Werken aan de meerwaarde van de documentatiedienst

Werken aan de meerwaarde van de documentatiedienst

Op deze studiemiddag delen vier collega's hun ervaringen met het werken aan meerwaarde.

Datum donderdag 31 januari 2008
Locatie Zaal Rubens Toon op kaart
Organisator VVBAD

Steeds vaker wordt de bibliotheek of documentatiedienst door de directie in vraag gesteld. Nuttige informatiediensten die zonder problemen verlopen springen niet (meer) in het oog. De kosten voor abonnementen en personeel zijn vaak wel overduidelijk. Een webzoekmachine lijkt voor de directie een aanlokkelijk alternatief. Kortom, documentatiediensten lopen het risico dat de directie zich afvraagt wat deze afdeling eigenlijk voor de organisatie opbrengt.

Daarom organiseert de VVBAD regelmatig de interactieve workshop 'Wat is de meerwaarde van een documentatiedienst?', waarin de diverse opportuniteiten om de meerwaarde zichtbaar te maken aan bod komen. In aanvulling op deze workshop organiseert Hanneke Smulders, adviseur van Infomare te Zuiddorpe (Zeeuws-Vlaanderen), in samenwerking met de VVBAD deze studiemiddag, waarin vier collega's hun ervaringen met het werken aan meerwaarde met u delen.

Programma

  • Zeekennis op maat: 4 recepten voor een geslaagd informatiebuffet.
    De bibliotheek van het Vlaams Instituut voor de Zee (VLIZ) is gegroeid uit de verzameling vakliteratuur van de oprichter van het zeelaboratorium in Oostende, Pierre Joseph Van Beneden, later het Zeewetenschappelijk Instituut en nog weer later het Instituut voor Zeewetenschappelijk Onderzoek.
    De VLIZbibliotheek onderscheidt 4 doelgroepen, te weten: de onderzoeker, het beleid, het onderwijs, en de wereldwijde ‘webcommunity'. Jan Haspeslagh, bibliothecaris van het VLIZ te Oostende, licht toe hoe één centrale databank IMIS voorziet in de diverse mariene informatienoden van 4 doelgroepen, door de gegevens via verschillende klantgerichte interfaces te presenteren.
    De ver doorgedreven integratie van klassieke catalogusgegevens met andere informatie en datasets, en de monitoring van hoe de doelgroepen het systeem gebruiken, werden in indicatoren vertaald. Deze meetbare indicatoren laten toe de impact en efficiëntie van IMIS, en de evolutie van de informatienoden op te volgen

     

  • Behoefteonderzoek van bestaande Business Intelligence-producten.
    De functie ‘Business Intelligence' behoort, na een reorganisatie van brouwerij InBev, tot de afdeling ‘Information and Business Services'. Een afdeling die alle ondersteunende activiteiten voor GHQ (Global Head Quarters) samenbrengt. Deze verandering ging uiteraard gepaard met kritische vragen over de scope en de reikwijdte van de dienst Business Intelligence. Een peiling bij de GHQ medewerkers heeft aangetoond dat de geleverde informatiediensten grotendeels in lijn waren met de behoeften.
    Mia Brugmans, verantwoordelijke Business Intelligence bij InBev te Leuven, legt uit hoe zij deze beperkte informatieaudit heeft aangepakt en gerapporteerd.
    Het rapport met de conclusie van deze beperkte informatieaudit geeft, op vraag van de directie, ook een inzicht in kosten, gebruik en waarde van externe informatie.
  • Dell'armonia e dell'inventione: virtuele databanken en concrete actieplannen in de opera
    In 1995 ging de Munt van start met een archiefdienst. In de eerste jaren stond de uitbouw van een meertalige multimediale databank rond het productiearchief centraal. C.a.r.m.e.n. ging begin 2000 online.
    Er werd gekozen voor het prioritair ontsluiten van de recente geschiedenis van het theater, om daarna de verdere historiek van de Munt virtueel toegankelijk te maken.
    In 2002 viel de archiefdienst wegens interne besparingen, zonder enig voorafgaand overleg, terug tot 1,3 VTE. In discussies met de directie achteraf, kwam naar voor dat, ondanks de algemene tevredenheid over de werking van de dienst, er toch ook heel wat onduidelijkheden over het functioneren ervan bestonden.
    Jan van Goethem, archivaris van De Munt te Brussel, vertelt hoe o.a. door (beter) te werken met meetbare doelstellingen op korte en middellange termijn de meerwaarde van het archief en de documentatiedienst helder blijft.
    Oplossingen om transparanter te communiceren over de meerwaarde van de dienst werden uitgewerkt, waardoor het vrijmaken van financiële middelen voor nieuwe projecten een stuk eenvoudiger is geworden.

     

  • Met een traditioneel informatieproduct tot in het hart van de beleidsmaker
    Het VTi is in 1987 opgericht als steunpunt voor de podiumkunsten en richt zich op diverse klantgroepen: het publiek, professionelen, politici, studenten, pers en wetenschappers. Het VTi heeft de verantwoordelijkheid voor het documenteren van de professionele podiumpraktijk en daarmee zit de documentatiefunctie in het hart van het primaire werkproces van dit steunpunt.
    Dries Moreels, cöordinator documentatie van het Vlaams Theater Instituut te Brussel, laat zien hoe de ontsluiting van documentatie een cruciale rol speelde voor de veldanalyse 'Metamorfose in podiumland' (www.vti.be/metamorfose). Dit onderzoek naar de praktijk en het beleid in de podiumkunsten, met name na de eerste uitvoering van het Kunstendecreet, geeft op basis van de documentaire databank een historisch perspectief van de Vlaamse podiumkunsten voor de periode van 1993 tot 2006.
    Voortbouwend op het jarenlang documenteren van de podiumpraktijk, kreeg de documentatie een heel nieuwe rol toebedeeld en leverde bruikbare managementinformatie. 'Anders kijken' naar de eigen databank betekent in dit onderzoek specifieke metadata tellen en verwerken met visualiseringstechnieken en 'information design'. Aanvullend veldonderzoek maakte het geheel richtinggevend voor cultuurbeleidsmakers.

    De presentatie vind je hier.

Afsluitend volgt een panelgesprek waarin al uw vragen aan bod kunnen komen.


Activiteiten van VVBAD

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid
© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be