“Ik ben lid van de bibliotheek en ik neem mee: vijf dvd’s, twee romans, vier stripverhalen” — Simpel! Dankzij een bibliotheeksysteem dat achter de schermen alles bijhoudt: over welke films op dvd gaat het precies? Wanneer stuurt de bibliotheek de lener een mailtje om te laten weten dat ze moeten worden teruggebracht? Moet je iets betalen om een dvd mee te nemen?

Het bibliotheeksysteem houdt de ledenadministratie, de uitleningen, verlengingen en reservaties bij. Het zorgt ook dat de bibliotheek kan bestellen, exemplaren van het ene filiaal naar het andere kan verplaatsen. Het geeft inzicht in welke onderdelen van de collectie vaak uitgeleend worden, hoeveel leden uit een deelgemeente afkomstig zijn, hoe druk het op woensdagnamiddagen aan de balie is ... Kortom, het is het dagelijkse werkinstrument van de bibliotheek.

Vaak — voor 258 bibliotheken — is dat bibliotheeksysteem provinciaal georganiseerd, in een ‘PBS’ (Provinciaal BibliotheekSysteem). Soms gaat het over een lokaal systeem, voor zo’n 59 bibliotheken.

In Vlaanderen zijn er vijf leveranciers van bibliotheeksoftware actief. Met het Eengemaakt BibliotheekSysteem (dat we vanaf hier zullen afkorten tot EBS) willen we de verschillende bibliotheeksystemen vervangen door één modern, gemeenschappelijk systeem.

Een logische volgende stap

Cultuurconnect knoopt in bestaande projecten als Bibliotheekportalen (zoeken in de catalogus van je bibliotheek) en Mijn Bibliotheek (verlengen en reserveren in je bibliotheken) en sinds 2010 al deze provinciale en lokale bibliotheeksystemen aan elkaar. Sinds 2016 zit dat werk erop: alle implementaties van de Bibliotheekportalen-catalogus zijn afgerond, en ook de bibliotheken die in aanmerking komen om met Mijn Bibliotheek te werken, beschikken ondertussen over zo’n koppeling.

Er gaat veel tijd naar deze koppelingen en het ‘vertalen’ van gegevens uit het ene systeem naar het andere. Voor de Bibliotheekportalen-catalogus bijvoorbeeld, wordt elke lokale of provinciale catalogus dagelijks vergeleken met het Vlaamse centrale bibliografisch achtergrondbestand Open Vlacc en met elkaar, om zoveel mogelijk gemeenschappelijke beschrijvingen te kunnen tonen. Wat niet in Open Vlacc voorkomt, moet in de publiekscatalogus wel op een eenduidige manier worden beschreven. Dat betekent dat van elk systeem de gegevensstructuur gekend is en binnen Bibliotheekportalen wordt bijgehouden, bijvoorbeeld over hoe in elk systeem het materiaal ‘stripverhaal’ te herkennen valt. Elke nacht worden de gegevens die nieuw of gewijzigd zijn ten opzichte van gisteren opgehaald en vergeleken met Open Vlacc en met elkaar. Om na te gaan in de publiekscatalogus of een bepaald werk op dit moment beschikbaar is, wordt dan weer de verbinding gelegd met het lokale bibliotheeksysteem omdat dat over de exacte uitleeninformatie beschikt.

In Mijn Bibliotheek maken leners gebruik van één account, waarmee ze de leengegevens van meerdere bibliotheken waar ze lid zijn, online kunnen raadplegen. Mijn Bibliotheek legt met elk type bibliotheeksysteem een specifieke koppeling om gegevens uit te wisselen: checken of een bepaald persoon lid is van de bibliotheek, of een verlenging van een exemplaar doorgeven. Bibliotheekleden zijn trouwens in elk bibliotheeksysteem afzonderlijk geregistreerd, of zelfs in elke bibliotheek afzonderlijk.

Voor de lener bieden Mijn Bibliotheek en Bibliotheekportalen intussen een herkenbare online toegang naar De Bibliotheek. Voor Cultuurconnect en de provincies waren deze implementatiejaren een schitterende gelegenheid om samen te werken en veel expertise op te doen. Zo biedt Bibliotheekportalen bijvoorbeeld als ‘bijproduct’ een export om de gegevens van alle bibliotheekportalencatalogi met elkaar te vergelijken. Zo kunnen we beter inschatten waar unieke collecties voorkomen, welke dataverbeteringen er nog kunnen gebeuren, of waar overlap in de collecties zit. Bij Mijn Bibliotheek is de gegevensuitwisseling met elke variant van bibliotheeksysteem opgezet en zijn bijvoorbeeld de verschillen in reservatielogica tussen bibliotheken onderling in kaart gebracht. 

Tegelijkertijd stoten we op de grenzen van wat aan hoeveelheid koppelingen wenselijk is. Die koppelingen moeten immers allemaal onderhouden worden. Bij wijzigingen aan configuratie in één systeem, moet dit op verschillende plekken herhaald worden. Bovendien gaat innovatie moeizaam als functionaliteit in elk van de systemen apart moet worden ontwikkeld, en moet worden gekoppeld aan de laag erboven. Online betalen van boetes bijvoorbeeld zou handig zijn in Mijn Bibliotheek, maar dan zou elk van de vijf merken van bibliotheeksystemen online betalen moeten toestaan en zou er vijf keer moeten worden gekoppeld met Mijn Bibliotheek. We willen het onderhoud efficiënter en goedkoper en nieuwe innovaties gemakkelijker maken door het schaalvoordeel. Daarom bouwt Cultuurconnect samen met de bibliotheken, provincies en VGC aan een lastenboek voor een Eengemaakt BibliotheekSysteem (EBS).

Haalbaar

Om dit te realiseren, stelt Cultuurconnect twee projectteams samen met collega’s van Cultuurconnect en de provinciale bibliotheekteams (één juridisch, één technisch) en zet het een projectstructuur op met een stakeholdersgroep en een stuurgroep, divers samengesteld uit bibliotheken en provincies.

In juni 2014 bestellen Cultuurconnect (toen nog Bibnet), de vijf Vlaamse provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie (voor Brussel) samen een haalbaarheidsonderzoek naar de consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen tot een EBS voor Vlaanderen. Het idee voor een EBS en een verdere consolidatie van de bestaande versnippering, werd al in 2013 door de studie naar de Digitale Bibliotheek Systeemarchitectuur gelanceerd: “De systemen die vandaag stabiele en nietunieke bedrijfsprocessen ondersteunen (bijv. uitleen, lenersbeheer, …) dienen geconsolideerd te worden om de complexiteit van de systeemarchitectuur te verminderen en de kostenefficiëntie te maximaliseren”.

De haalbaarheidsstudie van 2014 resulteert in een gunstig advies en werkt een gedetailleerd scenario uit hoe de consolidatie verder vorm kan krijgen, op technisch, financieel en organisatorisch vlak: het nieuwe eengemaakte bibliotheeksysteem zal de stabiele, uniforme processen ondersteunen, zoals uitlenen, lenersadministratie en collectiebeheer en vult daarmee een randvoorwaarde in voor innovatie op andere terreinen. Het bibliotheeksysteem moet ‘open’ zijn om de noodzakelijke koppelingen met andere bestaande en te ontwikkelen modules van de digitale bibliotheekarchitectuur mogelijk te maken. We willen de leners met het EBS een betere dienstverlening aanbieden en bibliotheken de mogelijkheid geven om verder te innoveren.

Harmoniseren of uniformiseren?

Technisch gezien moet het mogelijk zijn dat gemeenten hun eigen beleid implementeren binnen het EBS.

Hoe beter het lukt om op Vlaams niveau de processen te harmoniseren, des te minder complex de realisatie en het beheer van een EBS zal zijn. Zo kan werken in één lenersbestand bijvoorbeeld het voordeel hebben dat de adresgegevens slechts op één plek geactualiseerd moeten worden. Ook voor het leggen van koppelingen naar andere systemen, kan het aangewezen zijn om de nodige aandacht te besteden aan de harmonisatie van werkprocessen.

Samenwerking tussen bibliotheken onderling, in allerlei vormen en gradaties, moet in een EBS beter haalbaar worden. Vandaag is ‘het systeem’ soms een hinderpaal voor samenwerking. Bibliotheken willen bijvoorbeeld samen een collectiebeleid voeren, of een gezamenlijke werking uitbouwen (de lener kan zo bijvoorbeeld een reservatie in een andere bibliotheeklocatie afhalen), maar dat is niet altijd eenvoudig om te configureren in het bibliotheeksysteem. We willen de samenwerking tussen bibliotheken in het EBS mogelijk maken en versterken.

Wat is er al gebeurd?

Tussen september 2015 en januari 2016 neemt het negenkoppig projectteam de tijd om met een DEMO-model (https://nl.wikipedia.org/wiki/DEMO) alle processen die in het bibliotheeksysteem plaatsvinden, in kaart te brengen. Er volgen werkbezoeken in 14 bibliotheken van allerlei pluimage om dit model af te toetsen en om meer in detail de (gewenste) functies van het bibliotheeksysteem te achterhalen. Dankzij het ontleden van de bibliotheekprocessen, kan het team de verschillen in implementatie tussen bibliotheken op een objectieve manier vergelijken.

Parallel daarmee in februari 2016 lopen gesprekken met potentiële leveranciers in de vorm van een ‘Request for Information’, begeleid door het juridische projectteam en advocatenkantoor Stibbe. De ‘Request for Information’ gaat naar de leveranciers die in de haalbaarheidsstudie worden aangehaald, en naar alle leveranciers op de Vlaamse markt. De meeste leveranciers gaan ook op het aanbod in om hun antwoorden op de gestelde vragen mondeling toe te lichten in een gesprek met het projectteam.

In de loop van april 2016 gaat het projectteam tijdens vijf workshops met bibliotheken na of de verzamelde lijst van functionaliteiten volledig is, en welke functies prioritair zijn. De workshops werden gewaardeerd door de ongeveer 100 aanwezigen. Enkele van de reacties van de deelnemers aan de workshops: “Er was ruimte voor discussie en aanpassing, goed!”, “Nuttige start over het systeem. Opvolging is wel nodig. Het deel over samenwerking vond ik minder nuttig omdat er nog weinig concreet was en er ook héél veel onbekende factoren zijn”, “Geestverruimend en enthousiasmerend”, “Te beperkt voor de scope van het project”, “Geslaagd”, “Speels en leerrijk”. “Mijn betrokkenheid en belangstelling voor het project is gegroeid”.

Een bredere groep van ongeveer 400 bibliotheekmedewerkers krijgt in mei en juni 2016 tijdens infosessies meer te horen over de stand van zaken. Tijdens de workshops en infosessies wordt ook afgetoetst welke gradaties van samenwerken bibliotheken en hun gemeenten nu of in de toekomst willen opzetten.

Najaarsplannen

Tijdens de zomer van 2016 volgt nog een ‘zomerenquête’ bij de bibliotheken. Het projectteam wil daarmee de ontbrekende puzzelstukken vinden in verband met lokale koppelingen die het bibliotheeksysteem legt. Veel bibliotheken hebben bijvoorbeeld een zelfuitleenbalie of een betaalautomaat die informatie overneemt of wegschrijft in het bibliotheeksysteem. Ook andere verbanden, bijvoorbeeld met lokale bestel-, financiële of collectiemanagementsystemen wil het projectteam via de zomerenquête blootleggen.

Aangezien elke bibliotheek andere toestellen heeft met andere leveranciers, en de informatie-uitwisseling tussen het bibliotheeksysteem en de gekoppelde systemen niet overal standaard is, plant het team in september 2016 een bijeenkomst met de leveranciers van gekoppelde systemen die op de Vlaamse markt actief zijn. De bedoeling is om hen te informeren over het project EBS, en van hen nodige input te krijgen om een goede werking van alle gekoppelde bibliotheekinfrastructuur in het EBS te kunnen garanderen. Het gaat dan onder andere over de mogelijke protocollen informatie tussen het bibliotheeksysteem en de fysieke infrastructuur uit te wisselen. De leveranciers van betaalautomaten en zelfuitleenbalies vragen we naar hun visie over de functionaliteit die in het bibliotheeksysteem zeker voorzien moet zijn om de gekoppelde infrastructuur zijn werk te laten doen. Het ook van belang om van de leveranciers van de bibliotheekinfrastructuur een inschatting te krijgen over de voorbereidingstijd voor een migratie naar het EBS, en bij hen te peilen naar ideeën over mogelijke fasering tijdens de migratie.

In de loop van de zomer zet het projectteam ook de lijst van functionele vereisten voor lenersbeheer, circulatie en inventarisbeheer op punt. Zoals beloofd tijdens de infosessies kunnen bibliotheken die feedback willen geven, deze lijst opvragen bij het projectteam. Die lijst geeft weer wat het nieuwe bibliotheeksysteem zou moeten kunnen, en is samengesteld uit alle mogelijke functies waar tijdens werkbezoeken of workshops op gewezen werd. De fundamentele keuzes in de opbouw van het bibliotheeksysteem die als basisvoorwaarde aan deze functionele vereisten voorafgaan, zullen we in het lastenboek opnemen.

Daarnaast roept het EBS vragen op over catalografie. Want in hoeverre betekent één systeem ook één manier van invoeren? We kunnen via het EBS zicht hebben op de precieze collectie van de bibliotheken, wat betekent dit dan voor Open Vlacc? En gebeurt de invoer dan in Open Vlacc, of in het EBS? Is er dan één set van indexen? Wie zal er catalogiseren? De ingeslagen weg bepaalt uiteraard ook mee de functies die het nieuwe bibliotheeksysteem zal moeten ondersteunen. Cultuurconnect en het projectteam voor het EBS wil hierover graag debatteren met de betrokken catalografen, de Open Vlacc invoerders en geïnteresseerde catalografen uit de verschillende provincies. Daarom volgt er eind september ook een specifieke workshop over catalografie.

Het team omschrijft ook de niet-functionele vereisten verder. Want behalve aan wat het systeem moet ‘kunnen’ om te zorgen dat bibliotheken hun dagelijks werk kunnen uitoefenen, hechten we bij de opmaak van het lastenboek ook veel belang aan hoe het systeem technisch in elkaar zit (hoe ‘open’ is het, wat is aanpasbaar, hoe zit het qua beveiliging in elkaar), en wat we van het systeem verwachten wat betreft de user experience (hoe handig en vlot werkt het systeem aan de bibliotheekbalie, hoeveel in de software wijst zichzelf uit, waarvoor is opleiding nodig?).

Tegelijkertijd verzamelt het projectteam alle mogelijke input over de projectaanpak voor de implementatie en denken we na over hoe het project nadien in een onderhoudsmodus komt. De projectaanpak tijdens de implementatie is een vraag waarover we ons buigen door ook in het buitenland naar voorbeelden te zoeken. Hoe pakken gelijkaardige projecten in het buitenland dergelijke migratie naar één nationaal bibliotheeksysteem aan? Welke communicatiekanalen hanteren zij om te zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte blijven? Hoe organiseren zij inspraak bij de bibliotheken over de uitbouw van het systeem, tijdens de implementatie en daarna?

Bevoegdheidsoverdracht provincies

Cultuurconnect bereidt met de projectteams de gunning verder voor, ook al is bevoegdheidsoverdracht op vlak van de Provinciale BibliotheekSystemen naar Vlaanderen pas definitief op 1 januari 2018. De Vlaamse regering heeft op 26 juli 2016 de afslanking van de provincies definitief goedgekeurd. Ze heeft ook een akkoord over de over te hevelen persoonsgebonden bevoegdheden en de bijbehorende middelen van de provincies naar de lokale besturen en/of de Vlaamse overheid vanaf 1 januari 2018. Verschillende provinciale taken, die zijn verankerd in de decreten van de Vlaamse overheid, worden met financiële middelen en personeelsleden overgeheveld naar de Vlaamse overheid. Voor de uitvoering van deze taken zal een aantal provinciale medewerkers de diensten van de Vlaamse overheid versterken. Cultuurconnect krijgt de opdracht de continuïteit van de huidige provinciale bibliotheeksystemen te verzekeren totdat een eengemaakt systeem is uitgerold. Hoewel de bevoegdheidsoverdracht niet geldt voor de Vlaamse Gemeenschapscommissie die instaat voor het bibliotheeksysteem voor de Nederlandstalige bibliotheken in Brussel, neemt zij ook deel aan de voorbereidingen voor het EBS.

Op vraag van Vlaams minister van Cultuur Sven Gatz lopen er gesprekken tussen Cultuurconnect en de vijf provincies om de contracten voor hun Provinciale BibliotheekSystemen (PBS) ter voorbereiding van de bevoegdheidsoverdracht op 1 januari 2018 zo spoedig mogelijk over te dragen aan Cultuurconnect. Op die manier kan Cultuurconnect met de betrokken leveranciers ook een duidelijke exitregeling voor de huidige PBScontracten onderhandelen vooraleer de aanbesteding van het EBS te starten.

Planning voor de aanbesteding

De planning voor aanbesteding van het EBS ziet er (onder voorbehoud) als volgt uit, rekening houdende met de juridische termijnen voor een Europese aanbesteding: de procedure start met een selectiefase eind oktober 2016. In de selectiefase kunnen leveranciers zich inschrijven en aantonen dat hun financiële draagkracht en technisch bekwaamheid voldoet aan de eisen van de opdrachtgever. Hun inschrijving wordt verwacht midden december. Eind januari 2017 beslist Cultuurconnect over een doorselectie van vijf kandidaten die begin februari het lastenboek krijgen en de vraag krijgen om een offerte in te dienen tegen begin april. De daaropvolgende weken volgen onderhandelingen met de beste leverancier(s) met de bedoeling te gunnen voor de zomervakantie van 2017. De pilootfase van het nieuwe eengemaakte bibliotheeksysteem start dus ten vroegste medio 2017.

Ondertussen kunnen er volgende stappen worden gezet naar eenmaking: de helpdesk voor het bibliotheeksysteem en voor Open Vlacc die nu door elke provincie en door Cultuurconnect apart wordt georganiseerd, zou al eerder op een meer gemeenschappelijke basis en binnen dezelfde helpdesksoftware kunnen worden beheerd. Dat zou betekenen dat samenwerken vlotter verloopt, er minder boodschappen heen en weer gaan, en de kennis over de bibliotheeksystemen maximaal ingezet wordt voor alle PBSbibliotheken in Vlaanderen.

Daarnaast wordt ook de overdracht voor de succesvolle bibliotheekwebsiteplatformen van de provincies Antwerpen, Limburg en Oost- en West-Vlaanderen voorbereid. Een vooronderzoek naar de voor- en nadelen van de verschillende platformen en de gewenste functionaliteiten wordt afgerond in september, waarna de voorbereiding voor een ‘eengemaakt websiteplatform’ kan starten. Dat websiteplatform zal de bibliotheken de mogelijkheid bieden om de Bibliotheekportalencatalogus en Mijn Bibliotheek beter te integreren in een bibliotheekwebsite, en tegemoet te komen aan meer mobiele en gepersonaliseerde gebruikersnoden.

Kosten

Jammer genoeg is het op dit moment onmogelijk om precies te laten weten aan de bibliotheken en de steden en gemeenten wat het EBS hen zal kosten. De omvang van de onderhoudskosten en het bijhorende financieringsmodel kan Cultuurconnect pas bepalen wanneer er zicht is op offertes voor het EBS en precies zicht is op de provinciale middelen die hiervoor zullen worden overgeheveld.

> Meer informatie? Wie mee op de hoogte wil zijn over hoe het Eengemaakt BibliotheekSysteem verder vordert, kan zich inschrijven op de projectnieuwsbrief, via http://www.cultuurconnect.be/diensten/eengemaakt-bibliotheeksysteem. Daar staat ook meer informatie over het project, onder andere de samenstelling van de projectorganisatie, het model voor de werkprocessen van de bibliotheek, en de tekst van de haalbaarheidsstudie.