Dat de organisatie van Informatie aan Zee telkens weer een klein huzarenstuk is, mag je gerust weten. Achter de schermen wordt veel werk verzet. Wij lichten dan ook graag een tipje van de sluier voor je op en stellen je hier de werkgroep voor die het programma samenstelt.
De taken zijn naar goede gewoonte evenwichtig verdeeld, terwijl de praktische organisatie van Informatie aan Zee in handen is van het VVBAD-secretariaat, concentreert de werkgroep zich ten volle op de inhoudelijke uitwerking van het programma van Informatie aan Zee. Concreet betekent dit dat de leden van de werkgroep samen een kort maar intens traject afleggen, tijdens vier bijeenkomsten bepalen zij wat de volgende editie van Informatie aan Zee zal inhouden.
De werkgroep is verantwoordelijk voor het formuleren van een call for papers, die als oproep het werkveld wordt ingestuurd. Alle inzendingen worden minutieus beoordeeld: zijn de abstracts goed genoeg, is er sprake van enige overlapping, hoe kunnen we ze zinvol clusteren …? Daarnaast brengen de leden van de werkgroep ook zelf onderwerpen en sprekers aan die zij van belang vinden voor het programma.
In de werkgroep zetelen zowel nieuwelingen als mensen die het al eens meemaakten. David Coppoolse, van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, neemt voor het eerst deel. Hij formuleert al meteen een duidelijke doelstelling: “Informatie aan Zee moet bibliotheekmedewerkers inspireren tot het op een effectieve en efficiënte manier aanbieden van hun erfgoedcollecties aan een publiek van digital natives.” Hedwig Van Den Bossche van de Openbare Bibliotheek Gent, en An Labis van het Zilvermuseum willen in eerste instantie streven naar goede bijdragen vanuit hun sector. Dat wil ook Inge Van Nieuwerburgh van de Universiteitsbibliotheek Gent. Zij hoopt ook bij te leren “om uiteindelijk tot betere oplossingen te komen”. Ook ikzelf maak dit als hoofdredacteur en stafmedewerker voor de eerste keer mee. Ik ben dan ook enorm benieuwd hoe dit in zijn werk zal gaan.
Stijn Meersseman van de Arteveldehogeschool heeft het al eens eerder meegemaakt. Het is hem goed bevallen: “Mijn medewerking aan de editie van 2007 was een leerrijke en aangename ervaring. Toen er kandidaten gezocht werden voor Informatie aan Zee 2011 stelde ik mij met alle plezier terug kandidaat.” Voor Roeland Verhaert van het FelixArchief is het al de derde keer. Net zoals Stijn benadrukt hij het intersectorale karakter van Informatie. “Vooral de samenwerking en het slopen van de muren tussen de verschillende sectoren vind ik bijzonder boeiend.” VVBAD-coördinator Bruno Vermeeren is de ‘ancien’ in de werkgroep. “Het is voor mij de vijfde editie van Informatie die ik mee organiseer. Op het secretariaat is het hele team erbij betrokken en bij elke editie zijn er weer nieuwe kansen en nieuwe mogelijkheden waarop we kunnen inspelen. Als je zo enkele edities na elkaar mee organiseert, voel je echt hoe de sector evolueert.”
Zet een groep enthousiastelingen bij elkaar en er ontstaat haast vanzelf een ambitieuze sfeer. Dat geldt bij uitstek voor deze werkgroep Informatie aan Zee. Tijdens de eerste brainstormsessie over mogelijke thema’s lag de focus vaak op de gebruiker. In de call for papers wordt nu voor het eerst uitdrukkelijk gevraagd om op Informatie aan Zee ook te spreken over de wensen van de gebruikers. Of de werkgroep deze ambitie uiteindelijk kan waarmaken, kun je zelf beoordelen. Namelijk op 15 en 16 september 2011 in het Kursaal Oostende op Informatie aan Zee.