Kan een archiefinstelling archiefdiensten aanbieden aan architectenbureaus om het beheer en de ontsluiting van hun archieven op lange termijn te verzekeren? The archives @ the architects is een haalbaarheidsstudie die een antwoord wil formuleren op deze vraag. Het project is een initiatief van het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen (APA) in samenwerking met het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) en wordt ondersteund door de Vlaamse Overheid.
Met dit project wordt ingezet op een tendens die al langer speelt binnen het archieflandschap. Een archivaris wacht niet meer langer passief af tot een archief zijn richting uitkomt. Zeker archiefdiensten van overheden, bedrijven of andere organisaties grijpen steeds vaker als records managers actief in op de archiefvorming binnen hun organisatie.
Ook bij culturele archiefinstellingen vindt deze aanpak ingang. Zij kunnen interessante private archiefvormers proactief benaderen om hen te ondersteunen bij het archief- en documentbeheer. Idealiter resulteert dit in een verbeterde kennis over het archief, het opbouwen van een vertrouwensrelatie tussen archiefvormer en -instelling en een vlotte overdracht van een goed geordend archief. Gezien de korte levensduur van digitale objecten die stilaan de hoofdmoot beginnen te vormen van archieven, wordt deze aanpak zelfs nog belangrijker.
The archives @ the architects wil deze methode verder uitwerken en ook de haalbaarheid hiervan onderzoeken. Kan het APA optreden als een echte archiefconsultant voor architectenbureaus? Kunnen de voordelen voor de architecten objectief worden aangetoond, zodat men niet louter moet rekenen op de goodwill van architecten? En wegen de baten voor het APA wel op tegen de kosten? M.a.w. is er wel degelijk een win-win voor APA en architect?
Het project ging van start in februari van dit jaar. Er werd bekeken op welke manier het APA architectenbureaus concreet kan begeleiden, met een focus op het digitale archief. Vier bureaus werden geselecteerd als testcase. De begeleiding van deze bureaus is op dit moment volop aan de gang. In een volgende fase zal ook de impact van de werking op het APA worden geanalyseerd. Tot slot willen we nog onderzoeken of het APA kan samenwerken met andere verwante instellingen, die tevens instaan voor het verzamelen en beheren van architectuurerfgoed.
De resultaten van de haalbaarheidsstudie zullen breed worden gecommuniceerd. Er komt een eindrapport en een studiedag over het thema. De focus op architectuurarchieven verhindert immers niet dat de resultaten van toepassing zullen zijn voor de gehele culturele archiefsector. In afwachting kunnen tussentijdse resultaten worden geraadpleegd op http://www.cvaa.be/nl/artikel/project-the-archives-the-architects.