Er bestaan tools om archief te beschrijven en toegankelijk te maken. De meeste van die programma’s focussen op statisch archief. Als we willen vertrekken van vóór de creatie van het “archief” op de werkvloer in een complexe overheidsomgeving, moeten we het anders aanpakken.

Daarom werd het Dynamisch Informatiebeheersplan ontwikkeld. Het is een combinatie van een methode en een tool om het archiveringsproces en het informatiebeheer te vergemakkelijken, én het is bovendien een handig instrument voor de gebruiker, zowel de medewerker als de klant van de organisatie.

Het dynamische informatiebeheersplan bestaat in essentie uit de creatie van een flexibel, realistisch én lean metadatamodel, maar dan vóór het archief is gevormd. Relevante informatie uit het metadatamodel kan dan worden toegevoegd aan de sjablonen die de archiefstukken moeten vorm geven. Daardoor kunnen de archiefstukken, die op basis van die sjablonen worden gemaakt en na vastlegging in het e-depot terechtkomen, beter worden beheerd. Een efficiëntere toegang tot informatie is een van de vele voordelen.

De tool zelf – dus van het dynamisch informatiebeheersplan - bestaat uit een combinatie van databases waarin de processen, de documenttypen, het depotbeheer, de overdrachten en de inventaris kunnen worden beheerd. Binnen deze databases wordt vooral veel aandacht besteed aan masterdata. De kracht van het systeem zit precies in het feit dat al die informatie aan elkaar kan worden gekoppeld.

Het is de bedoeling om tijdens de lezing een aantal functionaliteiten van de tool te demonstreren. Voor alle duidelijkheid: het gaat om een tool en een methode die werkt en wordt gebruikt.

CV

Willy Vallaey is sedert 1986 archivaris bij het stadsbestuur Roeselare. Hij is vooral bezig met de organisatie van waardering, selectie/vernietiging, de overdracht, het informatie- en kennisbeheer, procesmanagement en amateurprogrammering