Sinds 2010 archiveert het Vlaams Parlement digitaal. Dit verliep aanvankelijk aan de hand van het archiveringssysteem “Athena”, gebaseerd op de Alfresco open source software, versie 3. De archivering gebeurde op eigen servers en in samenwerking met de dienstverlener Amplexor. 

De markt en de sector zijn intussen meer gediversifieerd. Overheden zoeken steeds meer naar toepassingen in (gedeeltelijke) samenwerking met andere partners en ‘in the cloud’ waarbij functionaliteiten en/of een digitaal depot gedeeld wordt. Zo wou ook het Archief van het Vlaams Parlement inzetten op een (gedeeltelijke) samenwerking met andere partners om functionaliteiten, expertise en voordelen van schaalgrootte te delen. Het bestek van de opdracht voor het ter beschikking stellen en actueel houden van een nieuw archiefbeheerssysteem werd in 2017 in de markt gezet. De opdracht resulteerde in een samenwerking met Libis (KULeuven).

Vanaf 2018 hebben het Vlaams Parlement en Libis een heel traject samen afgelegd: het opzetten, parametriseren en customiseren van het archiefbeheersysteem, de migratie van de inhoud van het vorige archiveringssysteem (Athena) naar het nieuwe, het inrichten van nieuwe processen voor (digitale) archivering, het ontsluiten van het archief door een met het Parlementair Informatiecentrum geïntegreerde catalogus.  De hosting van het systeem en de preservatie  gebeuren tevens bij Libis.

In de presentatie willen we ingaan op de verschillende uitdagingen die we tegenkwamen tijdens dit traject, de lessons learned en hoe, door onze kennis en infrastructuur te verbinden, dit hele project uiteindelijk bijdraagt tot de valorisatie van ons ‘parlementair archief’.