een bachelor- en 21 procent een masterdiploma. Door de Initiatie zowel aan te bieden in contactonderwijs als in afstandsonderwijs beoogden we meer homogene groepen, vertrekkend van de veronderstelling dat mensen in het bezit van een diploma hoger onderwijs meer geneigd zouden zijn om een opleiding in afstandsonderwijs te volgen.

Een andere bepalende factor voor de homogeniteit is de sociale context waarin de cursisten zich bewegen. Een deel van de cursisten werkt, heeft een gezin of is andere engagementen aangegaan, waardoor het niet evident is zich te schikken naar vaste uren op een vaste locatie.

Daarnaast werd vanuit de Gentse gevangenis de vraag gesteld om gedetineerden de kans te geven hun werk binnen de gevangenisbibliotheek te ondersteunen door hen te laten aansluiten bij de Initiatieopleiding. We onderhielden hiertoe regelmatig contact met Siegfried Coudenys, onderwijscoördinator Gevangenis Gent CORT, onder andere over de technische mogelijkheden om gedetineerden de cursus te laten volgen, en met Sien De Ruyck, voormalig gevangenisbibliothecaris, die de gedetineerden begeleidde in hun werkzaamheden. Medewerking aan het project afstandsonderwijs bood de Gentse gevangenis de kans om op te treden als piloot­regio, waarna dezelfde opleiding in andere Vlaamse gevangenissen zou kunnen aangeboden worden. Op termijn zouden dan alle gedetineerden in Vlaanderen een bibliotheekopleiding kunnen volgen.

Tot slot is het werkveld bij voortduring vragende partij voor degelijke opleidingen voor hun personeelsleden. Het afstandsonderwijs biedt mensen die voltijds werken en niet kunnen genieten van educatief verlof of slechts beperkt vormingsverlof ter beschikking hebben, de mogelijkheid om een opleiding te volgen op hun eigen tempo en onafhankelijk van hun woonplaats.

In de meest brede betekenis richt de Initiatie in afstandsonderwijs zich tot mensen die een beroepsspecifieke opleiding willen volgen; mensen die al dan niet tewerkgesteld zijn; mensen die hun positie op de arbeidsmarkt willen verbeteren; mensen die een diploma willen verwerven als tweede kans.

Het afstandsonderwijs biedt voor deze groepen een grote flexibiliteit, zonder aan interactie in te boeten. We zetten blijvend in op communicatie tussen lesgevers en cursisten en op interactie tussen cursisten onderling waarbij, waar zinvol, een vorm van peer assessment ingebouwd is.

Bij dit alles geldt het voorgestelde project als een soort van piloot, waarbij expertise en tools ontwikkeld worden, die overdraagbaar zijn om zo ook andere opleidingen via afstandsonderwijs te realiseren. In de eerste plaats denken we daarbij aan gelijkaardige opleidingen binnen de sector, namelijk de Initiatie Archiefkunde, de opleiding Behoudsmedewerker Erfgoed en het Graduaat Bibliotheekwezen en Documentaire Informatiekunde. De organisatorische aanpak, de werklast voor de lesgevers en de didactische werkvormen worden grondig geëvalueerd met het oog op deze toekomstige projecten.

Planning en implementatie

Het schooljaar 2015-2016 werd ge­bruikt om de zes modules waaruit de Initiatie­opleiding bestaat te ontwikkelen met het oog op afstandsonderwijs. Tijdens de eerste jaarhelft van het schooljaar 2016-2017 voerden we PR en draaiden we proef. Elke lesgever contacteerde een aantal testpersonen die de module volledig doorliepen en feedback formuleerden. Ook onze partner Consortium Volwassenenonderwijs 11 Wonderwijs, in de persoon van Siegfried Coudenys, werd bij deze testfase betrokken. Internettoegang voor gedetineerden is evenwel niet evident en dit heeft ertoe geleid dat de inbreng van deze partner beperkt bleef tot optreden als testpersoon en leveren van feedback op de afstandscursussen.

De eerste cursisten schreven zich in voor de officiële start in februari 2017. Zij studeerden eind juni 2017 in primeur af via het afstandsonderwijs. De zes modules werden in twee reeksen van drie aangeboden.
•    Van februari tot april:

• Introductie in het beroepsveld
• Inhoudelijke ontsluiting en beschikbaarstelling
• Klantgerichte communicatie

•    Van april tot juni:

• Inlichtingenwerk
• Formele ontsluiting
• Bibliotheekautomatisering

We werken voor het afstandsonderwijs met het elektronische leerplatform Smartschool. Alle cursusmateriaal is digitaal en bevindt zich op dit leerplatform. Via leerpaden worden de cursisten per thema stap voor stap langsheen de leerstof en bijbehorende taken en toetsen geleid. Doorlopen van de leerstof, indienen van de taken, afleggen van de toetsen, vragen stellen aan de lesgever, feedback ontvangen van de docent, alles verloopt steeds elektronisch via de leeromgeving. Op het einde van elke reeks houden we een afrondend contact- en evaluatiemoment in ons centrum CVO VSPW Gent, dit voor de drie modules samen. Deelname hieraan is niet verplicht en niet noodzakelijk om te kunnen slagen voor de opleiding.

Ingeschreven cursisten

Het project startte zeer succesvol. In totaal meldden 50 cursisten zich aan voor de opleiding met start in februari 2017. 29 cursisten lieten we effectief aan de opleiding beginnen. 21 cursisten kwamen op de wachtlijst terecht. We besloten om de groep voor de eerste maal in grootte te beperken tot die van de contactgroepen. Afstandsonderwijs was voor ons toch een onbekende factor, zeker op het vlak van de begeleiding van de cursisten en het werkvolume dat dit voor de docenten met zich meebrengt. De mensen op de wachtlijst kregen inschrijvingsvoorrang voor het schooljaar 2017-2018.

Ondertussen bleef de belangstelling groot en groeide de wachtlijst verder aan, zodat we voor het lopende schooljaar besloten om de opleiding drie keer te laten starten (in september 2017, december 2017 en februari 2018) met groepen van telkens ongeveer 20 cursisten per module.

Niet alle 29 cursisten schreven zich in februari 2017 in voor alle modules. Nogal wat cursisten die voordien al modules in contactonderwijs hadden gevolgd, schakelden over naar het afstandsonderwijs. Ook waren er nieuwe cursisten die het contactonderwijs bewust combineerden met modules op afstand. Daarnaast waren er cursisten die hun inspanningen graag spreidden over verschillende semesters en in februari 2017 niet startten met het volledige pakket. In totaal schreven vijftien cursisten die zich voor alle zes modules van het afstandsonderwijs inschreven. Zij worden bij het hoofdstuk over de evaluatie van het project afzonderlijk bekeken.
(Zie afb. 2 en 3)

Uit afbeelding 3 kunnen we besluiten dat ons streven naar homogene groepen op het vlak van instroomniveau niet volledig geslaagd is. Dat wordt voor een deel verklaard door het feit dat een aantal van de betreffende cursisten de opleiding begonnen in de contactversie en overschakelden naar de afstandsversie. Als we kijken naar het profiel van de vijftien cursisten die alle modules in afstandsonderwijs binnen één semester hebben gevolgd, dan krijgen we een ander beeld.
(Zie afb. 4)

Het profiel dat zich aftekent toont een overwegend vrouwelijke cursist met een vooropleiding hoger onderwijs, niet-werkend of werkzoekend, afkomstig uit Oost-Vlaanderen, tussen 25 en 39 jaar oud.

Bij de 66 cursisten die we tot dusver voor het schooljaar 2017-2018 inschreven, zien we hetzelfde profiel terugkeren: 47/66 vrouwen en 40/66 met een vooropleiding hoger onderwijs. Wel is er nu een verschuiving naar vooral werkenden, namelijk 38/66.

Slaagcijfers

93 procent van de ingeschreven cursisten heeft deelgenomen aan de evaluatie. De uitval door stoppen is dus heel gering. Die 93 procent van de cursisten hebben zich in totaal 115 keer laten evalueren. Eén cursist was niet geslaagd voor één module. Het slaagpercentage ligt dus heel hoog. Bij deze hoge slaagcijfers mag men niet uit het oog verliezen dat de Initiatie een opleiding is van het niveau 4 (secundair) van de Vlaamse kwalificatiestructuur (VKS) en dat ongeveer 60 procent van de deelnemers een diploma heeft van VKS-niveau 6 (bachelor) en VKS-niveau 7 (master). Als we de deelname aan de evaluatie en het slagen/niet-slagen bekijken van de vijftien cursisten die de volledige opleiding in afstand in één semester hebben afgelegd, dan krijgen we de tabel hierboven. (afb. 5)

Bij de groep die in september 2017 met de opleiding startte, tekent zich ongeveer hetzelfde beeld af. Voor de module Inhoudelijke ontsluiting en beschikbaarstelling bijvoorbeeld (21 cursisten) tellen we drie gestopten, achttien geslaagden en geen niet-geslaagden.

Tevredenheidsmeting bij cursisten

Na afloop van de modules werd bij de cursisten gepeild naar hun tevredenheid over de opleiding in haar totaliteit en over elke module afzonderlijk. We zullen hier in de eerste plaats de tevredenheidsmeting voor het geheel van de opleiding bespreken. Van de tevredenheidsmetingen per module zullen we vooral aandacht besteden aan de werklast per module.

Naast algemene vragen over de beschikbare informatie rond de inschrijvingsprocedure, de administratieve organisatie, de aanpak en de technische vereisten voor de opleiding werd in de algemene tevredenheidsmeting gepeild naar de totale werkdruk die het afstandsonderwijs genereert. Die vraag werd enkel gesteld aan de cursisten die telkens een cluster van drie modules tegelijk volgden. Uit de antwoorden blijkt dat het volgen van drie modules minstens één volledige dag per week vergt. Dit ligt in de lijn der verwachtingen. De totale studietijd bedraagt net als de opleiding in contactonderwijs 220 lestijden (van 50 minuten). Omgerekend komt dit neer op circa 180 uren. Verdeeld over een zestiental weken (schoolvakanties niet meegerekend) geeft dit een werklast van tien à twaalf uur per week. Uiteraard zal dit van persoon tot persoon verschillen.

Bij de tevredenheidsmeting per module werd gepeild naar de persoonlijke beleving bij het inhoudelijk verwerken van de module, naar de communicatie/interactie met de docent en naar de manier van evalueren. Twee vragen gaven de nodige indicaties over de werklast:
•    Hoeveel tijd heb je gemiddeld besteed aan het doorlopen van de leerstof in de leerpaden?
•    Hoeveel tijd heb je in totaal besteed aan het uitvoeren van de taken/toetsen/oefeningen?

Hieruit kwamen nogal wat verschillen naar boven. Sommige modules bleken vrij licht uit te vallen (minder werk dan de 40 voorziene uren), andere veeleer zwaar (meer werk dan de 40 voorziene uren). We zullen de resultaten van de bevragingen van dit schooljaar afwachten, maar alleszins dringt zich een vergelijking op met de studielast van de contactversie van de opleiding.

De antwoorden uit de bevragingen waren voornamelijk van belang voor de docenten, omdat zij voor de eerste maal voor 100 procent met hun cursisten online moesten communiceren en ze ook online moesten evalueren. Zijn de leerpaden duidelijk en logisch opgebouwd? Zijn de taken/oefeningen helder geformuleerd? Hoe wordt het niveau en de hoeveelheid taken/oefeningen ervaren? Vragen waar we nu de eerste informatie over hebben verkregen en die we blijvend zullen stellen en opvolgen.

Bevraging van docenten

De docenten werden bevraagd rond volgende items:
•    Tijd besteed aan voorbereiding;
•    Tijd besteed aan begeleiding;
•    Ervaringen met begeleiding;
•    Technische problemen bij voorbereiding en begeleiding;
•    Tijd besteed aan evaluatie;
•    Periodiciteit van de evaluatie (elke week, elke twee weken, enz.);
•    Onderlinge afstemming van evaluatievormen en evaluatiemomenten.

Lesgevers met veel ICT-ervaring bleken gemiddeld 100 uren nodig te hebben om een module (40 lestijden) om te zetten naar een afstandsversie. Lesgevers met minder ervaring spendeerden gemakkelijk 160 uren per module.

Als de module eenmaal loopt, signaleren lesgevers dat ze gemiddeld acht uur per week besteden aan de begeleiding van de cursisten (berichtgeving, verbeteringen, feedback, enz.). Een vaak terugkerende opmerking is dat de cursisten er hun eigen tempo op nahouden. Dit is uiteraard een van de doelstellingen van het afstandsonderwijs, maar het maakt dat lesgevers het les- en evaluatiegebeuren minder in de hand hebben en dat ze genoopt worden tot een continue en individuele begeleiding die meer tijdsopslorpend is. In de toekomst zal het aantal taken bewaakt moeten worden om zowel de werklast van de cursisten als die van de docenten binnen redelijke grenzen te houden. Ook dienen we in het oog te houden dat de — doorgaans wekelijkse — evaluatiemomenten en deadlines voor de verschillende modules onderling op elkaar zijn afgestemd en dat er over de verschillende modules heen voldoende variatie is in de evaluatievormen.

Technisch blijkt alles vrij vlot te verlopen. Alleen de registratie van toetsresultaten gebeurt niet altijd optimaal. Cursisten kunnen achteraf niet meer nakijken of zij een toets goed hebben afgelegd, wat tot een aanzienlijk aantal bezorgde vragen leidt voor de begeleidende docent. Ook durft de registratie van de toetsen heel soms te mislukken, vermoedelijk door het gebruik van verouderde hard- en/of software of door een hapering in de netwerkverbinding bij de cursist.

Toekomstplannen

1 september 2019 is een cruciale datum voor de Bibliotheekschool Gent. Op dat ogenblik wordt de graduaatsopleiding overgeheveld naar de Artevelde­hogeschool. De Initiatieopleidingen (Initiatie Bibliotheek-, Documentatie- en Informatiekunde, Initiatie Archiefkunde, opleiding Behoudsmedewerker Erfgoed) blijven binnen het volwassenenonderwijs en zullen ingebed worden in een fusie met het provinciaal onderwijs. De merknaam Bibliotheekschool Gent houdt dan op te bestaan. De Initiatieopleidingen zullen worden ondergebracht in BEAM Gent: Academie voor Bibliotheek-, Erfgoed-, Archief- en Museummedewerkers. Alle opleidingen zullen, waar mogelijk, in de toekomst zowel in contact- als in afstandsonderwijs aangeboden worden. Op dit ogenblik werken we samen met Boek.be en FARO om bijkomende opleidingen op te zetten voor boekhandel en uitgeverij en voor erfgoedregistratie. We wachten daarvoor momenteel op de goedkeuring van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) en de Vlaamse regering.

Vanwege het succes van het afstandsonderwijs voor de Initiatieopleiding werden intussen ook voor het graduaat bijkomende projectmiddelen aangevraagd om afstandsonderwijs te kunnen ontwikkelen — dit met ondersteuning van de VVBAD en de Arteveldehogeschool. Deze projectmiddelen werden door het departement Onderwijs toegekend en de graduaatsmodules worden tijdens het huidige schooljaar 2017-2018 allemaal omgebouwd tot afstandsversies, dit met het oog op een groter bereik van cursisten. Het proces wordt in versneld tempo uitgevoerd en de eerste modules kunnen al op afstand gevolgd worden vanaf februari 2018. De volledige opleiding volgt later, maar ten laatste vanaf september 2019 moet de gehele graduaatsopleiding zowel in contact als op afstand, of als een mengvorm van beide, gevolgd kunnen worden. De Arteveldehogeschool, waar de graduaatsopleiding vanaf 1 september 2019 ingericht zal worden, garandeert om dit project verder te zetten.