Voorgeschiedenis
In het informatiseringsproces van openbare biblioteken is de afgelopen dertig jaar een steeds groeiende samenwerking te zien. Sinds 1987 werken bibliotheken samen voor de invoer en afname van titelbeschrijvingen in de Vlaamse centrale catalogus, sinds 2007 de Open Vlacc. Traditioneel zijn ze veel bezig met de automatisering van hun werkprocessen in een eigen bibliotheeksysteem. Sinds 2004 stapten de meeste bibliotheken over naar een provinciaal bibliotheeksysteem (PBS). In 2008 startte Bibnet (nu Cultuurconnect) samen met de vijf provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) met een gemeenschappelijk platform voor de publiekscatalogus van de bibliotheek, en in 2012 met een gemeenschappelijk platform voor alle online gepersonaliseerde dienstverlening van de bibliotheek (Mijn Bibliotheek).
Na deze succesvolle interbestuurlijke projecten, besloten de provinciebesturen, VGC en Bibnet om de toekomst van de digitale bibliotheek te onderzoeken. Die studie stelt in 2013 onder meer dat voor verdere innovatie een nog meer geconsolideerd systeemlandschap nodig is. In 2014-2015 kwam er een haalbaarheidsstudie van een dergelijk eengemaakt bibliotheeksysteem (EBS) op technisch, bestuurlijk, financieel en organisatorisch vlak, begeleid door vertegenwoordigers van de opdrachtgevers en een twintigtal bibliotheken. Die studie legt een gedetailleerd scenario voor van hoe de consolidatie van zes PBS’en verder vorm kan krijgen. Ze heeft het over de uitbating, werking, implementatie en migratie van en naar één applicatieplatform voor de uitvoering van de stabiele processen in de bibliotheek: lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer. De conclusie: “Men kiest best voor één geïntegreerd bibliotheeksysteem dat van de markt wordt afgenomen en waarop alle Vlaamse bibliotheken in principe kunnen aansluiten. Geïntegreerd, want de kernfunctionaliteiten voor de ondersteuning van de meest stabiele en uniforme bibliotheekprocessen binnen één product van één leverancier zijn aanwezig. Eengemaakt, want er komt één installatie van het bibliotheeksysteem, met één database die alle informatie over (fysieke) collecties, leners en uitleningen van alle bibliotheken bevat, maar wel zodanig dat elke bibliotheek de eigen collectie, leners en uitleningen beheert.”
Tegen de zomer van 2015 zetten we de eerste stappen om een overheidsopdracht voor te bereiden. In aanloop naar het decreet houdende de vernieuwde taakstelling en gewijzigde financiering van de provincies ging het proces een versnelling hoger. De Vlaamse overheid droeg de PBS’en immers over aan Cultuurconnect, intussen de fusie van Bibnet en het steunpunt voor lokaal cultuurbeleid, LOCUS.
Het EBS wordt gedefinieerd als een open, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en geïntegreerd softwaresysteem voor het consolideren van de stabiele werkprocessen in de bibliotheek: bestellen, catalografie, inventarisbeheer, lenersadministratie, uitlenen, financieel beheer en rapportage/statistieken. Een unieke kans om:
• verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem;
• de samenwerking tussen bibliotheken te versterken;
• een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners;
• het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken door schaalvoordeel;
• verder te innoveren.
Voorbereiding
De groep die de haalbaarheidsstudie begeleidde werd omgedoopt tot stakeholdersgroep EBS. Die groep kwam tweemaandelijks samen om de voorbereiding op te volgen. In september 2015 ging een technisch-functioneel projectteam van start. Dat bracht in een inventarisatiefase alle wensen voor een EBS in kaart, om daarna het lastenboek te schrijven en de offertes te beoordelen. Het team bestond uit Johan Mijs (Cultuurconnect), Klaar Leroy (Cultuurconnect), Peter De Keyser (Cultuurconnect), Lisbeth Vandoorne (Cultuurconnect), Jeroen Cortvriendt (VGC), Katie Pieters (PBS Vlaams-Brabant), Niki Priem (PBS West-Vlaanderen), Nini Vranken in tandem met Kris De Winter (PBS Antwerpen) en Ron Deen (Ilionx) als technisch consultant. Een juridisch projectteam volgde de wettelijke procedure voor de overheidsopdracht zeer nauwgezet op, in samenwerking met advocatenkantoor Stibbe.
Het projectteam bezocht achttien verschillende bibliotheken in alle provincies: grote, kleine, met PBS, zonder PBS, regiobbibliotheken, bibs die werken met Vubis, Brocade, Bidoc, Aleph of Filemaker. Daaruit kwam een uitgebreide inventaris van zowel de huidige werkprocessen, functionaliteiten en koppelingen, als de toekomstdromen, gestructureerd volgens het ontologisch model van de bibliotheek via DEMO (Design & Engineering Methodology for Organizations).
Daarnaast deed het projectteam een request for information (marktverkenning) met tien bedrijven die een bibliotheeksysteem aanbieden dat in aanmerking komt voor het EBS, en die uit het eindrapport van het haalbaarheidsonderzoek kwamen. Ook alle Vlaamse leveranciers van bibliotheeksystemen ontvingen deze uitnodiging. Tien bedrijven gingen op dit aanbod in: Axiell (Zweden), Biblibre (Frankrijk), Ciblis (België), Equinox (VS), Libis/ExLibris (België), Infor (België), Innovative Interfaces (VS), OCLC/HKA (Nederland), SirsiDynix (VS) en Systematic (Denemarken).
De inventaris van de huidige en de gedroomde functionaliteiten, koppelingen en werkprocessen uit de werkbezoeken werd grondig geëvalueerd. 150 deelnemers controleerden tijdens zes workshops de volledigheid van deze lijst. Ze legden prioriteiten vast, experimenteerden met verschillende samenwerkingsmodellen en brainstormden over de verhouding tussen het EBS en Open Vlacc. En om een zicht te krijgen op alle kanten van het verhaal sprak het projectteam ook met leveranciers van zelfbedieningsautomaten, MedioEurope, Boek.be en De Standaard.
In zes infosessies kregen in totaal 400 deelnemers een zicht op de top tien van de vereisten en de stand van zaken, en ze gaven hun mening over hoe het samenwerken tussen bibliotheken zou moeten verlopen. Tijdens heel dit proces botste het projectteam op een lacune in het cijfermateriaal: hoeveel bibliotheken gebruiken een bestel- en/of tijdschriftenmodule, met hoeveel zelfuitleenautomaten van welke leveranciers moeten we rekening houden, hoeveel bibliotheken gebruiken al de eID als lidkaart, hoeveel bibliotheken gebruiken de website van een leverancier/uitgeverij om bestellingen door te voeren, enz. Een enquête, die in de zomer van 2016 door 80 procent van de bibliotheken werd ingevuld, gaf een antwoord op die vragen. Voor de redactie van het bestek kreeg het projectteam hulp van een groep gedreven bibliotheekexperten. Dertig experten werden verdeeld in drie groepen: een voor circulatie, een voor collectie en een voor de niet-functionele vereisten (webservices, infrastructuur en SLA).