De integratie van SharePoint in het informatiebeheer. Challenge accepted!

Informatie aan Zee 2017 donderdag 14 tot vrijdag 15 september 2017

De integratie van SharePoint in het informatiebeheer. Challenge accepted!

Wie:

Ward Vansteenkiste (VUB)

Waar:

Mercator

Wanneer:

donderdag 14/09 15.30u.

Om tegemoet te komen aan de hedendaagse noden van de digitale huishouding van de VUB startte het Universiteitsarchief in 2013 het project Duurzaam Digitaal. Op basis van vier pijlers (het opstellen van een beleid inzake digitale duurzaamheid, het begeleiden en ondersteunen van administratieve diensten, het verlenen van consultancy inzake informatiesystemen en het opzetten van een Digitaal Depot) wou het Universiteitsarchief de digitale maturiteit van de VUB verhogen en een duurzame archivering mogelijk maken. Er werd een beleidsnota opgemaakt, de digitale (im)maturiteit werd in kaart gebracht, richtlijnen werden geformuleerd en het Digitaal Depot werd geconceptualiseerd.

De VUB besliste centraal in 2016 om Office 365 in te voeren met SharePoint als samenwerkingsplatform. Hoewel de houding vanuit het Universiteitsarchief eerder afwijzend was vanwege de grote complexiteit van het programma en het ontbreken van een aantal cruciale functionaliteiten inzake documentbeheer, bleef het trouw aan zijn ondersteunende en consultancy-rol. Er werden richtlijnen en een stappenplan opgesteld om de diensten op SharePoint voor te bereiden en om kwaliteitsvol documentbeheer mogelijk te maken. Aan de Directie ICT werden diverse adviezen bezorgd inzake SharePoint en de implementatie ervan.

Bij de Directie ICT groeide het besef dat het Universiteitsarchief de nodige functionele knowhow heeft waarover het zelf niet beschikt. Het Universiteitsarchief werd bijgevolg ingeschakeld in het implementatieproces. Er werd conceptueel nagedacht met de Directie ICT, waardoor er rekening werd gehouden met het Digitaal Depot. Bij de diensten zelf konden makkelijker nieuwe mappenstructuren ingevoerd worden en werd het digitaal documentbeheer op orde gesteld. Bovendien bood het Universiteitsarchief nu de mogelijkheid om dossiers die niet gemigreerd hoefden te worden naar SharePoint, te archiveren in het nieuwe Digitale Depot.

CV

Ward Vansteenkiste studeerde Geschiedenis, aangevuld met een opleiding Archivistiek aan de Vrije Universiteit Brussel (VUB). In 2009 ging hij aan de slag bij het Universiteitsarchief van de VUB, nu Centrum voor Academische en Vrijzinnige Archieven (CAVA), als projectmedewerker en was er verantwoordelijk voor de waardering, selectie en vernietiging van archieven. Hierbij stelde hij niet alleen selectielijsten op voor de VUB-administratie, maar ontwierp hij tevens het WAVA-datamodel. Sinds 2013 is hij er projectmanager van het project Duurzaam Digitaal. De focus ligt tegenwoordig op de digitale procesgebonden informatie: opstellen van het beleid, ondersteunen van de administratie, adviseren inzake administratieve informatiesystemen (o.a. SharePoint), opzetten van een digitaal depot voor semi-dynamisch archief, enz.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be