Archieven moeten het erfgoed optimaal bewaren. Een goede leeszaalaccommodatie, voldoende apparatuur om alternatieve gegevensdragers te consulteren en enig aanvoelen van de noden van bezoekers, beperken slijtage en toevallige beschadiging van documenten. Een verantwoorde bezoekersadministratie, eenduidige archiefreglementen (ook voor intern gebruik) en preventiemaatregelen ontmoedigen diefstal en opzettelijke beschadiging. De resterende spanning tussen publieksvriendelijkheid en beveiliging wordt opgeheven door een goede communicatie.