“Wie een mening heeft, mag die in de groep gooien.”

Stadsarchief Poperinge-Gemeentearchief Vleteren is het eerste intergemeentelijke samenwerkingsverband dat een kwaliteitslabel krijgt, wanneer en waarom werd hiermee gestart?

In 2007 werd de Interlokale Vereniging voor Archief- en Documentbeheer in Poperinge en Vleteren opgericht. Het doel was en is om historische en archivistische kennis van twee gemeenten te beheren en te delen.

De samenwerking biedt heel wat voordelen. Problemen die in de ene gemeente opduiken, kunnen ook in de andere opgelost of zelfs vermeden worden. Er wordt optimaal gebruik gemaakt van de sterktes van Poperinge: meer gespecialiseerd personeel, ruimere openingsuren van de leeszaal, rijke archieftraditie, enz. Ook de sterke punten van Vleteren worden uitgespeeld: voor gezamenlijke evenementen moet met een kleinere groep collega’s samengewerkt worden (wat de efficiëntie ten goede komt), de beperkte hoeveelheid archief zorgt voor eenvoudige selectielijsten en gemakkelijk te organiseren verhuisoperaties.

Wat hebben jullie al verwezenlijkt?

Het archief van de deelgemeenten, het semi-dynamisch archief en het OCMW-archief werden in de archiefdepots van Poperinge en Vleteren gecentraliseerd. Hiervoor investeerden beide gemeenten in infrastructuur. In Vleteren verhuisden we de archiefdienst drie jaar geleden zelfs naar een vernieuwde leeszaal, met bijhorende rolrekken.

Met de hulp van heel wat vrijwilligers werden sinds 2007 ruim 16.000 oude foto’s gescand, beschreven en online geplaatst. Een selectie van deze beelden werd vorig jaar door Erfgoedcel CO7 gebruikt bij het ontwikkelen van reminiscentiekoffers voor mensen met een dementieproblematiek en hun verzorgers. Door tentoonstellingen, publicaties, educatieve projecten, sociale media, het online plaatsen van historische kranten, enz. kan het publiek onze dienst op een laagdrempelige manier bereiken. Als kers op de taart ontvingen we, tien jaar na de oprichting, als eerste intergemeentelijke archiefdienst het label Erkend Cultureel Archief.

Welke ambities hebben jullie nog als team?

We willen graag de sociale functie van onze archiefdienst verder uitbouwen. De positieve reacties op het reminiscentieproject motiveren ons om hierop verder in te zetten. Door educatieve projecten en vrijetijdsactiviteiten voor jongeren, hopen we dat studenten sneller de weg naar onze leeszaal zullen vinden. We willen dus een actief archief zijn.

Hoe meet je de impact van jullie werk?

Het aantal gebruikers, volgers op Facebook, deelnemers aan vormingsmomenten en bezoekers aan tentoonstellingen geven ons voornamelijk kwantitatieve gegevens. Vandaar dat we dit jaar deelnamen aan het Publieksonderzoek Archieven van Faro. De commentaren die we bij Erfgoeddag, toonmomenten, op WESTHOEK verbeeldt, Facebook, enz. ontvangen, helpen ons om waar nodig de werking bij te sturen.

Wat maakt jullie team zo uniek?

We werken met drie personeelsleden, maar worden bijgestaan door 37 onbezoldigde vrijwilligers. De aansturing van een dergelijke groep lijkt op het eerste zicht onbegonnen werk. Niettemin verloopt de samenwerking in de praktijk op een bijna natuurlijke manier. De mensen weten wat we van hen verwachten, zijn nauw betrokken bij onze werking en denken zelfs actief mee over de verbetering ervan. Door hen een kopje koffie of een Hommelbiertje aan te bieden, hen te ondersteunen, goed op te leiden en regelmatig te tonen welk nut hun werk heeft, blijft de groep enthousiast.

Hoe zou je de team spirit omschrijven?

We zijn een gemotiveerde bende die vooruit wil. En dat hoeft niet altijd even stil te gebeuren. Net als de leeszaal is ook ons bureau geen stil bureau. Wie een mening heeft, mag die dus gerust in de groep gooien. Door zowel aan de personeelsleden als aan de vrijwilligers duidelijk te maken wat er verwacht wordt en hen nauw bij het beleid te betrekken, staan de neuzen bijna altijd in dezelfde richting.

Welke achtergrond hebben de teamleden?

Intergemeentelijk archivaris Tijs studeerde Geschiedenis aan de UGent en Archivistiek aan de VUB. Hij werkt sinds 2007 bij de archiefdienst. Archiefdeskundige Wouter volgde Germaanse Talen aan de UGent en de opleiding Initiatie tot de bibliotheek-, documentatie- en informatiekunde aan de Bibliotheekschool van Gent. In 2005 startte hij als projectmedewerker in het archief. Archiefmedewerkster Fleur studeerde Secretariaat-Talen. Zij startte in 2015 in het archief van Poperinge.

Enkel Wouter is afkomstig van Poperinge. Toen hij bij de archiefdienst startte kende hij al de erfgoedactoren, maar was ook vertrouwd met de plaatselijke gevoeligheden. Tijs en Fleur hadden dan weer het voordeel dat ze met een frisse blik in contact kwamen met de lokale erfgoedgemeenschap in Poperinge en Vleteren.

Welke eigenschappen zijn cruciaal om in dit team te functioneren?

Door de intense contacten met vrijwilligers en bezoekers zijn sociale vaardigheden bij ons team zeker van belang. Mensen blijvend motiveren en op een goed onderbouwde manier je mening kunnen geven zijn hierbij cruciaal. Doordat de zaterdagdienst, leeszaalwerking, basisinventarisatie en vrijwilligerswerking door alle personeelsleden uitgevoerd wordt, blijft het team enthousiast.

Een gezonde interesse in geschiedenis is uiteraard mooi meegenomen!