VIAA, het Vlaams Instituut voor Archivering is in maart 2014 begonnen met de registratie, digitalisering, archivering en ontsluiting van meer dan 500.000 uur analoog audiovisueel materiaal. Het materiaal wordt daarna ter beschikking gesteld van o.m. onderwijs. Tijdens deze lezing worden enkele VIAA-specifieke processen (registratie, digitalisering, ingest en ontsluiting) uitgelegd en gaan we dieper in op waarom, hoe en wat VIAA meet en rapporteert omtrent deze processen.

Zoals een van de thema’s in deze conferentie stelt wordt adequate rapportage omtrent deze processen een elementair onderdeel van de werking van digitale archieven en bibliotheken. Gebruikers van het archief willen weten hoe groot hun collectie is, wat de status van digitalisering is, welke formaten gearchiveerd werden, etc. Verder wil men weten welk gedigitaliseerd materiaal in ontsluitingsprojecten geraadpleegd werd, wanneer dat gebeurde en naar welk doelpubliek.

Voor het organiseren van import en export processen uit digitale archieven bestaan standaarden en frameworks, zoals OAIS en PREMIS. Tegelijkertijd blijken nog heel wat vragen te bestaan omtrent de praktische implementatie van dergelijke processen en de manier waarop hierover gerapporteerd moet of kan worden.

We willen tijdens deze sessie een praktisch zicht bieden op de manier waarop VIAA hier mee om gaat, wat we meten en hoe de processen ingericht zijn zodat we kunnen meten. In deze sessie gaan we aan de hand van enkele slides en demo’s dieper in op de lessen die we leerden, geven we aan waar we succesvol waren en waar dat minder het geval was. We geven een overzichtje van de tools die hiervoor gebruikt werden en proberen enkele ‘best practices’ aan te stippen, die ook voor andere organisaties bruikbaar kunnen zijn.

CV

Eva Verdoodt is business proces analyst bij VIAA. Ze is verantwoordelijk voor het ontwerp en implementatie van de import en export processen, metadata en rapportage over het VIAA archief. Eva werkte eerder bij Volvo als proces analyst en bij het Huis van Alijn.