De hierna volgende tekst is de Nederlandstalige versie van de Code of Ethics voor archivarissen, zoals die in september 1996 is aanvaard door de Internationale Archiefraad en gepubliceerd werd in International Council on Archives - Conseil International des Archives. Bulletin, 1997 (afl. 1), p. 23-25.

De Nederlandse vertaling is het resultaat van samenwerking tussen de VVBAD-sectie Archief en de KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland) en wordt tegelijk in Nederland en Vlaanderen verspreid. De tekst wordt ook opgenomen als 'Bijlage' bij het artikel van mevr. dr. J.A.M.Y Bos-Rops, Een beroepscode voor archivarissen: nodig of overbodig?, dat eerlang in Bibliotheek- & archiefgids verscheen.

Beroepscode voor archivarissen - Code of ethics - ICA

Inleiding

1. Een beroepscode voor archivarissen beoogt gedragsregels vast te stellen voor een goede uitoefening van het beroep van archivaris. De code dient om deze regels bij nieuwe leden van de beroepsgroep te introduceren, ervaren archivarissen te herinneren aan hun professionele verantwoordelijkheid en bij het publiek vertrouwen te wekken in het archiefvak.

2. Met de term archivaris worden in deze code al degenen aangeduid die verantwoordelijkheid dragen voor het toezicht op en het behouden, bewerken en beheren van archieven.

3. Instellingen die archivarissen in dienst hebben en archiefdiensten dienen aangemoedigd te worden om beleidslijnen te formuleren en werkwijzen te volgen die het toepassen van deze code vergemakkelijken.

4. De bedoeling van deze code is een kader te bieden als richtsnoer voor de leden van de beroepsgroep en niet om specifieke oplossingen te geven voor afzonderlijke problemen.

5. De grondbeginselen worden gevolgd door een commentaar; beginselen en commentaar vormen tezamen de beroepscode.

6. De werking van de code is afhankelijk van de bereidheid van archiefdiensten en beroepsverenigingen om deze toe te passen. Dat kan door middel van opleidingen en het vaststellen van procedures om in gevallen van twijfel richting te geven, om gedrag dat in-gaat tegen de beroepsethiek te onderzoeken en om, zo nodig, sancties toe te passen.

De beroepscode

1. Archivarissen dienen de integriteit van het archiefmateriaal te beschermen en zo te garanderen dat het betrouwbaar bewijsmateriaal van het verleden blijft.

De voornaamste taak van archivarissen bestaat uit het bewaren van de integriteit van de aan hun toevertrouwde archivalia. Bij het vervullen van deze taak dient te worden gelet op de legitieme, maar soms tegenstrijdige rechten en belangen van werkgevers, eigenaars, personen die in de stukken worden genoemd en voormalige, huidige en toekomstige gebruikers. De objectiviteit en de onpartijdigheid van archivarissen zijn een maatstaf voor hun vakbekwaamheid.
Zij dienen elke druk - van wie of waar dan ook - te weerstaan om bewijsmateriaal te manipuleren met de bedoeling feiten te verbergen of te verdraaien.

2. Archivarissen dienen het archiefmateriaal op hun waarde te schatten, te selecteren en te bewaren in zijn historische, wettelijke en administratieve context en, onder handhaving van het structuurbeginsel, de oorspronkelijke samenhang tussen de documenten te bewaren en zichtbaar te maken.

Archivarissen dienen te handelen volgens de algemeen aanvaarde archivistische principes en praktijk. Archivarissen dienen hun plichten en taken te vervullen overeenkomstig de principes van de archivistiek met betrekking tot de archiefvorming, de behandeling en de bestemming van dynamisch en semi-statisch archief - met inbegrip van elektronische en multimedia archieven - de selectie en de acquisitie tot permanente bewaring, de beveiliging, de bewaring en conservering en het ordenen, beschrijven, bekend en toegankelijk maken van het hun toevertrouwd archief. Archivarissen dienen de archiefbescheiden op een onpartijdige wijze te selecteren voor bewaring of vernietiging op basis van een grondige kennis van de eisen en van het acquisitiebeleid van de instelling waaraan zij verbonden zijn. Archivarissen moeten de voor bewaring geselecteerde archiefbescheiden zo spoedig als mogelijk is gelet op de beschikbare middelen, ordenen en beschrijven overeenkomstig archivistische principes (met name het structuur- en bestemmingsbeginsel) en aanvaarde normen. Archivarissen dienen archivalia te verwerven in overeenstemming met de doelstellingen en middelen van hun instelling. Zij zullen geen archief verwerven of aanvaarden wanneer dit de integriteit of het behoud van de documenten in gevaar zou brengen. Archivarissen dienen ertoe bij te dragen dat deze archiefbescheiden in de meest geëigende archiefbewaarplaats worden bewaard. Archivarissen dienen mee te werken aan de teruggave van afgedwaalde archieven.

3. Archivarissen dienen de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende hun bewerken, bewaring en gebruik.

Archivarissen dienen er voor te zorgen dat de archivistische waarde van archieven - met inbegrip van elektronische en multimedia archieven - bij selectie, ordening, beschrijving, bewaring en gebruik niet wordt geschaad. Steekproefsgewijze selectie zal altijd dienen te gebeuren aan de hand van zorgvuldig vastgestelde werkmethoden en criteria. Het vervangen van originele archiefbescheiden door andere gegevensdragers dient te gebeuren met inachtname van hun wettelijke, intrinsieke en informatieve waarde. De gebruiker dient ingelicht te worden wanneer niet-openbare archiefbescheiden tijdelijk uit een dossier zijn verwijderd.

4. Archivarissen dienen de blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal te waarborgen.

Selectie ter bewaring of ter vernietiging door archivarissen dient op de eerste plaats om een essentiële getuigenis te bewaren van de activiteiten van de persoon of instelling die het archief heeft gevormd of de documenten verzameld. Bij de selectie dient ook rekening te worden gehouden met veranderende onderzoeksbehoeften. Archivarissen dienen zich ervan bewust te zijn dat het verwerven van documenten van twijfelachtige herkomst, hoe interessant zij ook mogen zijn, illegale handel in de hand kan werken. Archivarissen dienen samen te werken met andere archivarissen en met opsporingsdiensten voor de aanhouding en vervolging van personen die verdacht worden van diefstal van archiefbescheiden.

5. Archivarissen dienen het omgaan met het archiefmateriaal te documenteren en in staat te zijn daarover rekenschap af te leggen.

Archivarissen dienen goede procedures gedurende de gehele levensloop van archieven te bepleiten en samen met de archiefvormers zich toe te leggen op nieuwe media en praktijken voor informatiebeheer. Archivarissen dienen zich niet alleen te bekommeren om het verwerven van bestaande archieven, maar er ook voor te zorgen dat huidige informatiebeheers- en archiefsystemen vanaf het begin procedures bevatten om documenten van waarde te bewaren. In onderhandelingen met voor overdracht verantwoordelijke personen of met archiefeigenaren, dienen archivarissen te streven naar eerlijke beslissingen met inachtneming van - indien van toepassing -: de bevoegdheid om archief over te dragen, te schenken of te verkopen, financiële regelingen, de planning van de bewerking, het auteursrecht en de voorwaarden voor openbaarheid. Zij dienen voortdurend aantekening te houden van alle aanwinsten, conserverings- en archiveringswerkzaamheden.

6. Archivarissen dienen een zo breed mogelijk gebruik van archieven te bevorderen en onpartijdig aan alle gebruikers dienst te verlenen.

Archivarissen dienen op alle archiefbestanden die hun zijn toevertrouwd de nodige algemene en specifieke toegangen te maken. Zij dienen een ieder onpartijdig advies te verstrekken en de beschikbare middelen aan te wenden om een evenwichtig pakket dienstverlening te verschaffen. Archivarissen zullen alle redelijke vragen over de door hen bewaarde archiefbestanden hoffelijk en bereidwillig beantwoorden. Zij zullen het optimale gebruik ervan aanmoedigen, rekening houdend met het beleid van de instelling, de goede bewaring van het archief, wettelijke bepalingen, de rechten van het individu en de afspraken met de schenkers. Beperkende bepalingen betreffende het raadplegen van de bestanden dienen aan eventuele geïnteresseerden te worden verklaard en rechtvaardig te worden toegepast. Archivarissen dienen onredelijke beperkingen van de openbaarheid en van het gebruik van archief te ontmoedigen. Zij mogen echter duidelijk omschreven beperkingen van bepaalde duur voorstellen of aanvaarden als een voorwaarde voor het verwerven van archief. Archivarissen dienen alle afspraken die bij de acquisitie werden gemaakt getrouw en onpartijdig na te komen en toe te passen. Bij veranderde omstandigheden dienen zij evenwel, in het belang van grotere openbaarheid, opnieuw over de voorwaarden voor raadpleging te onderhandelen.

7. Archivarissen dienen zowel de openbaarheid als de persoonlijke levenssfeer te respecteren en te handelen binnen de grenzen van de relevante wetgeving.

Archivarissen dienen er voor te zorgen dat vertrouwelijke gegevens over personen en instellingen, evenals die aangaande de nationale veiligheid, worden beschermd zonder dat informatie wordt vernietigd. Speciale aandacht dient hierbij geschonken aan elektronisch archief, waar actualisering en wissen een gebruikelijke praktijk zijn. Archivarissen dienen de persoonlijke levenssfeer van archiefvormers of van personen die in archiefbescheiden worden genoemd te respecteren. Dit geldt in het bijzonder ten aanzien van diegenen die geen zeggenschap hebben gehad in het gebruik of de bestemming van het materiaal.

8. Archivarissen dienen het speciale vertrouwen dat hen gegeven is aan te wenden in het algemeen belang en te vermijden dat zij hun positie gebruiken om zichzelf of anderen onbillijk te bevoordelen.

Archivarissen dienen zich te onthouden van iedere activiteit die hun professionele integriteit, objectiviteit en onpartijdigheid zou kunnen schaden. Archivarissen mogen noch financieel, noch anderszins persoonlijk voordeel behalen ten koste van instellingen, gebruikers of collega's. Archivarissen mogen zelf geen originele documenten verzamelen, noch voor zichzelf deel hebben aan handel in archiefbescheiden. Zij zullen activiteiten vermijden die bij het publiek een vermoeden van belangenverstrengeling zou kunnen wekken. Archivarissen mogen de archieven die in hun instelling worden bewaard voor eigen onderzoek en publicaties gebruiken, op voorwaarde dat dit gebeurt onder dezelfde voorwaarden als voor andere gebruikers. Archivarissen mogen informatie die zij hebben verkregen door de omgang met niet-openbare archiefbestanden niet bekendmaken noch gebruiken. Eigen onderzoek en publicaties mogen geen nadelige invloed hebben op de behoorlijke vervulling van de professionele of administratieve taken waarvoor zij zijn aangesteld. Bij gebruik van archiefbescheiden uit de eigen instelling mogen archivarissen onuitgegeven onderzoeksresultaten van andere onderzoekers niet gebruiken zonder vooraf de betreffende onderzoeker over hun bedoelingen te hebben ingelicht. Archivarissen mogen werk van vakgenoten, met inbegrip van studies gebaseerd op in hun instelling bewaarde bescheiden, recenseren en becommentariëren. Archivarissen kunnen niet toestaan dat personen vreemd aan hun beroep zich mengen in hun werk en beroepsverplichtingen.

9. Archivarissen dienen professionele deskundigheid na te streven door systematisch en voortdurend hun archivistische kennis bij te werken en anderen deelgenoot te maken van de resultaten van hun onderzoek en ervaring.

Archivarissen moeten er zich op toeleggen hun beroepskennis en deskundigheid te ontwikkelen en bij te dragen aan het geheel van deskundigheid van de beroepsgroep. Zij zullen er voor zorgen dat diegenen die zij bij hun opleiding of activiteiten begeleiden zodanig zijn toegerust dat ze hun taak op een vakbekwame wijze kunnen uitvoeren.

10. Archivarissen dienen het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met vakgenoten en met vertegenwoordigers van andere beroepsgroepen.

Archivarissen dienen vergroting van de samenwerking na te streven en conflicten met collega's te vermijden en moeilijkheden op te lossen met inachtneming van archivistische normen en van de beroepscode voor archivarissen. Archivarissen dienen op basis van wederzijds respect en begrip samen te werken met beoefenaars van aanverwante beroepen.