Intern reglement

Intern reglement

Versie 18 maart 2021

Begrippen

  • Secties: Een sectie verenigt personen die actief zijn in hetzelfde activiteitsveld. De werking van een sectie is in principe van onbepaalde duur.
  • Commissies: Een commissie werkt sectieoverschrijdend. De werking van een commissie is in principe van onbepaalde duur.
  • Werkgroepen: Een werkgroep kan opgericht worden door een van de secties of het Bestuursorgaan van de VVBAD. Binnen een werkgroep werken leden rond een bepaald thema. Een werkgroep kan voor een lange of een korte periode opgericht worden.
  • Redactieraad: De redactieraad is verantwoordelijk voor de publicaties van de vereniging. De werking van de redactieraad is in principe van onbepaalde duur.
  • Projectgroepen: Een projectgroep is een overlegorgaan dat zich toespitst op het organiseren van specifieke projecten.

Leden : rechten en plichten

  • Het lidmaatschap van de vereniging valt samen met het kalenderjaar (van 1 januari tot 31 december).
  • Natuurlijke personen, rechtspersonen, organisaties of feitelijke verenigingen kunnen lid of toegetreden lid worden van de VVBAD.
  • De lidmaatschapsbijdrage werd voor het jaar 2021 als volgt vastgelegd :
  • Persoonlijk lidmaatschap
    • Deeltijds werkend, student, werkzoekende, gepensioneerde of voltijds werkzaam tot maximum niveau C €46.00
      Voltijds werkenden op niveau A of B €61.00
    • Steunend lid €100.00
    • Wonend in het buitenland €107.00
    • Digitaal lid (META enkel online) €46.00
  • Lid als organisatie
    • Maximaal 1 voltijds personeelslid €168.00
    • 2 tot 5 voltijdse personeelsleden €357.00
    • 6 tot 10 voltijdse personeelsleden €510.00
    • 11 tot 25 voltijdse personeelsleden €766.00
    • 26 tot 50 voltijdse personeelsleden €1276.00
    • 51 tot 100 voltijdse personeelsleden €1531.00
    • 101 of meer voltijdse personeelsleden €2297.00
    • Organisatie gevestigd in het buitenland €260.00
    • Toeleveringsbedrijf €521.00
    • Toeleveringsbedrijf, gesitueerd in het buitenland €562.00
  • De lidmaatschapsbijdrage dient te worden betaald in het eerste trimester van het werkjaar. Deze lidmaatschapsbijdrage is jaarlijks herzienbaar na evaluatie op het Bestuursorgaan, waarbij het maximaal bedrag werd vastgelegd op 15.000,00 euro.
  • Werkende leden die niet tijdig hun lidmaatschapsbijdrage betalen, kunnen het lidmaatschap ontnomen worden, door de Algemene Vergadering en dit met een 2/3 meerderheid.
  • Toegetreden leden die hun lidmaatschapsbijdrage niet voldoen in het eerste trimester, worden automatisch beschouwd als ontslagnemend.
  • Alle leden en toegetreden leden ontvangen het ledenblad en krijgen toegang tot de website.
  • Alle leden ontvangen het jaarverslag.
  • De coördinator van de vereniging kan, op eigen initiatief of op vraag van het Bestuursorgaan of op vraag van een werkgroep of commissie, de ledenfiches raadplegen voor statistische of kwalitatieve gegevens. Deze raadplegingen gebeuren geanonimiseerd.
  • De hoedanigheid van lid of toegetreden lid wordt verloren :
    • Door ontslag
    • Door overlijden of rechtsonbekwaamheid
    • Door uitsluiting op de wijze zoals bepaald in het WVV
    • Door het niet betalen van het lidgeld voor 31 maart van het lopende kalenderjaar

Bestuur

Algemene vergadering:

  • Er vindt minimaal één algemene vergadering per jaar plaats, in de eerste helft van het kalenderjaar.
  • Ieder stemgerechtigd lid kan deelnemen aan het statutaire deel van de vergadering
  • Ieder stemgerechtigd lid kan – indien hij of zij niet aanwezig kan zijn – één volmacht geven aan een ander lid. Ieder lid kan slechts één volmacht van een ander lid behartigen.
  • De uitnodiging met agenda en eventuele bijlagen wordt minstens 15 dagen voor de vergadering per post of via e-mail op het laatst gekende e-mailadres bezorgd aan alle leden.
  • Ieder stemgerechtigd lid kan agendapunten voorstellen. Dit gebeurt ten laatste 10 dagen vooraf, schriftelijk en beargumenteerd. Tijdens de vergadering zelf kunnen geen agendapunten toegevoegd worden.
  • Om geldige beslissingen te kunnen nemen – behoudens beslissingen waaromtrent het WVV een bijzondere meerderheid heeft voorzien – moeten minstens de helft van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
  • Indien de helft van de leden niet aanwezig of vertegenwoordigd is, worden de agendapunten verschoven naar de eerstvolgende (buitengewone) algemene vergadering, waarbij men ongeacht het aantal aanwezige leden tot behandeling van de agendapunten kan overgaan.
  • De beslissingen worden geldig goedgekeurd bij eenvoudige meerderheid van stemmen.
  • Nieuwe leden worden toegelaten tot de vereniging door de Algemene Vergadering, op voorstel van het Bestuursorgaan. Op de Algemene vergadering wordt jaarlijks gerapporteerd over deze evolutie.
  • De beslissingen van de Algemene Vergadering worden opgetekend in een verslag, dat wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Het verslag wordt goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering en wordt aan de leden van de Algemene Vergadering medegedeeld met de schriftelijke uitnodiging.
  • Het verslag wordt bewaard op de zetel van de vereniging en is ter inzage van de leden van de vereniging. Een samenvatting van het verslag verschijnt in één van de publicaties van de vereniging of op de website van de vereniging.

Bestuursorgaan:

  • Het Bestuursorgaan vergadert minstens vier keer per jaar, op uitnodiging van de voorzitter, of op vraag van 1/5 van de bestuurders.
  • De uitnodiging met agenda en eventuele bijlagen wordt minstens zeven dagen op voorhand via brief of via e-mail op het laatst gekende e-mailadres bezorgd.
  • De coördinator of de secretaris van de vereniging zorgt voor de verslaggeving van deze vergadering. Het verslag wordt goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering van het Bestuursorgaan en wordt aan bestuurders medegedeeld met de schriftelijke uitnodiging. De notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. De originele notulen van het Bestuursorgaan worden bijgehouden in het notulenboek.
  • Bestuurders worden verkozen door de leden en aangesteld op de algemene vergadering. Kandidaat-bestuurders dienen minimaal één jaar lid of toegetreden lid te zijn van de vereniging, alvorens zich kandidaat te kunnen stellen van het Bestuursorgaan.
  • Het mandaat van bestuurder heeft een termijn van vier jaar, waarbij de bestuurders onbeperkt herbenoembaar zijn.
  • Het Bestuursorgaan zal uit zijn bestuurders een voorzitter, een ondervoorzitter, een secretaris, een penningmeester en elke functie die voor de goede werking van de vereniging noodzakelijk is, kiezen.
  • Het Bestuursorgaan wordt voorgezeten door de voorzitter of de ondervoorzitter. Indien deze belet of afwezig zijn, wordt de vergadering voorgezeten door de oudste bestuurder in leeftijd.
  • Wanneer een verkozen bestuurder niet langer voldoet aan de voorwaarden voor het lidmaatschap, dan moet dit gemeld worden aan het Bestuursorgaan, die ad hoc bekijkt wat de gevolgen hiervan zijn (beëindiging van het bestuursmandaat, of een tijdelijke overbrugging die niet langer dan zes maanden mag duren).
  • Het Bestuursorgaan beslist bij gewone meerderheid van stemmen. Indien geen meerderheid wordt behaald, is het voorstel verworpen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of de stem van degene die hem vervangt doorslaggevend.

Dagelijks bestuur / coördinator:

  • Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester.
  • De vergaderfrequentie is afhankelijk van de werking en de noodzaak.
  • Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse werking onder toezicht van het Bestuursorgaan.
  • Het dagelijks bestuur bereidt ondermeer de vergaderingen voor en zorgt voor de uitvoering van het door het Bestuursorgaan genomen beslissingen.
  • De leden van het dagelijks bestuur kunnen als waarnemer de vergaderingen bijwonen van sectiebesturen, commissies, werkgroepen en redactieraden.
  • De coördinator leidt de dagelijkse werking en zorgt voor de afstemming tussen het secretariaat en het Bestuursorgaan. De coördinator heeft de algemene leiding over het personeel. De coördinator neemt deel aan de vergaderingen van het Bestuursorgaan en het dagelijks bestuur.

Tegenstrijdig belang

  1. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang heeft dat strijdig is met het belang van de vzw, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders voor dat het Bestuursorgaan een besluit neemt. Zijn verklaring en toelichting over de aard van dit strijdig belang moeten worden opgenomen in de notulen van de vergadering van het Bestuursorgaan die de beslissing moet nemen.
    Het is het Bestuursorgaan niet toegelaten deze beslissing te delegeren. Indien de meerderheid van de bestuurders een belangenconflict heeft, dan wordt de beslissing of verrichting voorgelegd aan de Algemene Vergadering. Indien deze de beslissing of verrichting goedkeurt, kan het Bestuursorgaan ze uitvoeren.
  2. De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
  3. Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang heeft dat strijdig is met het belang van de vzw, kan hij geen deel uitmaken van het dagelijks bestuur.

Financieel beheer

Alle bankrekeningen staan op naam van de vereniging. Er worden drie volmachtdragers aangeduid: de voorzitter, de penningmeester en de coördinator.

De penningmeester heeft controle op de boekhouding van de inkomsten en brengt jaarlijks verslag uit op de Algemene Vergadering.

De Bestuursleden die in opdracht van het Bestuursorgaan onkosten maken, kunnen deze terugvorderen van de vereniging.

Indien in opdracht van het Bestuursorgaan aankopen gebeuren, worden deze integraal door de vereniging terugbetaald, na voorlegging en goedkeuring van de factuur / aankoopbewijs.

Betalingen tot 5000,00 euro kunnen uitgevoerd worden op basis van één handtekening, met name van de coördinator van de vereniging.

Voor betalingen die de som van 5000,00 euro overtreffen zijn er steeds twee handtekeningen vereist, hetzij van de coördinator, de voorzitter of de penningmeester.

Verzekering bestuurdersaansprakelijkheid

De bestuurders van de vereniging zijn verzekerd door middel van een polis bestuurdersaansprakelijkheid, afgesloten bij AXA verzekeringen met polisnummer 730.208.715

Iedere bestuurder kan op zijn vraag een afschrift van de polis kosteloos bekomen.

Secties, commissies, werkgroepen, redactieraad en commissies

Secties, commissies, werkgroepen, redactieraad en projectgroepen worden geledingen van de VVBAD genoemd.

De werking van secties, commissies en redactieraad zijn in principe van onbepaalde duur.

De secties, commissies, redactieraad en projectgroepen beschikken, binnen de bevoegdheid toegekend door het Bestuursorgaan en binnen het kader van de vereniging over een interne autonomie.

Het Bestuursorgaan bepaalt de voorwaarden voor deelname aan en de regels voor de interne werking van een projectgroep. Een bijkomend lidgeld kan een voorwaarde zijn voor de deelname aan de projectgroepen.

Secties en commissies organiseren plenaire vergaderingen.

Alle werkende en toegetreden leden hebben spreekrecht.

De secties en commissies oriënteren het beleid, verkiezen de sectie- en commissiebesturen, stellen de redactieraad samen en zien toe op de werkgroepen.

De sectiebesturen, de commissiebesturen en de redactieraad bestaan uit minimum zeven leden en kunnen worden aangevuld met de leden van het dagelijks bestuur of een personeelslid van de VVBAD.

De leden van de sectie- en commissiebesturen en de redactieraad worden verkozen voor een mandaat van vier jaar. Deze mandaten zijn onbeperkt hernieuwbaar.

Het lidmaatschap van een sectie- of commissiebestuur, van een werkgroep of een redactieraad neemt automatisch een einde door drie opeenvolgende afwezigheden op de vergaderingen waarvan bij de voorzitter geen verontschuldiging werd ingediend voor de aanvang van de vergadering.

Alle besturen duiden onder hun leden een voorzitter, een secretaris en eventueel een ondervoorzitter aan.

Ieder lid of toegetreden lid dat zijn ledenbijdrage heeft betaald, kan zich voor een sectie- of commissiebestuur kandidaat stellen.

De sectie- en commissiebesturen, werkgroepen en redactieraad vergaderen op verzoek van de voorzitter of ten minste twee leden.

De voorzitter leidt de vergaderingen; in geval van verhindering wordt hij vervangen door de ondervoorzitter of het oudst in leeftijd aanwezige bestuurslid.

De secretarissen van de sectie- en commissiebesturen, de werkgroepen en de redactieraad stellen de verslagen van de vergaderingen op en coördineren de inhoudelijke werking en taken van hun respectievelijke sectie, commissie, werkgroep en redactie.

De secretarissen maken jaarlijks een verslag van de werking van de sectie, commissie, werkgroep of redactieraden over aan de coördinator.

De coördinator zal deze verslagen samenvoegen tot een algemeen jaarverslag van de VVBAD en dit ter goedkeuring voorleggen aan de Algemene Vergadering.

Werkgroepen worden opgericht en samengesteld door het Bestuursorgaan en door een sectie of commissie. Het Bestuursorgaan, het sectie- of commissiebestuur regelt hun werking.

Het coördinatieteam van de vereniging zorgt voor administratieve en technische ondersteuning van de werkgroepen en commissies, en verzorgt eventueel het verslag van de vergadering.

Bestemming archief

Bij ontbinding van de vereniging zal haar archief worden overgemaakt aan het AMVC – Letterenhuis of zijn opvolger.

Vertegenwoordiging en externe relaties

Het Bestuursorgaan duidt onder elkaar aan wie welke vertegenwoordigingen op zich neemt.

De betrokken bestuurder rapporteert geregeld over zijn of haar vertegenwoordigingsopdracht, en overlegt met het Bestuursorgaan over de standpunten die ingenomen worden.

De voorzitter van de vereniging is het officiële aanspreekpunt van de vereniging. De ondervoorzitter, de penningmeester en de coördinator assisteren bij deze opdracht.

Functiebeschrijvingen

Voorzitter:

  • Leidt de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan;
  • Stelt in samenspraak met de coördinator de agenda van de Algemene Vergadering en het Bestuursorgaan op;
  • Is het officiële spreekkanaal van de vereniging of delegeert deze opdracht;
  • Tekent alle officiële briefwisseling;
  • Heeft een financiële volmacht op de bankrekeningen.

Ondervoorzitter :

  • Staat de voorzitter bij in zijn/haar werking;
  • Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en heeft dan dezelfde bevoegdheden van de voorzitter die hij/zij vervangt.

Secretaris :

  • Staat in voor de administratieve ondersteuning van het bestuursorgaan;
  • Organiseert de voortgang en verslaggeving van bestuursactiviteiten.

Penningmeester :

  • Staat in voor het financieel beheer van de vereniging;
  • Controleert de begroting voorafgaand aan een bepaalde periode;
  • Presenteert financiële verslagen, zoals de jaarrekening;
  • Houdt toezicht op financiële transacties;
  • Heeft een financiële volmacht op de bankrekeningen.

Coördinator :

  • Leidt het coördinatieteam van de vereniging;
  • Zorgt voor afstemming tussen het coördinatieteam en het Bestuursorgaan van de vereniging.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be