CEST: Roadmap naar kwaliteitsverbetering van digitaliseringsprojecten

META Nummer 2011 / 1

CEST: Roadmap naar kwaliteitsverbetering van digitaliseringsprojecten

Geschreven door Henk Vanstappen
Gepubliceerd op 01.02.2011

Eind 2010 werd het eindrapport van het project CEST gepubliceerd. CEST staat voor cultureel erfgoedstandaarden - toolbox, een project dat tot doel heeft de erfgoedinstellingen in Vlaanderen wegwijs te maken in het gebruik van standaarden bij het creëren, beheren en toegankelijk maken van digitale collecties. CEST wil hiermee de kennis over en het gebruik van standaarden promoten, vanuit de overtuiging dat dit noodzakelijk is om de kwaliteit van digitaliseringsprojecten te garanderen.¹ Maar loont dit nu echt de moeite? Iedereen kan toch gewoon scannen zonder veel technische kennis? "Het werkt toch ook zonder al die theorie?", hoor je vaak zeggen. Waarom dan al die standaarden?

Waarom standaarden?

Standaarden kunnen gedefinieerd worden als ‘een document met erkende afspraken, specificaties of criteria over een product, een dienst of een methode.’ Dat is een  erg brede definitie, maar standaarden komen dan ook in allerlei vormen voor. Ze worden op allerlei momenten in het proces van creatie en beheer van digitale beschrijvingen en objecten toegepast. In strikte zin betekent ‘digitalisering’ iets als het omzetten van data van een analoge naar een binaire representatie. Maar in de praktijk dekt de term het complete traject van creatie tot digitale opslag en het online toegankelijk maken. ‘Digitalisering’ is dus meer dan alleen het scannen of digitaal fotograferen van een object. Onder het begrip vallen onder andere ook het digitaal beschrijven van objecten of collecties en het beheren van gedigitaliseerde of born digital objecten.

Bibliotheken, archieven en musea hebben elk hun eigen traditionele standaarden voor het beschrijven van publicaties, objecten, archieven of audiovisuele bestanden.
Daarnaast bestaan er generieke standaarden, waarmee zowat elk object kan worden beschreven. Deze laatste winnen aan betekenis, omdat de toegang tot digitaal erfgoed steeds meer crossmediaal wordt. Waar vroeger organisaties al blij waren als hun OPAC ook écht online stond, wil men nu collectiegegevens op wisselende manieren met elkaar integreren, zodat voor eindgebruikers quasi à la carte zoekingangen kunnen worden gecreëerd. Zonder goede beschrijvings- en uitwisselingsstandaarden is dit onbegonnen werk.

Standaarden bewijzen ook steeds meer hun nut in het duurzaam opslaan van informatie. Zo biedt de OAIS-norm (Reference Model for an Open Archival Information System) een kader voor het inrichten van een informatiesysteem voor langetermijnopslag van digitale data.² Het hanteren van de juiste standaarden bij een digitaliseringsproject staat met andere woorden mee garant voor de kwaliteit van dat project.

CEST

Het ontbreekt vele erfgoedorganisaties nog aan een toegankelijk instrument om de weg te vinden tussen richtlijnen en standaarden. Op het web zijn een heleboel richtlijnen en wegwijzers te vinden, die meer verklaring geven bij de te maken keuzes. Maar hier wringt soms vaak het schoentje: door het overaanbod aan standaarden en bijbehorende richtlijnen ziet men vaak door de bomen het bos niet meer. Vooral bij kleinere organisaties is vaak onvoldoende expertise beschikbaar.  En ook al is het bewustzijn aanwezig dat standaarden van belang zijn, dan nog is het soms moeilijk om een keuze te maken tussen de soms tegenstrijdige aanbevelingen.

Ook de Vlaamse overheid ondervond een behoefte aan een instrument om projecten te toetsen en te evalueren. Zo bepaalt het Erfgoeddecreet dat “alle initiatieven met betrekking tot digitalisering gebeuren volgens de algemeen aanvaarde internationale en desgevallend door de Vlaamse regering opgelegde standaarden”. Tot dan toe was echter niet uitdrukkelijk vastgelegd aan welke standaarden deze initiatieven moeten beantwoorden. Daarom werd begin 2010 het project CEST
opgestart. Het agentschap Kunsten en Erfgoed gaf deze opdracht aan PACKED en eDAVID — twee organisaties met veel ervaring in het digitaliseren van cultureel erfgoed.

Ook wanneer men digitaliseert met een beperkt doel voor ogen, loont het de moeite standaarden te hanteren

De doelstelling van het project CEST is drieledig. Vooreerst wil CEST onderzoeken hoe het toepassen van standaarden gestimuleerd kan worden, nagaan wat de eventuele belemmeringen zijn en eventuele lacunes in de beschikbaarheid, bruikbaarheid en/of bekendheid van standaarden duiden. Bovendien wil CEST een aanzet geven tot het bepalen welke standaarden prioritair zijn bij de archivering, de ontsluiting en de uitwisseling van digitale archivalische, documentaire, audiovisuele en
museale objecten en objectrepresentaties.

Het uiteindelijke doel van het project is de kwaliteit van digitaliseringsprojecten in de erfgoedsector in Vlaanderen te verbeteren en de toegepast standaarden meer eenvormig te maken. Deze eenvormigheid is ook belangrijk om aanwezig te zijn in internationale initiatieven zoals Europeana.⁴ Zoals minister van Cultuur Joke Schauvliege op Cultuurforum 2020 aangaf, is het Vlaamse cultureel erfgoed ondervertegenwoordigd op Europeana. Vandaar ook haar expliciete steun aan het project CEST.⁵

CEST richt zich daarbij in de eerste plaats op collectiebeherende organisaties: bibliotheken en documentatiecentra (met de nadruk op erfgoedbibliotheken), archieven, musea en audiovisuele collecties. Ook buiten deze traditionele sectoren kan CEST zijn dienst bewijzen: heemkundige kringen, onderwijsinstellingen, documentatiecentra, privéarchieven of particulieren — kortom, iedereen die te maken heeft met erfgoed en digitalisering, behoort tot de doelgroep.

Www.projectcest.be

Het project CEST besteedt ruim aandacht aan het bereiken van een breed draagvlak over de richtlijnen. Door middel van diepte-interviews en expertmeetings wordt de erfgoedsector geconsulteerd over het huidige gebruik van standaarden en de behoeften in dit verband. Als publicatiekanaal werd gekozen voor een wiki: een applicatie of (web) toepassing, waarmee webdocumenten gezamenlijk kunnen worden bewerkt. CEST gebruikt hiervoor Mediawiki, dezelfde software waarop ook
Wikipedia draait.⁶

De wiki ondersteunt een dubbele doelstelling: enerzijds werd het opgezet als een website waarmee over het project CEST kan worden gecommuniceerd. Het bevat de resultaten van het onderzoek en de verslagen die in de loop van het project werden opgesteld. Maar de wiki is ook één van de eindproducten van dit project, in de vorm van een geheel van eisen en aanbevelingen met betrekking tot het digitaliseren van cultureel erfgoed. Die aanbevelingen zijn echter niet te nemen of te laten: de CEST-wiki is zo opgezet dat iedereen kan deelnemen aan de discussie over de relevantie, de bruikbaarheid en de noodzaak van de voorgestelde standaarden.

Casestudies en expertmeetings

Een belangrijk onderdeel van het onderzoek was een terreinverkenning waarbij op basis van diepte-interviews de digitaliseringspraktijk in Vlaanderen in kaart gebracht werd. Hiervoor werden gesprekken gevoerd met een vijftiental representatieve erfgoedorganisaties. Deze gesprekken leverden een globaal beeld op van de manier waarop erfgoed in Vlaanderen vandaag wordt gedigitaliseerd.

Tegenover deze analyse van de praktijk, werd de visie van een aantal experts gesteld. In een drietal expertmeetings werden de toegepaste standaarden doorgelicht en werd bepaald welke daarvan minimaal vereist zijn. Daarbij moest vaak een evenwicht worden gezocht tussen enerzijds de ideale situatie, waarbij state-of-the-artstandaarden worden toegepast en anderzijds de realiteit van wat praktisch haalbaar is.⁷

HET CEST-REGISTER EN DE USE CASES

Het CEST-register kan best beschouwd worden als een verzameling van erfgoedgerelateerde standaarden. Voor elke standaard werd een wiki-pagina gecreëerd. Afgezien van een korte omschrijving wordt doorverwezen naar websites met meer gedetailleerde informatie en naar de organisatie die de standaard beheert. Bij een aantal standaarden is ook al de commentaar van gebruikers te lezen.

CEST wil tegemoetkomen aan de onmiddellijke noden van de erfgoedorganisaties die digitaliseringsprojecten uitvoeren. Een systematische inventarisering in een register is hiervoor niet voldoende: CEST moet voorzien in een instrument dat aansluit bij de digitaliseringspraktijk zelf. Het moet aangeven welke standaarden in welke gevallen relevant, aangewezen of noodzakelijk zijn. Daarom werd ervoor gekozen de aanbevelingen in de vorm van scenario’s aan te brengen: de zogenaamde use cases.

Elke use case beschrijft voor een bepaald type collectie de belangrijkste stappen, met de daaraan verbonden aanbevelingen en eisen. Vaak heeft zo’n aanbeveling of eis betrekking op één of meerdere standaarden. In dat geval verwijst een link naar de detailpagina van de bedoelde standaard. Binnen elke use case worden richtlijnen aangegeven op twee niveaus:

  • ‘minimale eisen’: standaarden of andere eisen die gebruikt moeten worden om een minimaal kwaliteitsniveau te halen;
  • ‘aanbevelingen’: standaarden of andere eisen die de kwaliteit van een digitaliseringsproject aanzienlijk verbeteren.

Onderstaande use cases werden uitgeschreven:

  • een catalogus maken van een bibliotheekcollectie;
  • objecten registreren;
  • een archief inventariseren;
  • een deelcollectie registreren
  • (ontwerp);⁸
  • een (authority)lijst met namen van personen en organisaties samenstellen;
  • een collectie geografisch ontsluiten;
  • een fotocollectie digitaliseren;
  • tekstdocumenten digitaliseren en doorzoekbaar maken;
  • geluidsmateriaal digitaliseren;
  • video's digitaliseren;
  • digitale collecties duurzaam archiveren;
  • een collectie op een website publiceren;
  • collectiegegevens als open data beschikbaar stellen.

De inhoud van de use cases is zo veel mogelijk afgestemd op de concrete situatie in de Vlaamse erfgoedorganisaties, zoals die werd afgeleid uit de casestudies. De richtlijnen in de use cases zijn gebaseerd op een analyse van binnen- en buitenlandse publicaties en richtlijnen en aanbevelingen over het gebruik van digitaliseringsstandaarden. Ze werden vervolgens grondig geëvalueerd en bijgestuurd tijdens de expertmeetings. Via de wiki werden de richtlijnen daarna door nog meer erfgoedprofessionals becommentarieerd — een proces dat nu nog verder loopt.

De aanbevelingen en eisen zijn dus geen statisch gegeven: naargelang nieuwe inzichten en technologieën zich ontwikkelen, zullen de use cases worden herzien. Wanneer nieuwe behoeften worden gesignaleerd, kunnen ook use cases worden toegevoegd. Toch mag men ervan uitgaan dat met name de minimale eisen ook op langere termijn geldig zijn.

Comply or explain

Voor wie gelden deze richtlijnen nu eigenlijk? Op dit moment is CEST als voorstel geformuleerd. Het is aan de overheid om te bepalen hoe en in welke mate deze richtlijnen werkelijk afdwingbaar zullen zijn. In zekere zin is CEST echter de invulling van de hoger vermelde bepaling in het Erfgoeddecreet. Het agentschap Kunsten en Erfgoed gaf al te kennen de CEST-richtlijnen te zullen hanteren bij het toekennen van middelen voor digitaliseringsprojecten door Vlaamse erfgoedorganisaties.  Tegelijkertijd vertegenwoordigen deze richtlijnen de verzamelde expertise van binnen- en buitenlandse specialisten. Zoals we hoger al stelden, zorgt het opvolgen van de aanbevelingen mee voor de kwaliteit van een digitaliseringsproject en kunnen ze door iedereen worden toegepast.

Hoe kan CEST in de dagelijkse praktijk van erfgoedorganisaties ingezet worden? In het eenvoudigste geval wordt een digitaliseringsproject uitgevoerd dat exact overeenstemt met één van de use cases die op de wiki beschreven staan. In elk onderdeel van het project kan dan nagegaan worden of de minimale eisen gerespecteerd worden. Het is uiteraard aanbevolen om ook de (niet-dwingende) aanbevelingen zo veel mogelijk op te volgen.

In vele gevallen zal de praktijk te veel afwijken om een use case blindelings te volgen en van a tot z toe te passen. Dan nog bieden de CEST-richtlijnen waarschijnlijk voldoende bruikbare aanknopingspunten om een aantal standaarden te hanteren.

Kan men een bepaalde richtlijn echt niet toepassen? Het is altijd mogelijk dat er goede redenen zijn om toch af te wijken van eisen of aanbevelingen. In dat geval is het belangrijk om duidelijk aan te geven waarom er wordt afgeweken en om de alternatieve keuze te motiveren. Dit principe wordt het comply-or-explain-principe genoemd: ofwel worden de gestelde eisen gevolgd, ofwel wordt vooraf duidelijk
gemaakt waar en om welke reden men ervan afwijkt.

Leg vooraf vast welke standaarden gebruikt zullen worden en ook hoe ze toegepast worden

Het bovenstaande geldt niet alleen voor de acceptatie van een standaard zelf, maar eveneens voor de wijze waarop die wordt toegepast: de implementatie. Wanneer bijvoorbeeld een standaard metadataschema⁹ gevolgd wordt, betekent dit nog niet dat ook elk onderdeel van het schema moet worden ingevuld. Zo zijn bij het schema ISAD(G) een zestal elementen (‘velden’) verplicht en blijven de overige elementen optioneel. Het is aanbevolen om vooraf vast te leggen welke velden in het kader van een specifiek project gebruikt zullen worden. Of om het in meer algemene bewoordingen te formuleren: leg vooraf vast welke standaarden gebruikt zullen worden en ook hoe ze toegepast worden.

Participeer

Elk digitaliseringsproject is verschillend en de uitvoering ervan is steeds een leerproces. Het proces van keuze en implementatie van standaarden is een belangrijke en noodzakelijke investering in tijd. Het is dan ook prettig om de opgedane ervaring te kunnen delen met anderen. In welk project werd een standaard toegepast? Hoe werd die geïmplementeerd en wat was de motivatie hierbij? De antwoorden op deze vragen kunnen niet alleen voor de projectuitvoerders, maar ook voor andere erfgoedorganisaties interessant zijn. In het CEST-eindrapport werd daarom al voorgesteld om een projectendatabank op te stellen, waar digitaliseringsprojecten kunnen worden aangemeld, met vermelding van de gehanteerde standaarden.

Maar ook de CEST-wiki zelf is natuurlijk een platform bij uitstek om ervaringen mee te delen en uit te wisselen. Nu al vindt men er vragen en opmerkingen bij de geformuleerde richtlijnen en de besproken standaarden: wie heeft deze toegepast, in welke context en voor welk project? Wat zijn de voor- en nadelen? Zijn er betere alternatieven bekend?

De wiki is vrij toegankelijk: ook zonder registratie kan er worden deelgenomen aan het standaardendebat. Wie zelf een standaard wil aanbrengen, kan een nieuwe  pagina creëren. Net als bij andere wiki’s is het bewerken van tekst vrij eenvoudig. Met een aantal eenvoudige codes kunnen links en formattering toegevoegd worden. Wie hier tegenop ziet, kan zijn of haar reactie ook via e-mail bezorgen aan de beheerder van de wiki, die deze vervolgens op de website plaatst.

Besluit

Uit het bovenstaande zal al duidelijk zijn dat CEST een ‘werk in uitvoering’ is: de eerste richtlijnen zullen nog worden aangevuld met nieuwe, meer sectorspecifieke  use cases. Nieuwe technische ontwikkelingen moeten worden opgevolgd. Nieuwe behoeften moeten verder in kaart worden gebracht. Het project werd dan ook  opgezet als een roadmap naar het beter toepassen van standaarden in de erfgoedsector. Daarbij is de inbreng van de organisaties meer dan gewenst. Die participatie speelt ook in het voordeel van het erfgoedveld zelf: hoe beter CEST-richtlijnen aansluiten op de praktijk, hoe eenvoudiger ze op te volgen zijn.

> Het eindrapport is beschikbaar op de website van het project.

 

Voetnoten

¹ CEST (Cultureel ErfgoedStandaarden Toolbox) wordt uitgevoerd door PACKED vzw en eDAVID vzw in opdracht van het agentschap Kunsten en Erfgoed. Het project liep van februari tot september 2010.
² Voor details over de hier vermelde standaarden verwijzen we naar het CEST-register op http://www.projectcest.be.
³ PACKED vzw wil als expertisecentrum een centrale rol opnemen om in Vlaanderen de vorming van kennis, ervaring en deskundigheid omtrent digitalisering en digitale archivering te centraliseren, én de opgebouwde kennis, ervaring en deskundigheid te verspreiden (http://www.packed.be). Expertisecentrum DAVID vzw is een onderzoeks- en kenniscentrum inzake digitaal archiveren. Het onderzoeksdomein van eDAVID betreft digital born documenten met name die in de bedrijfsprocessen van de overheid of van ondernemingen een duurzame bewaring vragen en gedigitaliseerde documenten, foto’s, geluids- en beelddocumenten aanwezig in archieven, musea of bibliotheken e.a. (http://www.edavid.be).
http://www.europeana.eu
⁵ Toespraak van Joke Schauvliege, Maandag 7 juni 2010, Cultuurforum 2020 – Vooruit Gent (http://snipurl.com/cultuurforum2020)
http://www.mediawiki.org/
⁷ De verslagen van de interviews en de expertmeetings zijn gepubliceerd op de CEST-wiki. De gedetailleerde conclusies zijn ook te vinden in het CEST-eindrapport.
⁸ Deze use case zal verder uitgewerkt worden op basis van de resultaten van de Prisma werkgroep Collecties. Zie http://www.faronet.be/groepen/prisma-werkgroep-collecties.
⁹ Metadataschema: een standaard die bepaalt welke de beschrijvingselementen van een digitaal object zijn, zoals ISAD(G) voor archieven, of MARC21 voor bibliotheken of CDWA voor museale objecten.
¹⁰ Kort voor de publicatie van deze tekst werd met het agentschap Kunsten en Erfgoed overeengekomen dat het uitbouwen, beheren en modereren van CEST expliciet als taak wordt opgenomen in de beheersovereenkomst met PACKED.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be