Een verweesd werk (of een zogenaamd orphan work) is een werk dat naar alle waarschijnlijkheid (nog steeds) onder bescherming van het auteursrecht of naburig recht valt, en waarvan de rechthebbende niet gekend is of niet teruggevonden kan worden.
Dit betekent dat als een bibliotheek, archief of documentatiecentrum dit werk wil gebruiken op een manier waarvoor toestemming vereist is (bijv. digitaliseren of ontsluiten), het deze toestemming niet kan verkrijgen. Hierdoor wordt het werk in beste geval ontoegankelijk en dreigt het in het ergste geval verloren te gaan. De Europese richtlijn inzake bepaalde toegestane gebruikswijzen van verweesde werken uit 2012¹ en de omzetting ervan in Belgisch recht uit 2015² trachten hiervoor uitkomst te bieden.
Verweesde werken vind je terug in allerlei soorten collecties. Ze kunnen tekstueel van aard zijn: boeken, kranten, tijdschriften of andere geschriften. Daarnaast dekt de wet ook audiovisuele en cinematografische werken. Alhoewel ieder werk een ‘wees’ kan worden, stijgt de kans hoe ouder het werk is. Vanzelfsprekend lopen werken van lage commerciële waarde een hoog risico, samen met werken van amateurkunstenaars en artiesten die onder een pseudoniem werken.
Een marginaal fenomeen?
In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, zijn verweesde werken allesbehalve een marginaal fenomeen. Een Britse studie uit 2009 schat dat hun staal van 503 culturele instellingen 25 miljoen verweesde werken in bewaring hebben.³ Een andere studie schat voor Europa meer dan 3 miljoen verweesde boeken, tussen 129.000 en 225.000 verweesde films en 17 miljoen foto’s. Verder zouden 95 procent van alle kranten van voor 1912 verweesd zijn. Terwijl de collectie van de gemiddelde organisatie uit ongeveer 5 tot 10 procent uit verweesde werken zou bestaan, ligt dit voor archieven aanzienlijk hoger, nl. tussen 21 en 30 procent.⁴
Due diligence
Bibliotheken, onderwijsinstellingen, musea, archieven, erfgoedinstellingen en publieke omroeporganisaties mogen door de omzetting van de Europese richtlijn in de Belgische wetgeving voortaan voor ‘het algemeen nut’ verweesde werken uit hun collectie digitaliseren, beschikbaar stellen, indexeren, catalogiseren, preserveren en restaureren. Vooraf moeten ze wel zorgvuldig onderzoek (due diligence) doen naar de identificatie van de rechthebbenden en de documentatie m.b.t. dit onderzoek doorsturen naar een nationale autoriteit, die het op haar beurt aan de European Orphan Works Database doorstuurt.
Kosten
Een dergelijke diligent search is arbeidsintensief, en dus duur. Om de kosten te drukken, is het aangewezen om je diligent search in groepen uit te voeren. Daarnaast mag je werken die eerder al op Europees niveau verweesd verklaard zijn, meteen digitaliseren en zowel intra als extra muros publiek toegankelijk maken. Voor bepaalde werken is de kans zeer klein dat er ooit een rechthebbende zal opduiken. De nood aan due dilligence hangt dus in de praktijk sterk af van de aard, de leeftijd en het voorgehouden gebruik van het materiaal.
Rechthebbenden die constateren dat een van hun werken in de European Orphan Works Database is opgenomen, kunnen een verzoek indienen tot wijziging van de status van het desbetreffende verweesde werk. In dit geval krijgen de rechthebbenden retroactief een vergoeding op het gebruik van hun werk van de instelling in kwestie. De praktische modaliteiten (inning, verdeelsleutel, toezicht, tijdstip van uitbetaling) van deze vergoeding moeten nog vastgelegd worden in een Koninklijk Besluit.
