Het merendeel van de federale instellingen verwerft in meer of mindere mate wetenschappelijke publicaties, ter ondersteuning van hun werking of voor onderzoek. De Koninklijke Bibliotheek van België (KBR) onderzoekt of en hoe deze publicaties op een gemeenschappelijke manier verworven kunnen worden.

Samenwerkingsverbanden zijn niet nieuw: Elektron in Vlaanderen en BICfB in Wallonië verwerven al jaren wetenschappelijke infor­matie voor onder meer universiteiten en hogescholen. Ook op federaal niveau werken al enkele instellingen samen, zoals bij VDIC (Vesalius Documentation and Information Centre) en SpacePole. Een overkoepelend consortium op federaal niveau bestaat echter nog niet. Gemeenschappelijke aankopen heb­ben verschillende voordelen, waarvan het financieel voordeel misschien wel het belangrijkste is, naast bijvoorbeeld betere licentievoorwaarden en professionalisering. Hier komen verschil­lende aspecten bij kijken, zoals de (langdurige) toegang tot elek­tronische publicaties, de kostenverdeling, prijsstijgingen en de wetgeving rond overheidsopdrachten. Deze aspecten komen, samen met een onderzoek naar de economische modellen en bestaande consortia, aan bod in het onderzoek door de KBR.

De resultaten van het onderzoek komen samen in een volgende stap, namelijk een eerste proefproject. Het gaat om de gemeen­schappelijke aankoop van een elektronische databank in samen­werking met het Koninklijk Museum voor Midden-Afrika en de Koninklijke Musea voor Kunst en Geschiedeis. Dit proefproject laat toe om te kijken hoe overheidsopdrachten, onderhande­lingen en de communicatie errond met andere instellingen het best kunnen verlopen. Enkele obstakels zijn het omgaan met de wisselkoersen en het opstellen van een overheidsopdracht die volledig is, maar die de leveranciers niet afschrikt. De KBR zal optreden als aanbestedende macht en de betaling uitvoeren in naam van de instellingen. Een partnerovereenkomst zorgt ervoor dat de risico’s voor deze centrale betaling beperkt blijven en legt eveneens de taakverdeling voor onder meer de opvolging en communicatie vast.

Het is de bedoeling om dit proefproject te evalueren en andere gemeenschappelijke aankopen op te starten. In de eerste plaats gaat het om de elektronische databanken die momenteel aan­gekocht worden binnen de KBR en waarvan de licentie binnen­kort verloopt. Deze opdrachten kunnen opengesteld worden voor de andere federale instellingen. Het BIBforum, forum van de federale bibliotheken, biedt hiervoor een ideale uitvalbasis wat betreft de communicatie. Op deze manier kan expertise opgebouwd worden, om latere gemeenschappelijke aankopen mogelijk te maken en verder te streven naar het oprichten van een volwaardig federaal consortium.