English version

Algemene informatie

Wat: Informatie aan Zee is de grootste vakbeurs in de bibliotheek- en informatiesector in Vlaanderen. Een tweejaarlijks, interactief congres. Er is enerzijds een beursgedeelte, anderzijds een omvangrijk programma van presentaties, workshops, panels en productpresentaties.

Voor wie: Informatieprofessionals uit archieven, bibliotheken, documentatiecentra, bedrijven en overheidsdiensten

Wanneer:

• Exclusieve vooropening woensdag 18 oktober 2023 van 18u tot 22u
• Informatie aan Zee donderdag 19 oktober 2023 van 9u tot 17u30
• Informatie aan Zee vrijdag 20 oktober 2023 van 9u tot 17u30

Waar: Kursaal Oostende, Kursaal-Westhelling 12, 8400 Oostende. De Erehal en de Inkomhal worden gebruikt voor de catering en voor de beurs.

Bereikbaarheid: Het Kursaal Oostende ligt tussen de Zeedijk en het Monacoplein. Er is een ondergrondse betaalparking. De locatie is ook makkelijk te bereiken met het openbaar vervoer.

Opbouw: woensdag 18 oktober 2023 van 9u tot 16u30

Afbraak: vrijdag 20 oktober 2023 van 15u30 tot 18u

Promotie: We promoten Informatie aan Zee op grote schaal. Professionals worden uitgenodigd via vakbladen, ledenbladen, websites en discussielijsten.

Verzekering: De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor gebeurlijke beschadigingen, diefstallen of ongevallen. Het verdient aanbeveling zich hiertegen te verzekeren.

Algemene voorwaarden

Wie zijn/haar bedrijf/organisatie inschrijft voor Informatie aan Zee (hetzij als standhouder, hetzij als sponsor, hetzij als adverteerder) verklaart zich akkoord met de algemene voorwaarden.

1. Aanmelden en annuleren
   1. Alle aanvragen worden behandeld in de volgorde waarin ze op het VVBAD-secretariaat toekomen. De toekenning van de beursstanden gebeurt dus ook in deze volgorde.
   2. Uw inschrijving is pas definitief na het indienen van een volledig ingevuld aanmeldingsformulier en betaling van uw factuur.
   3. Annuleren kan uitsluitend per e-mail met leesbevestiging naar vvbad@vvbad.be.
   4. Bij annuleren van de beursstands worden kosten aangerekend:
      tot 18 mei: 50%
      tot 18 juli: 75%
      na 18 juli: 100%
   5. Bij annuleren van andere sponsormogelijkheden worden kosten aangerekend:
      tot 18 mei: 50%
      na 18 mei: 100%
2. Deelnemers en deelnemersbadges
   1. Het aantal personen dat gratis mag deelnemen is afhankelijk van de formule waarvoor u kiest.
   2. Extra deelnemers worden ingeschreven en betalen het voordeeltarief. Dit tarief wordt bekend gemaakt in mei 2023.
   3. Alle deelnemers op donderdag en vrijdag hebben een badge nodig (hetzij gratis, hetzij betalend), ook als zij enkel de beursvloer willen bezoeken. Mensen die op woensdag de stand opbouwen hebben geen badge nodig.
   4. Voor wijzigingen aan de uitgeschreven badges worden 20 euro administratiekosten aangerekend. Badges worden enkel geruild na ontvangst van de oorspronkelijke badge.
3. Opbouwen en ontruimen
   1. De opbouw vindt plaats op woensdag 18 oktober 2023. Tussen 9u en 16u30 kunt u uw stand opbouwen of materiaal laten leveren voor uw stand.
   2. Voor de opbouw op woensdag moet er geen inschrijvingsgeld betaald worden en hebben medewerkers dus ook geen badge nodig. Het aantal personen dat mee de stand opbouwt is onbeperkt.
   3. Het ontruimen van de beursruimte start op vrijdagnamiddag om 15u30 (na de laatste koffiepauze). Al het materiaal moet ten laatste om 18u opgehaald worden. Afbreken voor 15u30 op vrijdagnamiddag is niet toegelaten, in het belang van alle deelnemers en standhouders.
   4. Na vrijdagavond 18u is er geen bewaakte ruimte beschikbaar om materiaal achter te laten.
4. Bewaking en verzekering van het materiaal
   1. VVBAD kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van de gebruikte materialen. We raden u aan zich hiervoor te verzekeren.
   2. Tijdens de nachten van woensdag op donderdag en van donderdag op vrijdag wordt er bewaking voorzien in de beursruimte.
5. Lezingen en workshops
   1. Het aantal beschikbare momenten voor lezingen en workshops is beperkt en voorbehouden voor bedrijven of organisaties die een standruimte huren. Per bedrijf/organisatie kan er slechts één lezing of workshop gegeven worden.
   2. Lezingen en workshops worden enkel aangekondigd in het programmaoverzicht.
   3. Sprekers van lezingen of workshops krijgen geen onkostenvergoeding.
   4. Voor een lezing of workshop neemt er één deelnemer gratis deel, enkel op de dag waarop deze plaatsvindt. Extra sprekers worden ingeschreven en betalen het ledentarief (zie punt 2.2)
6. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank.

Op deze algemene voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit deze algemene voorwaarden worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtscolleges met zetel te Antwerpen.