Steeds meer organisaties zijn bezig met de digitalisering van hun werkprocessen. Hierbij maken ze gebruik van allerhande workflowsystemen en procesapplicaties voor de afhandeling van hun zaken. Binnen deze systemen worden ook de digitale dossiers opgeslagen (incl. de gedigitaliseerde documenten). Het stadsarchief Antwerpen werkte een aanpak uit voor de digitale archivering van dossiers die in deze applicaties worden aangemaakt en gevormd. De archiefwaardige dossiers worden hierbij overgebracht naar het digitale depot waar ze duurzaam worden beheerd. Hoe en wanneer gebeurt de overbrenging? Hoe wordt de informatie gewaardeerd en gestructureerd? Hoe worden de dossiers/documenten toegankelijk gemaakt? Is de overgebrachte informatie nog raadpleegbaar in de oorspronkelijke applicatie? De presentatie wordt gestoffeerd met voorbeelden van personeelsdossiers, bouwdossiers, juridische dossiers, projectdossiers, enz.

CV

Filip Boudrez studeerde geschiedenis aan de universiteit van Leuven. In 1997 studeerde hij ook af als archivaris en documentbeheerder. Hij schoolde zich ook bij in software engineering en computerprogrammering. In het DAVID-project (Digitaal Archiveren in Vlaamse Instellingen en Diensten) ontwikkelde hij digitale archiveringsstrategieën, praktische richtlijnen en best practices voor allerhande types digitale archiefdocumenten (e-mail, kantoordocumenten, websites, databanken, content management systemen, GIS, enz). Hij is medewerker van het stadsarchief Antwerpen alwaar hij de eDAVID-resultaten in de praktijk omzet. Hij ontwikkelt zelf softwaretoepassingen voor de implementatie van digitale archiveringsstrategieën. Voor de stad Antwerpen en het stadsarchief Antwerpen ontwikkelde hij een digitaal depot, een digitaal archiveringssysteem dat sinds 2007 operationeel is. Binnen het Expertisecentrum DAVID zet hij het onderzoek naar digitale archivering en digitale depots verder.