Archiefdiensten voor de creatieve sector

Informatie aan Zee 2017 donderdag 14 tot vrijdag 15 september 2017

Archiefdiensten voor de creatieve sector

Wie:

Luc Truyens en Sara Truyts (Architectuurarchief Provincie Antwerpen), Eline De Lepeleire (Het Firmament), Wim Lowet (Centrum Vlaamse Architectuurarchieven), Rony Vissers en Nastasia Vanderperren (PACKED vzw)

Waar:

Mercator

Wanneer:

donderdag 14/09 13.30u.

Kan een archiefinstelling archiefdiensten aanbieden aan archiefvormers om het beheer en de ontsluiting van hun archieven op lange termijn te verzekeren?
Een dergelijk dienstenmodel is een tendens die al langer speelt binnen het archieflandschap. Een archivaris wacht niet meer langer passief af tot een archief zijn richting uitkomt. Zeker archiefdiensten van overheden, bedrijven of andere organisaties grijpen steeds vaker als records managers actief in op de archiefvorming binnen hun organisatie.

Ook bij culturele archiefinstellingen vindt deze aanpak steeds meer ingang. Zij kunnen interessante private archiefvormers proactief benaderen om hen te ondersteunen bij het archief- en documentbeheer. Idealiter resulteert dit in een verbeterde kennis over het archief, een verhoogd archiefbewustzijn bij archiefvormers, het opbouwen van een vertrouwensrelatie tussen archiefvormer en -instelling en in sommige gevallen een vlotte overdracht van een goed geordend archief. Gezien de korte levensduur van digitale objecten die stilaan de hoofdmoot beginnen te vormen van archieven, wordt deze aanpak zelfs nog belangrijker.

Met het project TRACKS zetten de expertisecentra Het Firmament, Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) en PACKEDvzw al sinds 2014 sterk in op de actieve begeleiding van archiefvormers uit de podiumkunstensector. Dat is in de eerste plaats van belang voor de kunstenaars en kunstenorganisaties zelf, bij wie er vaak een artistieke interesse is in het eigen archief. Daarnaast is een archiefbewuste en goed begeleide kunstensector ook een meerwaarde voor de archiefsector. Op termijn zal immers een deel van het archiefmateriaal uit de kunstensector in archiefinstellingen terechtkomen en het geheugen van de creatieve sector in Vlaanderen in z’n geheel beter gedocumenteerd zijn. Het Firmament en PACKEDvzw en het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen (APA) en CVAa ontwikkelden recent nieuwe concepten om de transfer van vorming van medewerkers van een kunstenorganisatie naar werkelijke inbedding in die werking te verhogen.

Archiefvormers aan zet. Stap voor stap naar een totaalaanpak voor het archief van podiumkunstenactoren

TRACKS is een online toolbox met richtlijnen en tools voor archief- en collectiezorg binnen de kunsten. De website is zo opgebouwd dat de archiefvormers uit de kunstensector de verschillende aspecten van archief- en collectiezorg stapsgewijs zelf kunnen aanpakken. Na de lancering van TRACKS bleek dat er vraag bleef naar begeleiding op maat bij de totaalaanpak van een archief. Om tegemoet te komen aan die vraag gingen de expertisecentra bij verschillende podiumkunstenorganisaties ter plaatse om de bestaande archiefwerking te evalueren op basis van een bezoek aan het archief en een gesprek met de betrokken medewerkers. In samenspraak met de podiumkunstenactor konden zo de doelstellingen en prioritaire acties bepaald worden.

Bij deze aanpak was de betrokkenheid van de archiefvormer echter relatief beperkt en bleven concrete acties vaak uit. Dat stimuleerde beide expertisecentra een nieuw concept uit te werken waarbij zes podiumkunstenactoren in een gemeenschappelijk archieftraject zelf een evaluatierapport schreven en hun doelstellingen en prioritaire acties vastlegden. De expertisecentra gaven een inleidende en afsluitende sessie en stonden gedurende het volledige traject klaar om vragen te beantwoorden en feedback te geven op het tussentijdse ‘huiswerk’. Tijdens een plaatsbezoek bij de archiefvormers kregen ze zelf een zicht op de omgang met het archief en konden ze bijsturen waar nodig.

In deze presentatie willen we ingaan op waarom en hoe we dit concept uitwerkten en bespreken we de voor- en nadelen van een dergelijk traject voor zowel de organisatoren als de deelnemers. Om de concrete resultaten te duiden, presenteren we het parcours van enkele deelnemers uit het traject van begin tot einde (het concrete actieplan) en lichten we toe hoe het traject een jaar na afronding nog steeds zijn vruchten afwerpt voor de relatie tussen de dienstverlenende organisatie en de archiefvormer.

The archives @ the architects: Archiefdiensten met een win-win voor archief en architect

De tendens dat archiefinstellingen proactief archiefvormers benaderen indachtig, vroeg het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen (APA) in samenwerking met het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven bij de Vlaamse Overheid een projectsubsidie aan om de haalbaarheid van een proactieve aanpak verder uit te werken en ook de haalbaarheid hiervan te onderzoeken. Kan een archiefinstelling als APA optreden als een echte archiefconsultant voor de archiefvormers uit haar sector, in deze architectenbureaus? Kan een archiefinstelling archiefzorgen wegnemen door archief sneller en tussentijds op te nemen, en wat betekent dit dan voor de archiefinstelling zelf? Kunnen de voordelen voor de archiefvormers objectief worden aangetoond, zodat men niet louter moet rekenen op hun goodwill? En wegen de baten voor de archiefinstelling wel op tegen de kosten? M.a.w. is er wel degelijk een win-win voor archiefinstelling en archiefvormer? Het project kreeg de naam The archives @ the architects en ging van start in februari 2016. Er werd bekeken op welke manier APA architectenbureaus concreet kan begeleiden en ondersteunen, met een focus op het digitale archief. Als testcase werden zowel kleinere als grotere architectenbureaus geselecteerd, met name BLAF Architecten, architecten Els Claessens en Tania Vandenbussche, BULK architecten, en Robbrecht en Daem architecten.

Het trajectverloop met de bureaus, de do’s en don’ts, nodige competenties en het effect op het bureau en op de eigen instelling worden in deze presentatie duidelijk gemaakt.

Afsluitend debat

Welke aanpak hanteert men in Nederland, en wat zijn eventuele verschillen of alternatieven? Wat zijn de voor en- nadelen en blokkerende factoren van de verschillende alternatieven? Wat zouden volgende stappen kunnen zijn? De verschillende presentatoren gaan in debat met Nederlandse collega’s om antwoorden op deze vragen te verkennen.

CV's

Eline De Lepeleire studeerde Geschiedenis aan de KULeuven. In 2012 behaalde ze haar diploma Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer aan de VUB met een verhandeling over het archief van het dansgezelschap Rosas. Sinds januari 2013 is ze archivaris bij Het Firmament, expertisecentrum voor het cultureel erfgoed van de podiumkunsten.

Sara Truyts is archivaris en historica met een affiniteit voor architectuurgeschiedenis. Ze werkt sinds 2014 bij het Architectuurarchief van de Provincie Antwerpen. Ze stuurt de beschrijving, ordening en ontsluiting van architectuurarchieven aan en beheert het archiefbeheersysteem. Ze coördineert ook de archiefprocessen en volgt archivistische standaarden en ontwikkelingen op.

Wim Lowet is gediplomeerd archivaris en documentbeheerder en is sinds 2013 verbonden aan het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven. Daar werkt hij voornamelijk op onderzoeksprojecten met betrekking tot het verzamelen, beschrijven, beheren en ontsluiten van de digitale archieven van architecten. Hij is lid van verschillende werkgroepen in de archief- en erfgoedsector en sinds 2017 voorzitter van het Forum voor Afgestudeerden van de opleiding Archivistiek en hedendaags Documentbeheer.

Rony Vissers is sinds begin 2009 de coördinator van PACKED vzw, expertisecentrum voor digitaal erfgoed.
PACKED vzw speelt in Vlaanderen een belangrijke rol bij het centraliseren van de ontwikkeling van kennis, ervaring en expertise op het vlak van digitalisering en digitale archivering, en bij het verspreiden daarvan. Het expertisecentrum is verantwoordelijk voor o.a. de online platformen CEST – Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox, TRACKS - Toolbox en Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg in de Kunstensector en SCART – website over de preservering van audiovisueel erfgoed. Sedert meerdere jaren is PACKED vzw ook als partner, werkpakketleider of coördinator betrokken bij Europese projecten zoals ATHENA, Linked Heritage, Digitising Contemporary Art, ATHENAPlus, Europeana Space en PREFORMA.
Rony is sinds 2013 vast lid van de Beoordelingscommissie Cultureel-erfgoedprojecten en Cultureel-erfgoedconvenants, en sinds 2014 lid van de Taaluniecommissie Digitaal Erfgoed.
Vooraleer hij coördinator werd van PACKED vzw werkte Rony vooral in de kunstensector, o.a. als collectiebeheerder bij Argos – centrum voor kunst en media (Brussel) en als verantwoordelijke voor de film-, video en muziekprogrammatie bij kunstencentrum STUC (Leuven). Hij is ook producer van de video dial H-I-S-T-O-R-Y (Johan Grimonprez, 1997) en co-realisator van de interactieve multimedia-installatie Mondophrentic™ (in samenwerking met de kunstenaars Herman Asselberghs en Els Opsomer, 2000).

Nastasia Vanderperren werkt sinds 2014 als medewerker bij PACKED vzw, Expertisecentrum Digitaal Erfgoed. Nastasia is master in de geschiedenis (K.U.Leuven) en in de Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaags Documentbeheer. Ze volgde ook een initiatie Bibliotheek-, Documentatie- en Informatiekunde. Momenteel studeert ze Toegepaste Informatica aan de Hogeschool Gent. Bij PACKED vzw werkt ze deels voor TRACKS, Toolbox en Richtlijnen voor Archief- en Collectiezorg in de Kunstensector. Ze werkt mee aan het Traject Archiefdoorlichting dat PACKED vzw en Het Firmament sinds 2015 organiseren.

Marcus Cohen werkt sinds november 2016 voor DEN als senior medewerker. Als zelfstandige heeft hij diverse onderzoeken uitgevoerd in het culturele veld en adviezen verleend over digitale strategieontwikkeling. Eerder was Marcus Cohen beleidsmedewerker Innovatie, Informatie & Onderzoek bij de NAPK (Nederlandse Associatie voor Podiumkunsten en manager ICT voor het Nederlands Uitburo. Binnen DEN houdt Marcus zich o.a. bezig met de ontwikkeling van de website digitalecultuur.nl. De website digitalecultuur.nl is het zusje van de website DEN.nl, waar DEN sinds jaren kennis- en informatievoorziening over digitalisering voor erfgoedinstellingen mogelijk maakt. Sinds 2017 ondersteunt DEN ook cultuurinstellingen en cultuurmakers. Met digitalecultuur.nl biedt DEN cultuurmakers handvaten en praktijkvoorbeelden speciaal afgestemd op de behoeften en uitdagingen in hun organisatie. Marcus Cohen is secretaris van de CCDD (Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid), een kennisnetwerk waarin cultureel erfgoedinstellingen én cultuurmakers met elkaar aan de slag gaan om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden. Als bouwkundig ingenieur (TU-Delft) benadert Marcus samenwerking als een ontwerpopdracht: er moet wel iets praktisch gebouwd gaan worden.

Frans Neggers (1962; Reinwardt Academie 1988, Bedrijfsarchiefkunde 1994) is archivaris en specialist digitale duurzaamheid bij Het Nieuwe Instituut in Rotterdam, dat beheerder is van de Rijkscollectie Architectuur. Hij koppelt zijn kennis van erfgoedprocessen aan ontwikkelingen en kansen binnen het digitale domein en brengt erfgoedcollega’s bij elkaar om samen te werken aan de beantwoording van de opgave rond duurzame toegankelijkheid van digitale archieven en verzamelingen. Binnen dat verband draagt hij bij aan ontwikkel-, kennis- en educatietrajecten binnen Het Nieuwe Instituut en binnen het werkprogramma Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE). In 2016 was hij binnen het Nieuwe Instituut verantwoordelijk voor de training Digital Preservation. In 2017 was hij als projectleider en coach betrokken bij de leeromgeving Leren Preserveren, een project binnen het werkprogramma Houdbaar van de NDE.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be