Kort na de eeuwwisseling raakte de intrede van de informatica in de archiefsector in een stroomversnelling. Tot dan toe was dit vooral een nationaal gebeuren. Steeds meer groeide het idee dat een samenwerking van de culturele sector op supranationaal niveau noodzakelijk was. Vanuit Europa werden verschillende initiatieven genomen om de burger grensoverschrijdend toegang te verlenen tot het collectieve erfgoed en geheugen van de maatschappij.

Deze tekst kwam tot stand naar aanleiding van de APE-studienammidag op 17 maart 2016 en is deels gebaseerd op de bijdragen van Karin van Honacker, Johan Van der Eycken, Sébastien Soyez, Wim Van Dongen en Michel Vermote.

Een van deze initiatieven was Europeana. Deze portaalsite, die op 20 november 2008 online ging, geeft toegang tot gedigitaliseerde collecties van Europese en culturele en wetenschappelijke instellingen.

Binnen hetzelfde kader zag ook het Europese archievenportaal Archives Portal Europe het levenslicht. Men wenste de gegevens van archiefinstellingen, die op dat ogenblik reeds gebruik maakten van internet om hun collectie te ontsluiten, samen te brengen in één Europees archiefportaal. Daarnaast bleek het belang van samenwerking om de toenemende deskundigheid op het gebied van nieuwe technologieën te delen. De oprichting van de Internet Gateway voor Documenten en Archieven in Europa werd goedgekeurd en bekrachtigd door de Europese Raad op 14 november 2005, met als doel het grensoverschrijdend toegankelijk maken van de collecties van nationale archiefdiensten en archiefinstellingen van de Europese Unie. Het APEnet-project ging van start op 15 januari 2009 en zou drie jaar duren.¹ Naast de ontwikkeling van een portaal, werd voorzien in een aantal tools en plugins, die de integratie van de nationale systemen enerzijds en Europeana anderzijds zouden vergemakkelijken. Het was niet de bedoeling nieuwe standaarden te ontwikkelen, maar eerder gebruik te maken van bestaande standaarden en deze te promoten. Zeventien Europese nationale archieven namen deel aan het APEnetproject. Na een ontwikkelingsproces van drie jaar kon een eerste versie van Archives Portal Europe aan het brede publiek ter beschikking worden gesteld. Op dat ogenblik bevatte het portaal ca. 14 miljoen beschrijvingen en waren 61 Europese archiefinstellingen vertegenwoordigd.

Op 1 maart 2012 kreeg APEnet een opvolger met het APE network of exellence of kortweg APEx.² In tegenstelling tot het voorgaande project werd APEx gedragen door een consortium van 35 partners. Op 30 september 2015 telde het portaal 245 miljoen beschrijvingen, afkomstig van ca. 6000 Europese archiefinstellingen, met links naar meer dan 200 miljoen gescande beelden. Op technologisch vlak werden een aantal verbeteringen aangebracht, die de duurzaamheid op lange termijn zouden garanderen. De interoperabiliteit met Europeana werd verbeterd en er werd gewerkt aan tools en richtlijnen, die het uploaden van content eenvoudiger maakten. Dankzij Europese subsidies en de medewerking van de verschillende partners tijdens de projecten APEnet en APEx is Archives Portal Europe uitgegroeid tot een volwassen portaal, dat zich profileert als een missing link tussen wereldwijde gebruikers en de Europese archiefgemeenschap.

APEF

De participerende entiteiten van het APEx consortium hadden zich er tevens toe verplicht om de infrastructuur van het portaal duurzaam te onderhouden. Dit gebeurde met de oprichting van een Archives Portal Europe Foundation (APEF)³ naar Nederlands recht. Deze stichting is een non-profit organisatie, waarvan de inrichting sterk verbonden is met de culturele instanties van de betrokken Europese landen, om het beleid en doelstellingen op cultureel en wetenschappelijk gebied zoveel mogelijk te kunnen afstemmen op zowel nationaal als op Europees niveau. Op het ogenblik van haar oprichting in oktober 2014 telde APEF vijf participerende landen: België, Nederland, Luxemburg, Zweden en Spanje. Momenteel zijn ook Duitsland, Frankrijk, Italië, Zwitserland, Denemarken, Estland, Litouwen, Noorwegen, Hongarije en Slovenië aan dit lijstje toegevoegd.

 Tot nog toe participeerden enkel nationale archieven als associate aan de stichting. In de nabije toekomst zullen ook andere archiefdiensten kunnen toetreden. Elke associate beschikt over één vertegenwoordiger in de Assembly of Associates. Dit is het hoogste orgaan van APEF en houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken. Elke partner dient een jaarlijks gediversifieerde bijdrage te betalen. Het leveren van content op het portaal blijft gratis.

Het dagelijkse bestuur wordt waargenomen door een governing board, bestaande uit vijf leden: Arjan Agema, voorzitter (Nationaal Archief, Nederland), Karin van Honacker, secretaris (Algemeen Rijksarchief, België), Luis Castrillo Aguilera, schatbewaarder (Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Sport, Spanje), Joël Thill (Nationaal archief, Luxemburg) en Stefan Kwasnitza (Federaal archief, Zwitserland). Daarnaast beschikt de stichting nog over een beperkte staf. Wim Van Dongen (Nationaal Archief, Den Haag) coördineert het netwerk van country managers en fungeert als technisch coördinator. Tevens worden drie ontwikkelaars te werk gesteld en recent werd ook nog een PR- en communicatieverantwoordelijke aangeworven.

De toekomstige ontwikkeling van APE is sterk afhankelijk van de beschikbare middelen en bijdragen van de partners. Op dit ogenblik kan men profiteren van de technologie die door het Nederlandse nationaal archief ontwikkeld wordt in het kader van het Digitale-Taken-Rijkproject. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat DTR gebruik zou maken van de API(Application Programming Interface)- code, en deze verder zou ontwikkelen met specifieke functionaliteiten voor DTR. Uiteindelijk werd besloten APE en DTR gelijktijdig te ontwikkelen. In het kader van deze samenwerking zijn drie projecten voorzien:

• De ontwikkeling van een ‘Open API’. Deze moet het mogelijk maken om informatie te delen met andere projecten zoals CENDARI en EHRI en biedt archiefinstellingen de mogelijkheid een eigen website te ontwikkelen op basis van deze API.
• Het verbeteren van de uploadmogelijkheden en zoekfunctionaliteiten van EAC-CPF-records. Op lange termijn zal dit toelaten een Records Creators Authority-file system te creëren. Dit betekent in de praktijk, bijvoorbeeld, dat er aan één archiefvormer gegevens van verschillende instellingen kunnen worden gekoppeld.
• De mogelijkheid om additional finding aids, zoals indices, steekkaarten, … op te laden.

Naarmate de beschikbare middelen toenemen zal nog verder worden gewerkt aan de samenwerking met Europeana, waarbij APE optreedt als archiefaggregator. Op technisch vlak gaat de aandacht uit naar het up-to-date houden, verbeteren en uitbreiden van de infrastructuur en zoekmogelijkheden. Ook speciale features zoals de mogelijkheid voor storytelling (bijv. topics m.b.t. genealogie, Europese geschiedenis en identiteit) en virtuele tentoonstellingen worden onderzocht. Het belangrijkste element blijft echter de blijvende promotie van APE aan contentproviders enerzijds en de gebruikers anderzijds.

APE in België en Nederland

Op dit ogenblik zijn, wat België betreft, enkel de verschillende diensten van het Rijksarchief vertegenwoordigd in Archives Portal Europe. Deze 19 archiefdiensten stellen 22.764 zoekinstrumenten, goed voor 7.173.532 beschrijvingen en 22.311.616 gedigitaliseerde documenten via het portaal online ter beschikking.

Hoewel dit goede cijfers zijn, is het aanbod eenzijdig, daar belangrijke collecties uit regionale, lokale en private archiefinstellingen niet werden opgenomen. In dit kader werden reeds en worden verschillende initiatieven genomen in samenwerking met de Association des Archivistes Francophones de Belgique (AAFB), het Forum van Federale Archivarissen, de VVBAD en Archiefbank Vlaanderen.

Dat er verdere vooruitgang mogelijk is blijkt uit de situatie in Nederland, dat als land qua content in Archives Portal Europe tot de kopgroep behoort. In vergelijking met België participeren veel meer archiefinstellingen aan het APE-project. Er staan ongeveer een kleine 60.000 inventarissen online, hetzij 13 procent van het totaal. Dit is goed voor 14,3 miljoen online beschrijvingen of 5,8 procent van het totaal. Er zijn verschillende verklaringen voor deze aantallen en verschillen tussen België en Nederland mogelijk, zoals bijvoorbeeld de institutionele context, de organisatie van de archiefsector, de oppervlakte, het aantal inwoners, de middelen, enz.

In dit kader is het bijzonder nuttig stil te staan bij de ontwikkeling van APE in Nederland en de daar gevolgde wervingsstrategieën. Tijdens het APEnetproject (2009-2012) participeerden drie Nederlandse archieven (Regionaal Archief Alkmaar, Regionaal Archief Leiden, Regionaal Archief Zutphen). Pas vanaf 2012 konden ook andere archiefinstellingen deelnemen. Dit gebeurde in verschillende stappen.

Tijdens een eerste evaluatie van het portaal door Nederlandse archiefinstellingen bleek hun ervaring over het algemeen positief. De techniek en het gebruik van standaarden bleef een struikelblok. Redenen voor deelname aan APE waren enerzijds dat deze instellingen zelf niet over een eigen website en/of zoekmachine beschikten, anderzijds dat ze een aanvullend publicatieplatform als wenselijk ervaarden. De gebruiksvriendelijkheid van het portaal bracht niet al te veel extra werklast met zich mee.

Hoewel de gehanteerde wervingsstrategieën met veel enthousiasme onthaald werden, leidden deze in verhouding tot de geïnvesteerde tijd en middelen tot weinig concrete aansluitingen. Hieraan lagen de volgende problemen ten grondslag:

• Er waren weinig archiefinstellingen met een eigen ICT-afdeling.
• Er was weinig kennis van techniek.
• De kennis inzake standaarden was beperkt.
• Men was sterk afhankelijk van softwareleveranciers.

Op basis van deze vaststellingen werd besloten de problemen bij de bron aan te pakken door softwareleveranciers rechtstreeks te benaderen. Hen werd gevraagd de software aan te passen en exports in het juiste bestandsformaat te vergemakkelijken. Hierdoor werd de drempel om toe te treden tot APE sterk verlaagd. Dit leidde tot een exponentiële toename van archiefinstellingen in het Europese archievenportaal. Deze strategie wordt vandaag nog met succes verder gezet. Daarnaast wordt verder gewerkt aan de uitbouw van een Institution Manager Community en een verbetering van de documentatie. In België kan men enigszins mee profiteren van de in Nederland gevolgde strategie, daar bepaalde softwareleveranciers ook op de Belgische markt aanwezig zijn. In hoeverre het loont om hetzelfde pad te bewandelen is niet duidelijk omdat er geen cijfers voorhanden zijn. Daarnaast mag men niet uit het oog verliezen dat licenties vaak niet goedkoop zijn. Zeker voor kleinere instellingen kan dit een probleem zijn.

APE en Archiefbank

In België bestaat er, wat private archieven betreft, reeds een belangrijk alternatief, meer bepaald Archiefbank Vlaanderen.⁴ Het initiatief voor de oprichting werd genomen door de Vlaamse overheid en verschillende private partners, zoals het KADOC-KU Leuven, het AMSAB-Instituut voor Sociale Geschiedenis, ADVN en het Liberaal Archief, die ook instaan voor het beheer van de databank. Het portaal werd ingericht vanuit de bezorgdheid voor het verlies en de slechte toegankelijkheid van talrijke private archiefcollecties. In tegenstelling tot publieke archieven werden deze niet beschermd door de archiefwet van 1955. De registratie van deze archieven in een online databank diende het bewustzijn van hun waarde te verhogen en enige bescherming te bieden tegen eventueel verlies.

De eerste gegevens werden ingevoerd in 2004 en vanaf april 2005 was de databank publiek beschikbaar. In dat opzicht kan Archiefbank Vlaanderen als een pionier beschouwd worden. De gegevensbank bevat data over private archieven die worden bewaard in rijks- en gemeentearchieven, in private archiefbewaarplaatsen, in bibliotheken, in universiteiten, in documentatiecentra en bij particulieren. Het volume aan data neemt jaar na jaar toe. In januari 2015 waren meer dan 10.000 archiefbestanden opgenomen, werden meer dan 10.000 authority records ingevoerd en ca. 4000 bewaarplaatsen en 6000 personen beschreven. De invoer van gegevens gebeurt in nauwe samenwerking met verschillende partners, waaronder zowel professionele bewaarinstellingen als particulieren.

Qua doelstellingen, opzet en ook op technisch vlak vertoont Archiefbank Vlaanderen grote gelijkenissen met APE. Sinds de oprichting is Archiefbank Vlaanderen uitgegroeid tot een belangrijke partner in de Vlaamse archiefsector. Dit werd onder meer mogelijk gemaakt door een solide financiële basis, in combinatie met een goede samenwerking met de archief- en de erfgoedsector.

Het ontwerp van de databank, gebaseerd op verregaande standaardisatie en flexibiliteit, faciliteren een samenwerking met andere archiefportalen zoals Archives Portal Europe. In de praktijk is het mogelijk om de gegevens, mits akkoord van de participanten, automatisch naar Archives Portal Europe te exporteren. Archiefbank Vlaanderen is bovendien bereid deze taak op zich te nemen. Hierdoor kan het Europese archief portaal mee profiteren van jarenlange inspanningen om participanten te werven. Omgekeerd biedt Archives Portal Europe een forum op Europees niveau, wat de zichtbaarheid van Archiefbank aanzienlijk verhoogt.

In de praktijk zal Archiefbank als tussenpersoon of geautoriseerde instantie optreden. Dit betekent concreet dat Archiefbank Vlaanderen zal instaan voor de upload en het beheer van de geëxporteerde gegevens in Archives Portal Europe. Uiteraard zal dit niet gebeuren zonder toestemming van de verschillende partners. Er zal een samenwerkingsovereenkomst worden aangeboden in annex bij de overeenkomst met archiefbank. Dit alles kan vrij snel gebeuren. Na een korte operationele fase, waarin de datatransfer zal worden voorbereid, kan de effectieve invoer vanuit Archiefbank mogelijk reeds vanaf eind 2016 van start gaan.

APE in de praktijk

PORTAAL

De portaalsite Archives Portal Europe is opgebouwd uit het voor iedereen zichtbare gedeelte, de front end en een back end, die het toelaat gegevens in te voeren en aan te passen. De thuispagina biedt een overzicht met de gebruiksmogelijkheden van de website. Een uitgebreide zoekopdracht kan gebeuren via het tabblad ‘Uitgebreid zoeken’. Centraal worden afbeeldingen van ‘topstukken’, met een beperkte uitleg, afgebeeld. Deze afbeeldingen worden gratis door de verschillende partners ter beschikking gesteld en zijn ook toegankelijk via het tabblad ‘Uitgelichte documenten’. Een thematische benadering is steeds mogelijk via de rubriek ‘Verken onze thema’s’ of het tabblad ‘Thema’s.’ Op deze pagina wordt een lijst van beschikbare thema’s weergegeven, zoals ‘Democratie’, ‘Europese Unie’, ‘Eerste Wereldoorlog’,… Let wel: niet alle archiefinstellingen die content geleverd hebben, maken gebruik van deze thematische indelingen, waardoor niet alle documenten betreffende een bepaald thema zijn opgenomen. Het tabblad ‘Gids’ staat de gebruiker toe de verschillende archiefinstellingen en hun collecties vanuit ‘Geografisch perspectief’ te benaderen.

Elke archiefinstelling die data aanlevert, beschikt over een eigen pagina, waarop de meest elementaire gegevens kunnen worden weergegeven, zoals contactinformatie, openingsuren, sluitingsdagen, toegangsvoorwaarden, mogelijkheid tot het maken van reproducties, omvang van de collectie, geschiedenis van de archiefinstelling, enz. Op deze pagina bevindt zich tevens een link naar de beschikbare archieftoegangen van deze instelling. Deze zijn, indien ze werden opgeladen, ook rechtstreeks via het portaal raadpleegbaar. Gedigitaliseerde of digitale documenten staan niet op de portaalsite, maar zijn wel toegankelijk via een link naar de website van de eigen instelling.

De back end van het portaal laat toe de eigen gegevens te beheren. Deze is te bereiken via deze link. Voor het beheer van de applicatie zijn er drie types gebruiker. De ‘Administrator’ heeft toegang tot alle informatie, staat in voor het beheer en de ontwikkeling van de toepassing en beheert de accounts van de ‘Country managers’. De ‘Country Managers’ zijn op hun beurt verantwoordelijk voor het archieflandschap in het eigen land en beheren de accounts van de ‘Institution Managers’, of de verantwoordelijken van de verschillende archiefinstellingen. Nadat een ‘Institution Managers’ met zijn account is ingelogd, krijgt deze een keuzemenu met de archiefinstellingen die aan zijn account werden gekoppeld. Per instelling kan hij gegevens toevoegen, verwijderen of aanpassen. Dit is mogelijk op drie niveaus: het niveau van de archiefinstelling (EAG), het niveau van de archiefvormers (EAC-CPF), en het niveau van de toegangen (EAD). De EAG, EACCPF en EAD gegevens kunnen gewoon via het portaal worden opgeladen. EAG’s en EAC’s kunnen ook rechtstreeks worden ingevoerd. Het portaal zal zelf het correcte XML-bestand creëren en, indien gewenst, ter download aanbieden. Hierbij wordt telkens gebruik gemaakt van internationale standaarden:

• (ISAD(G)/EAD: archievenoverzichten en thematische gidsen
• ISDIAH/EAG: beschrijving van archiefinstellingen
• ISAAR/EAC-CPF: beschrijving van archiefvormers
• METS (Metadata Encoding & Transmission Standaard): relatie tussen digitale beelden en de beschrijving (EAD).

Gegevens die zich in het portaal bevinden kunnen eveneens via het dashboard worden gekoppeld en opgeladen in Europeana. Het enige nadeel van het huidige systeem bestaat er in dat de transfer naar Europeana wat tijd in beslag neemt.

In de marge van de invoer van EAGgegevens, is het belangrijk te wijzen op het bestaan van ISIL. ISIL of International Standard Identifier for Libraries and Related Organisations (ISO 15511) biedt bibliotheken en gerelateerde instellingen een unieke identifcatiecode. In België wordt de registratie van ISIL-codes beheerd door de Koninklijke Bibliotheek. Het Rijksarchief voert in opdracht van de KBR de registratie van archiefinstellingen uit. Indien een archiefinstelling nog niet over een ISIL-code beschikt kan deze steeds worden aangevraagd bij het Rijksarchief via de applicatie.

Vereisten voor deelname

Het leveren van content aan Archives Portal Europe is gratis. Enkel de partners zoals bijvoorbeeld de nationale archieven, betalen een bijdrage. Indien een archiefinstelling zijn gegevens op Archives Portal Europe wenst te plaatsen, dient zij in eerste instantie contact op te nemen met zijn Country Manager (voor België: johan.vandereycken@arch.be of sebastien.soyez@ arch.be). Samen met hen kan beslist worden op welke wijze de content kan worden gepresenteerd.

Vanaf dat ogenblik kan de overeenkomst worden geformaliseerd door de ondertekening van een Content Provider Agreement. Als derde stap is het noodzakelijk te controleren of men over geschikte metadata beschikt. Zoals reeds in dit artikel werd beschreven, hanteert APE de gebruikelijke standaarden. Deze metadata moeten worden aangeleverd in de vorm van een xml-bestand, met eventueel een link naar gedigitaliseerde documenten op de eigen website. Om te controleren of de bestanden aan de gestelde eisen voldoen, kan steeds gebruik gemaakt worden van de Data Preparation Tool.⁵

Vervolgens kunnen deze gegevens via het Dashboard worden opgeladen. Het is steeds mogelijk te experimenteren in een testomgeving. Deze testomgeving is een afgeslankte versie van het portaal. Men kan content uploaden, EAC’s aanmaken, enz. Deze site biedt het voordeel dat men uitgebreid kan testen zonder dat dit enige negatieve invloed heeft op het eigenlijke APE-portaal.

Besluit

Het portaal Archives Portal Europe heeft zich ontwikkeld tot een volwassen platform, dat de wereldwijde gebruiker toegang verleent tot het Europese (archivalisch)erfgoed. Het biedt lokale en regionale archiefinstellingen de mogelijkheid hun collectie op internationaal vlak zichtbaar te maken. De gebruiker kan voortaan collecties van verschillende archiefinstellingen via één website raadplegen. Dit betekent niet alleen een aanzienlijke tijdswinst, maar ook de identificatie van vergelijkbare of bruikbare collecties verloopt makkelijker. Sinds de eerste versie van APE heeft het portaal zich aanzienlijk ontwikkeld. Het projectmatige aspect heeft plaatsgemaakt voor een duurzaam kader in de vorm van een stichting. Op technisch vlak werden en worden er voortdurend verbeteringen aangebracht. Er zijn verschillende tools en handleidingen beschikbaar. Wat de inhoud betreft, is het volume aan gegevens exponentieel toegenomen. Dit gebeurde zowel door geografische uitbreiding als in de diepte, door het werven van nieuwe contentleveranciers. Hiermee is het verhaal echter niet ten einde. Er wordt nog steeds gewerkt aan een verbetering van de site en de creatie van tools. Deze moeten de gebruiksvriendelijkheid verder verhogen. In de nabije toekomst zijn er ook nieuwe ontwikkelingen voorzien, zoals een open-API, die archiefinstellingen in staat zal stellen een gepersonaliseerde website te ontwikkelen met Archives Portal Europe als motor. Het beheer van ‘archiefvormers’ zal worden verbeterd, waarbij het mogelijk zal worden archieven van verschillende instellingen aan elkaar te koppelen. In de toekomst zullen ook nadere toegangen, bijvoorbeeld in de vorm van indices, worden ondersteund.

APE wenst een portaal te zijn voor alle burgers. Dit kan enkel worden verwezenlijkt met een zo groot mogelijk aantal partners uit de hele de archiefsector. Op dit ogenblik doet België het in vergelijking met de Europese landen zeker niet slecht. Het kan echter nog beter! Samenwerking met andere partners zoals Archiefbank Vlaanderen maken het mogelijk om op korte termijn een belangrijk deel van het Vlaamse archieflandschap in het portaal te integreren. Op langere termijn kan ook het in ontwikkeling zijnde Vlaamse ‘archievenregister’ mogelijkheden bieden. Aan Franstalige zijde bestaat er een samenwerking met de Associations des Archivistes Francophones en worden er eveneens initiatieven ontplooid. Gemeenschappelijke initiatieven en het delen van kennis en knowhow zullen het mogelijk maken Archives Portal Europe, uit te bouwen tot een gemeenschappelijk forum en dit zowel op Belgisch als op Europees niveau.

¹ www.apenet.eu
² http://apex-project.eu
³ www.archivesportaleuropefoundation.eu
⁴ www.archiefbank.be
⁵ http://wiki.archivesportaleuropefoundation.eu/ index.php/DPT_manual_introduction