Met zevenmijlslaarzen door de brand

Je wil het niet meemaken, maar het kan ooit gebeuren: een brand vernielt de collectie gedrukte boeken in jouw bibliotheek. Om de zaken te vereenvoudigen gaan we ervan uit dat jouw bibliotheek geen items met antiquarische waarde bevat (en ook geen erfgoedstukken — dat komt aan bod in een volgende META). Na de brand wil je de collectie terug opbouwen. Welk budget is daarvoor nodig, met andere woorden: welk budget zou je graag krijgen van de verzekeraar?

Je weet precies hoeveel je uitgaf voor het opbouwen van de collectie gedrukte boeken. De totale uitgaven zijn minstens tweemaal zo groot als de kostprijs van de gedrukte boeken, want ook de personeelskost moet meegerekend worden, ook al kosten de boeken ondertussen misschien wat minder (sommige zullen meer kosten, of niet meer verkrijgbaar zijn). De boeken moeten immers terug besteld worden (op basis van de bibliotheekcatalogus is dat haalbaar), en nadien ontvangen en verwerkt (kastklaar gemaakt) worden.

Elk nadeel heeft zijn voordeel. Kunnen we van de gelegenheid niet meteen gebruik maken om de collectie te voorzien van nieuwe edities? Zouden we de minder geconsulteerde boeken nog wel aankopen? Heeft het zin om verouderde boeken terug aan te kopen? We beseffen dat de netjes berekende totale aanschaffingswaarde niet direct bruikbaar is. De gedrukte boeken zijn jaar na jaar minder waard geworden, niet alleen omdat ze door slijtage minder zouden opbrengen op de tweedehandsmarkt, maar omdat de gebruikswaarde daalde.

De financiële dienst kan hierbij niet helpen. Zij schrijven de aanschaffingswaarde wellicht af over een periode van drie of vier jaar (met een percentage van 33 of 25 procent per jaar), zodat voor de financiële dienst de waarde van jouw collectie (van de werken die drie of vier jaar geleden aangeschaft werden) na drie of vier jaar voor hen tot nul herleid is. De vraag blijft: welk budget zou je graag krijgen van de verzekeraar?

Als er een verwoestende brand heeft plaatsgevonden dan kun je item per item van de catalogus beschouwen en beslissen of je het terug wil aanschaffen of niet. Maar je kunt moeilijk elk jaar voor het betalen van de verzekeringspremie zulk een monnikenwerk uitvoeren. Daarom introduceerde ik in een bijdrage in de Wegwijzer voor Bibliotheken en Documentatiecentra het concept halfwaardetijd.

Afhankelijk van het soort boek of van het onderwerpsgebied gaat dat boek na een bepaalde tijd (denk aan enkele jaren) nog maar de helft waard zijn, na nog wat meer jaren is het boek nog maar een kwart waard, om zo tot een restwaarde (van vijf of tien procent) te komen die niet verder vermindert. Een boek over een bepaalde versie van Microsoft Office gaat al heel snel tot de helft van de gebruikswaarde gedaald zijn, daar waar een literair werk pas na tien jaar minder waarde krijgt.

Het komt er nu op aan voor verschillende categorieën de halfwaardetijd te schatten. Vervolgens beslis je tot op welke resterende gebruikswaarde je een boek nog wil vervangen. Als je het boek wil vervangen, dan moet je de huidige winkelwaarde betalen om het terug in je collectie te krijgen. Je kunt nu voor jouw volledige collectie berekenen hoe groot het budget moet zijn om terug een collectie aan te leggen met een vergelijkbare gebruikswaarde (zoals gezegd, te vermeerderen met de personeelskost die nodig is om elk boek weer gebruiksklaar in het rek te krijgen).

Deze beschouwingen lichten maar een tipje van de sluier. Meer kun je lezen in de Wegwijzer voor Bibliotheken en Documentatiecentra in hoofdstuk 2.3 over financieel beleid.