ISAD(G) wordt immers ook in dit schema gebruikt als pijler voor archiefbeschrijving en in een breed netwerk geplaatst van beschrijvingen van personen, functies, gebouwen, enzovoort. Dat is een normaal gebruik van de standaard. De basiselementen bleven behouden. In de andere elementen werd geschrapt en aangevuld, maar dat laat de standaard toe.
Een andere repliek op de stelling was dat ISAD(G) ook als doelstelling heeft om de uitwisselbaarheid van informatie over archieven te bevorderen. De standaard kan dus moeilijk verweten worden dat het niet heeft waargemaakt wat ervan verwacht werd. Er bestaat daarbij wel een spanning tussen de flexibiliteit die de standaard toelaat en de uitwisselbaarheidsgraad. Je kan ISAD(G)-elementen weglaten en andere informatie toevoegen, maar dit bevordert de uitwisselbaarheid niet.
De deelnemers stonden vervolgens stil bij de ontsluitingswijze van de ISAD(G)-informatie in een digitale omgeving. Hoe kan een archiefgebruiker er zeker van zijn dat hij of zij alle relevante informatie gevonden heeft vanuit een genetwerkt model? Wat als de archivaris verbanden vergeet aan te geven? Archiefgebruikers vragen soms toch nog de inventaris in PDF op, om deze pagina per pagina door te nemen en er zich zo van te vergewissen niets over het hoofd te zien. In een netwerkmodel en dito presentatie waar je doorklikt van informatieset naar informatieset, is dit veel moeilijker te controleren. Er is echter geen reden om de klassieke inventaris niet te hanteren naast een presentatiewijze als een informatienetwerk. ISAD(G) laat zoiets perfect toe.
De evaluatie van ISAD(G) is dus afhankelijk van wat je ermee wenst te bereiken. Om een archief te beschrijven en te beheren zijn er geen fundamentele problemen. Om een archief toegankelijk te maken blijft het hiërarchisch model van ISAD(G) relevant, maar wordt het idealiter aangevuld met bijkomende informatie volgens andere standaarden.
ISAAR(CPF)
De tweede versie van de International Standard Archival Authority Record (For Corporate Bodies, Persons and Families) verscheen in 2004 en biedt archivarissen een richtlijn voor het maken van archivistisch nuttige geautoriseerde beschrijvingen van organisaties, personen en families, betrokken bij de vorming en het beheer van archieven.
Stellingenbouwer Eddy Put had drie stellingen in petto: “Een standaard die — zoals ISAAR(CPF) — enkel in combinatie met een andere standaard (d.i. ISAD(G)) zinvol wordt toegepast, is geen echte standaard.”
Hij vroeg zich dus af wat de meerwaarde van ISAAR(CPF) is, aangezien ISAD(G) al een veld Institutionele Context bevat. Deze stelling veroorzaakte nogal wat discussie onder de deelnemers. Er werd opgemerkt dat je ISAAR(CPF) ook los van ISAD(G) kan gebruiken. Zo heeft de museumwereld de standaard intussen ontdekt om personen en organisaties te beschrijven. ISAAR(CPF) biedt bovendien een stramien om institutionele of biografische geschiedenissen te structureren, wat ISAD(G) niet doet.
Tot slot mag het belang van de standaard niet onderschat worden voor het gestructureerd opstellen van repertoria van archiefvormers en het stimuleren van samenwerkingen tussen archiefinstellingen, zoals dat nu gebeurt in ODIS. Die opmerking vormde een naadloze overgang naar stelling 2: “De beperkte belangstelling voor ISAAR(CPF) is te verklaren door het feit dat de standaard vooral in het kader van instellingsoverstijgende archiefbeschrijving een meerwaarde biedt. In ‘eigen huis’ volstaat ISAD(G) meestal.”
ISAAR(CPF) bevat een hele set aan velden om de geschiedenis van archiefvormers te beschrijven, die vervolgens kunnen worden gerelateerd aan andere entiteiten, die vervolgens opnieuw kunnen worden beschreven. Maar waar eindigt het werk van de archivaris? Wanneer is de context van de archiefvorming afdoende beschreven?
Eddy Put stelde vast dat, tenzij archivarissen hun krachten bundelen in samenwerkingsverbanden als ODIS, een archiefinstelling zich voor de contextbeschrijving van een archief meestal beperkt tot de ISAD(G)-velden. Een archievenoverzicht doet de rest.
Vanuit de groep werd opgemerkt dat dit sterk afhankelijk is van de context. Een archiefvormersdatabank als de professorendatabank van de UGent, blijkt voor de gebruikers een erg belangrijk zoekinstrument. Wel is het zo dat de input in databanken als ODIS of de professorendatabank van de UGent in de praktijk vooral gebeurt door onderzoekers en niet door archivarissen. Hier wordt ISAAR(CPF) dus niet meteen toegepast voor het beschrijven van de archiefvorming, nochtans één van de doelstellingen van de standaard.
De derde en laatste stelling nam de vorm aan van een conclusie: “ISAAR(CPF) biedt te veel en te weinig; de standaard is in de eerste plaats zinvol in het kader van authority control, maar is te beperkt voor een volwaardige beschrijving van de archiefvormingscontext.”
Met andere woorden, authority control is belangrijk, maar was het echt nodig om daar een aparte standaard voor te creëren? Daarnaast bieden de richtlijnen van ISAAR(CPF) de archivarissen onvoldoende houvast bij het formuleren van de context van de archiefvorming. Enkele deelnemers argumenteerden dat ‘dit gebrek aan houvast’ ook kan worden gezien als soepelheid, noodzakelijk om de standaard flexibel te kunnen inzetten.
Net als bij de discussies over ISAD(G) was er aandacht voor het nut voor de gebruikers. Een archivaris besteedt erg veel tijd aan de beschrijving van archiefvormers via ISAAR(CPF). Het is niet duidelijk of die informatie wel bij de archiefgebruikers terechtkomt en of dit werkelijk bijdraagt tot een betere vindbaarheid en interpretatie van archieven.
Evenmin was het duidelijk hoe de archivaris de volledigheid van de aangeboden informatie kan claimen en aan de gebruiker kan verzekeren dat hij alle relevante informatie vindt.
Biedt toepassing van ISAAR (CPF) dus wel voldoende meerwaarde voor de gebruiker én voor de archivaris? Ook hier bleek het antwoord afhankelijk te zijn van de doelstellingen waarvoor de standaard wordt gebruikt.
