Studiezalen zijn uit. Archiefgebruikers willen de dag van vandaag op de eerste plaats zo veel mogelijk informatie online kunnen opzoeken. De Nederlanders hebben dat goed begrepen. Archiefinstellingen bouwen hun website uit tot het belangrijkste publieksloket, waar men inventarissen en naamindexen kan doorzoeken, foto's en films kan bekijken en een digitale kopie van documenten kan aanvragen. Vlaanderen lijkt op dit vlak achter te blijven. Vooral voor de vele kleinere archiefinstellingen valt de investering in commerciële archiefbeschrijvingssoftware te duur uit. Bieden opensourcetoepassingen een goed alternatief?

Met een iets verschillende timing experimenteerden zowel de archiefdienst van het Vlaams Instituut voor het Onroerend Erfgoed (VIOE) als het Stadsarchief Turnhout met het pakket ICA-AtoM, een initiatief van de Internationale Archiefraad (ICA).

Access to Memory

In juli 2008 lanceerde de ICA de 1.0 bètaversie van de in zijn opdracht ontwikkelde opensourcesoftware voor de beschrijving van archieven, ICA-AtoM (Access to Memory). Twee jaar lang was er onder leiding van de Nederlandse Archiefschool gewerkt aan verschillende prototypes die archiefinstellingen met weinig middelen in staat moeten stellen hun archieven te beschrijven in de archiefstandaarden ISAD(G), ISAAR, later uitgebreid met ISDIAH en ISDF. Drijvende krachten achter het project waren Peter Horsman van de Archiefschool en Peter Van Garderen, archivaris en oprichter van het softwarebedrijf Artefactual Systems. Naast de Nederlandse Archiefschool zorgden uiteenlopende organisaties als de Unesco, de World Bank Archives, de Direction des Archives de France en de United Arab Emirates Centre for Documentation and Research voor financiële ondersteuning.

Vanaf november 2008 werd de bètaversie uitgebreid getest door een groep van 28 archiefinstellingen van over heel de wereld, aangevuld met feedback via de online discussiegroep. Nieuwe bètaversies werden in snel tempo uitgebracht in de loop van 2009. Toch was het even wachten op de eerste stabiele versie (1.1), oorspronkelijk voorzien voor november van dat jaar. De release werd uitgesteld tot het voorjaar van 2010 en kwam er uiteindelijk in november, onder meer door de bijkomende eisen die de stuurgroep van ICA had gesteld.

ICA-AtoM is een open source en meertalige toepassing die gratis kan worden gedownload op de website van het project. Het omvat een website met achterliggende databank (MySQL, maar ook andere zijn mogelijk) en het veel gebruikte PHP als programmeertaal. De software laat toe om archieven en archiefvormers maar ook archiefinstellingen en functies volgens de ICA-standaarden te beschrijven, aan elkaar te linken en online te presenteren. Interessant daarbij is dat omzetting mogelijk is naar en van andere standaarden: Encoded Archival Description (EAD), Encoded Archival Context (EAC), Dublin Core en Metadata Object Description Schema (MODS). EAD en EAC zijn respectievelijk compatibel met ISAD(G) en ISAAR(CPF). Bijkomend biedt ICA-AtoM ook de mogelijkheid om thesaurussen te importeren of samen te stellen, digitale objecten zoals foto’s en films toe te voegen en verwijzingen te maken naar de precieze locatie in het archiefdepot. Voor intern gebruik kunnen door de beheerder gebruikersgroepen worden gedefinieerd, elk met hun eigen permissies. Standaard zijn al een aantal vaste ‘rollen’ voorzien. Ten slotte kunnen alle benamingen van onderdelen van de user interface worden gewijzigd of vertaald. Instellingen die het pakket gebruiken, kunnen voor ondersteuning terecht bij de online discussiegroep en de online handleiding, die regelmatig wordt bijgewerkt.

Het idealisme van de ontwikkelaars, de ondersteuning van een brede en actieve gebruikersgroep en de relatief lage instapdrempel, hebben het archief van het VIOE en het Stadsarchief Turnhout overtuigd om de software te gaan gebruiken. Deze ervaringen hebben voornamelijk betrekking op de bètaversies die de actuele 1.1 vooraf zijn gegaan.

Het VIOE-archief

Het VIOE-archief staat in voor het beheer van het (semi-) dynamisch archief van het VIOE, één van de vier wetenschappelijke instellingen van de Vlaamse Overheid. Daarnaast beheert het archief ook het omvangrijke, statisch archief van de verschillende rechtsvoorgangers van het VIOE en enkele geschonken archieven van privépersonen, waaronder het archief van Renaat Braem.

De door het VIOE beheerde archieven zijn relatief jong (19e-20e eeuw) en zeer gevarieerd. Ze bevatten tienduizenden tekeningen, kaarten en foto’s van ‘onroerend erfgoed’ — waardevol bouwkundig erfgoed, historische landschappen, werkfoto’s van archeologische opgravingen en opnames van archeologische voorwerpen. Dit beeldmateriaal maakt deel uit van ettelijke honderden meters dossierarchief, waarop de hervormingen van de Belgische en Vlaamse overheidsdiensten hun sporen hebben nagelaten.

Het VIOE-archief vertoont wat gelijkenissen met de culturele thema-archieven die de afgelopen decennia in het Vlaamse archieflandschap zijn ontstaan (CVAa, AMVC Letterenhuis enz.) maar is door zijn sterke verwevenheid met het onderzoek en de werking van de administratie nooit doorgegroeid tot een autonome bewaarinstelling. De archieven worden momenteel vooral geraadpleegd door beheerders en onderzoekers van het onroerend erfgoed (bouw- en landschapshistorici, archeologen, architectenbureaus en studenten) en zijn enkel toegankelijk na afspraak.

Renaat Braemjaar als katalysator

Naar aanleiding van de publicatie van Braems oeuvrecatalogus, de tentoonstelling in deSingel en de talrijke evenementen in het kader van het Braemjaar (2010), zocht het VIOE-archief een weg om het publiek kennis te laten maken met het archief dat de gevierde architect in 1999 aan het VIOE had geschonken. In de woonst van de architect lagen immers nog duizenden tekeningen en meer dan 120 bouwdossiers. Andere dossiers had hij eerder overgedragen aan de Archives d’Architecture Moderne in Brussel. Na de grondige studie van het archief door collega Jo Braeken, startte Marijke Michiels eind 2008 met de opmaak van een archiefinventaris. Om die zo breed mogelijk toegankelijk te maken, was een papieren inventaris niet meteen de beste keuze.

Een zoektocht naar geschikte archiefsoftware

Toen het VIOE in 2008 van start ging met de voorbereiding van de beschrijving van het Renaat Braemarchief bleek dat de accessdatabank, die tot dan gebruikt werd, zich niet leende tot de beschrijving van een hiërarchische archiefstructuur. Er was ook geen instrument om het archief op een eenvoudige manier aan een geïnteresseerd publiek te presenteren.

Nadat met een aantal commerciële archiefpakketten kennis werd gemaakt, stelde het VIOE criteria op waaraan nieuwe archiefsoftware moest voldoen. De beperkte budgettaire ruimte was een belangrijk uitgangspunt. De software mocht het archief evenmin isoleren van andere toepassingen die binnen het VIOE worden gebruikt. Aangezien archieven gedeeld worden met andere instellingen, dienden de beschrijvingen vlot uitwisselbaar te zijn. Voor technische ondersteuning kon het archief gelukkig beroep doen op de gespecialiseerde kennis van het IT-team.

ICA-AtoM voldeed perfect aan wat het VIOE van archiefsoftware verwachtte. Doordat alle archiefstandaarden gebruiksklaar in het pakket zaten, koste het bijzonder weinig moeite om met de eerste beschrijvingen te beginnen. Aangezien het VIOE-archief niet over een eigen budget beschikte, was de aankoop van een duur softwarepakket gewoon geen optie, maar wat vooral de doorslag gaf, was de mogelijkheid om beschrijvingen op elk niveau om te zetten naar EAD. Omgezet naar xml kunnen de archiefbeschrijvingen de komende jaren immers worden uitgewisseld met andere systemen binnen het VIOE zoals bijv. de inventaris van het onroerend erfgoed en de software voor de bibliotheek en het archeologisch depot.

Installeren en configureren

De druk om de archiefinventaris klaar te hebben tegen de start van het Braemjaar (begin oktober 2010) en het beperkt aantal beschikbare oplossingen die aan de criteria voldeden, leidde er toe dat in de zomer van 2009 beslist werd om ICA-AtoM een kans te geven. Het programma bestond echter nog maar in een bètaversie, waardoor op korte tijd telkens nieuwe versies dienden geïnstalleerd te worden, die soms nog aanzienlijke aanpassingen bevatten. Aangezien het VIOE voor andere toepassingen reeds beschikte over een bestaande serverinfrastructuur, kon het programma snel geïnstalleerd en uitgetest worden.

De beslissing om relatief vroeg met het pakket te gaan werken, gaf het archiefteam wat meer tijd om de beschrijvingen te maken, maar vereiste bijzondere alertheid van het IT-team. Wijzigingen aan de structuur van de databank dienden nauwkeurig te worden opgevolgd, zodat er geen gegevensverlies zou optreden.

Aan de slag

In het najaar van 2009 kon het VIOE starten met de eerste beschrijvingen. Het archiefschema dat was opgesteld op basis van Handleiding architectuurarchieven: inventarisatie van het CVAa/VAi, werd in ICA-AtoM ingevoerd om het systeem te verkennen. Omdat de archiefstandaarden ISAD(G), ISAAR-CPF en ISDIAH (nog niet ISDF) op een herkenbare manier in het pakket verwerkt zaten, kon er vrij snel overgaan worden tot de beschrijving van het archief, de reeksen, bestanddelen en stukken.

Nadat enkele beschrijvingen waren ingevoerd, bleek dat de bestanddelen niet goed werden gesorteerd. Omdat de rubrieken geen referentienummer hadden, sorteerde het programma op titel en kwamen bestanddelen door elkaar te staan. Door de rubrieken een cijfercode mee te geven in de titel werd dit opgevangen. Een ander minpunt was dat de volledige boomstructuur van het archief in een smalle kolom aan de rechterkant werd geperst, zodat een groot deel van de tekst nauwelijks leesbaar bleek. Door de weergave van het archiefniveau (bestanddeel, reeks) in de programmacode te schrappen en kortere titels te gebruiken, werd dit opgelost. Dit is echter een toegeving op het vlak van de correcte beschrijvingspraktijk. ICA-AtoM maakt het mogelijk om archiefvormers en namen van personen die in de stukken worden vermeld, te beschrijven in de ISAAR-standaard. Deze lijst kan door bezoekers worden doorzocht en automatisch of op datum van invoer worden gesorteerd. Bezoekers kunnen ook zelf zoeken op een persoonsnaam.

Bij het online plaatsen van het Braemarchief, hebben we ook extra aandacht besteed aan de presentatie van de beschrijvingen en de stukken. De look-and-feel van ICA-AtoM werd afgestemd op de huisstijl van de VIOE-website en voor 88 projecten werd een ingescande tekening of een digitale foto opgeladen. Hierdoor konden ook de mogelijkheden van het programma uitgetest worden om ‘digitale objecten’ op te laden. Per archiefbeschrijving is het mogelijk om één object (document, beeld, audio- of videofragment) op te laden. Het aantal beelden dat maximaal kan worden opgeladen wordt enkel beperkt door de capaciteit van de servers en de snelheid van de netwerkverbinding.

De volgende jaren wil het VIOE-archief zeker op de ingeslagen weg verdergaan en de mogelijkheden van de nieuwe versies verder testen op het digitaal archief.

Stadsarchief Turnhout

Het Stadsarchief Turnhout vormt samen met de drie stedelijke musea de stedelijke dienst TRAM 41. Dit letterwoord staat voor Turnhoutse Route Archief en Musea, waarbij “41” verwijst naar de vroegere stoomtramlijn die het afgelegen Turnhout met de buitenwereld verbond. Een coördinator en een centrale stafdienst, waaronder een medewerker behoud en beheer, staan in voor de algemene werking, wat uiteraard belangrijke schaalvoordelen oplevert. Het Stadsarchief, gevestigd in het stadhuis, beheert de archieven van het stadsbestuur, maar ook van het OCMW, een aantal kerkelijke instellingen en lokale, vooral culturele, verenigingen en organisaties. Daarnaast bewaart het een belangrijke collectie Campiniana, in 1938 geschonken door de Geschieden Oudheidkundige Kring Taxandria en verder uitgebreid door de opeenvolgende archivarissen. Naast een omvangrijke bibliotheek gaat het om een grote verzameling bidprentjes, foto’s, prentbriefkaarten, kaarten en gravures.

Nood aan een goed archiefbeschrijvingssysteem

Hoewel het Stadsarchief een zeer rijke, historische collectie onder zijn hoede heeft – het oudste stuk dateert uit 1262 – bleek bij de aanstelling van een nieuwe archivaris in het najaar van 2009 dat er buiten de wetenschappelijke bibliotheek amper iets ontsloten was. Bezoekers gebruikten nog steeds het overzicht dat P. J. Heuvelmans, eerste klerk en later stadssecretaris, in 1837 en 1838 had gemaakt van alle registers bewaard in de ‘Geheyme kamer’ van het toenmalige stadhuis. Wel waren er verschillende pogingen geweest om het archief aan de hand van steekkaarten te beschrijven, maar die projecten waren nooit afgewerkt. In 2010 werd dan ook, met de hulp van medewerkers en vrijwilligers, werk gemaakt van een plaatsingslijst.

Tegelijkertijd startte de zoektocht naar een goede beschrijvingssoftware. Het ontbreken van inventarissen en toegangen was een serieuze handicap maar het bood de kans met iets nieuws te beginnen. Het was voor iedereen duidelijk dat steekkaarten en inventarissen aangemaakt met een tekstverwerker niet langer voldeden: een beschrijvingssysteem moest rekening houden met de internationale archiefstandaarden, online toegankelijk zijn, voldoende zoekmogelijkheden bieden voor de gebruiker en over exportmogelijkheden beschikken zodat uitwisseling met andere systemen mogelijk was. Voor een extra motivatie zorgde vanaf midden 2010 het nieuwe Vlaamse Archiefdecreet, dat lokale besturen verplicht tot het opstellen en openbaar maken van inventarissen.

Welk software kwam hiervoor in aanmerking? ICA-AtoM trok vrijwel onmiddellijk de aandacht wegens de sterke nadruk die het legde op het gebruik van de archiefstandaarden, de ondersteuning die het kreeg van de ICA zelf, het feit dat het om een webapplicatie ging en de ingebouwde meertaligheid, zodat onmiddellijk in het Nederlands kon worden gewerkt. Bovendien was het open source en gratis, iets waarvoor de ICT-dienst warm te krijgen was.

Er werd ook gekeken naar Collective Access (CA), de opensourcesoftware die gebruikt werd voor de ‘erfgoedbank’ in aanbouw van Erfgoedcel Noorderkempen. Een ondersteuning van de archiefstandaarden is in dit pakket evenwel niet voorzien. Aanvankelijk leek het project ‘Make EAD’ (ProMEAD) van het Nationaal Archief en het bedrijf Pictura interessant voor onze doeleinden. Dit project vorderde echter te traag, de eerste bètaversie van een EAD XML editor uit juli 2009 werd niet gevolgd door nieuwe versies.

In maart 2010 installeerde de ICT-dienst versie 1.08 van ICA-AtoM, in juni volgde versie 1.09. Als test werden algemene archiefbeschrijvingen, een archiefschema voor het stedelijk archief van na 1796 en, tot op stukniveau, een aantal kleinere archiefreeksen ingevoerd. Het Stadsarchief nam contact op met de online discussiegroep en zocht naar andere gebruikers in Vlaanderen. Uit dit laatste bleek dat ICA-AtoM nog een nobele onbekende was. Om de applicatie grondig te testen, moest er ook een ‘moeilijk’ en nog niet beschreven archief worden ingevoerd.

Politiearchief als testcase

Delen van het afgesloten archief van de Turnhoutse gemeentepolitie lagen in 2010 verspreid op verschillende plaatsen in het archiefdepot en op de zolder van het stadhuis. Een inventaris ontbrak. Dat was jammer want de stukken bevatten een schat aan informatie over het dagelijkse leven in de stad, van 1830 tot de jaren 1950. In september 2010 startte Sam Van Clemen, historicus en vrijwilliger bij het Stadsarchief, met het ordenen en inventariseren in ICA-AtoM.

Al gauw werd duidelijk dat de overgang van eenvoudige tekstverwerker naar een databank gebaseerd op de internationale archiefstandaarden een grote stap betekende, niet alleen technisch maar ook voor de manier van beschrijven. Alle Vlaamse archivarissen kennen ISAD(G) maar weinigen passen hem strikt toe. Het invoeren in ICA-AtoM gebeurde dan ook met de handleidingen van de archiefstandaarden binnen handbereik. Nieuw was bijvoorbeeld dat bij elke beschrijving ook telkens het beschrijvingsniveau diende te worden ingevuld. Bij reeksen en subreeksen gaf dat het probleem dat ISAD(G) hiervoor een veel ruimere definitie bevat dan de Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen. En van ‘rubrieken’ en ‘afdelingen’, nodig om het archiefschema vorm te geven, geen spoor bij ISAD(G). Uiteindelijk is er intern afgesproken om het niveau ‘deelarchief’ te gebruiken voor ‘rubrieken’, zoals ISAD(G) ook voorschrijft, maar ‘reeksen’ te interpreteren op de strikte manier: formeel gelijksoortige archiefstukken.

Beperkingen van de huidige versie van ICA-AtoM waar een oplossing voor moest worden gevonden, waren de onmogelijkheid om beschrijvingen binnen hetzelfde niveau van plaats te verslepen, het veld ‘referentie’ dat door de software steeds als tekst wordt behandeld, de beperkte breedte van de boomstructuur en het ontbreken van de datering van de beschrijvingen in de boomstructuur, wat bij de inventarisatie van eenvormige reeksen onhandig was. Werden als positief ervaren: de feedback die de software bood bij het invullen van de velden, het snelle overzicht via de inklapbare boomstructuur en de mogelijkheid om met verschillende personen aan één archief te werken. Zo werden de beperkingen met betrekking tot vrije raadpleegbaarheid ingevoerd door de archivaris. Na een maand van uitproberen en afspraken maken, verliep de invoer van beschrijvingen efficiënt en snel. Het eindproduct kan voorlopig nog niet online worden geplaatst, maar kon wel vlot worden geëxporteerd als XML met EADstructuur en omgezet in een tekstdocument. Dat werd als pdf gepubliceerd op de website van het Stadsarchief. Met de ICT-dienst werd afgesproken om met versie 1.1 online te gaan tegen de zomer van 2011. Zo is er nog tijd om de nieuwste versie voort uit te testen en een volledig algemeen archievenoverzicht in te voeren.

De voordelen

Een archiefdienst die van start gaat met het opstellen van digitale inventarissen heeft met ICA-AtoM een instrument in handen waar men heel snel mee aan de slag kan: in het pakket zit een datamodel dat volledig steunt op de bestaande archiefstandaarden. Wie daarmee vertrouwd is, vindt heel snel zijn of haar weg terug in het programma. Het programma biedt archiefbezoekers een herkenbare omgeving door een directe link te voorzien met de archiefcontext: de hiërarchische archiefstructuur is voortdurend zichtbaar en er kan worden doorgeklikt naar archiefvormers, personen en plaatsen, in achterliggende thesaurussen of trefwoordenlijsten.

Er is een exportmogelijkheid voorzien naar EAD en EAC, en voor stukbeschrijvingen naar Dublin Core. Dit maakt dat de invoerder steeds zeker is van een kwaliteitsvol eindproduct. Wie met vragen zit, wordt snel en vriendelijk geholpen door een actieve en internationale gebruikersgroep. Het aanmaken van gebruikersprofielen is eenvoudig en laat een zekere differentiatie toe van ‘enkel invoeren’ tot ‘uitgebreide beheersrechten’. Op die manier kunnen archivarissen, archiefmedewerkers maar ook vrijwilligers vlot en veilig samenwerken.

Een archiefinstelling met beperkte middelen – en zo zijn er uiteraard veel – heeft voor geen geld een degelijk instrument in handen, waarvan de programmacode volledig openbaar is. De steun van de ICA is een garantie voor kwaliteit bij de ontwikkeling en hopelijk ook voor de ondersteuning op langere termijn.

De nadelen

ICA-AtoM is archiefbeschrijvings- en geen archiefbeheerssoftware. Hoewel het mogelijk is om tot op doosniveau aan te geven waar de stukken zich bevinden, is het programma niet gemaakt om andere archiefbewerkingen te registeren: uitlenen van stukken, het aanmaken van depoten overdrachtslijsten of rapportages. Er is momenteel ook nog geen koppeling met een eventuele infrastructuur voor digitale opslag (digitaal depot), hoewel er plannen zijn in die richting. Ook de mogelijkheid om inventarissen met een druk op de knop uit te printen ontbreekt voorlopig. De installatie van het pakket, de configuratie van de databank, het uitvoeren van migraties en back-ups, aanpassingen aan de gebruikersinterface zijn taken waarvoor je op zoek moet naar een professionele IT’er.

Zoeken in de databank is in de huidige versie slechts mogelijk via één zoekvenster. Daarin kan je weliswaar operators zoals ‘AND’ en ‘OR’ gebruiken, maar dat is allesbehalve gebruiksvriendelijk. Een zoekopdracht verfijnen, bijv. beperken tot slechts één archief, is niet mogelijk. De boomstructuur rechts op het scherm is een handig instrument, maar vertoont nog gebreken. Waar het pakket het bovendien moeilijk mee heeft, is het sorteren van de beschrijvingen in de boomstructuur, waardoor opeenvolgende bestanddelen niet altijd in de correcte volgorde worden weergegeven. Ook het verslepen van de onderdelen verloopt niet altijd even vlot. Door het toepassen van een eenvormige nummering kan dit worden opgevangen, maar ook dit kan gebruiksvriendelijker.

Grotere archieven, die jaren geleden reeds gestart zijn met de ontwikkeling van eigen archiefsystemen kunnen op dit moment moeilijk omschakelen naar ICA-AtoM aangezien het programma moeite heeft om grote EAD-bestanden te importeren. De grootste vraag blijft natuurlijk of de ICA de ontwikkeling van dit pakket zal blijven ondersteunen. Aangezien de huidige versie wordt aangeboden onder de GPL2-licentie, blijft het huidige pakket in elk geval gratis.

Wat brengt de toekomst?

Op 1 maart 2011 was er een vergadering van de ICA-AtoMstuurgroep in Parijs. Op de agenda stond de ontwikkeling van een langetermijnvisie op het vlak van financiering, de verdere technologische ontwikkelingen en een bespreking van een audit van het systeem door de Archives Nationales. De resultaten ervan waren op het moment van de publicatie van dit artikel nog niet bekend. Later dit jaar wordt ook nog een nieuwe release (1.2) verwacht. Meer informatie over de toekomstplannen is te vinden op de Qubit-website onder ‘Roadmap’.

Virtuele samenwerking in Vlaanderen?

Het grote voordeel van een webtoepassing en een flexibel gebruikersbeheer, is dat meerdere archieven samen kunnen werken aan één virtuele toegang op archieven die verspreid zitten over meerdere locaties. ICA-AtoM ondersteunt dit ook: archiefinstellingen worden beschreven op aparte fiches volgens ISDIAH en met één klik kunnen alle beschrijvingen die toebehoren aan dezelfde instelling worden opgeroepen. Een mooi werkend voorbeeld is ‘Memory BC. The British Columbia Archival Information Network’, waarbij maar liefst 183 erfgoedhouders uit de Canadese provincie British Columbia betrokken zijn. ICA-AtoM biedt soortgelijke mogelijkheden voor de vele kleine archiefinstellingen in Vlaanderen. Waarom niet knowhow en de kosten van hosting delen om op die manier een Vlaams archiefportaal uit te bouwen? Hier lijkt een rol weggelegd voor FARO of de VVBAD.

Besluit

Of ICA-AtoM een volwaardig gratis alternatief kan worden voor de commerciële archiefbeschrijvingspakketten zal afhangen van de verdere ontwikkeling van de software in de komende maanden en jaren. Anderzijds is het ook zo dat deze ontwikkelingen makkelijker en sneller zullen verlopen naarmate er meer archiefinstellingen en archivarissen bij betrokken worden, als testers, vertalers en leden van de discussiegroep. Het VIOE en het Stadsarchief Turnhout zien wel wat in de mogelijkheden van dit opensourceproject. Wie volgt?

> http://ica-atom.org
> http://archief.vioe.be