Alle overheidsadministraties werken de dag van vandaag met verschillende informaticatoepassingen: Office, informatieuitwisselingssystemen (bv. Sharepoint), dossieropvolgingssystemen (bv. Ariadne), personeelbeheersystemen (bv. Aphrodite), boekhouding (bv. Mercurius), Facilitair managementinformatiesysteem, enz. Daarbij is het opvallend dat de kennis en de toepassing van metadata erg beperkt is.

Drie vragen treden nu naar voor:

1. Waarom zijn metadata belangrijk? Metadata waarborgen de integriteit en de authenticiteit van de digitale documenten. Hierdoor kan men spreken van betrouwbare documenten. De unieke en essentiële kenmerken van een document moeten op een betekenisvolle wijze worden geregistreerd en geïdentificeerd. Dat gebeurt via de metadata van het document, onder meer bestandsnamen, documentprofielen, attributen (auteursnaam, datum, plaats), classificatiecodes, situering binnen werkprocessen, enz. De integriteit en authenticiteit van documenten moet gegarandeerd blijven ter ondersteuning van werkprocessen, recordmanagement, informatie-uitwisseling alsook tijdens het beheer en de opslag in een digitaal archief.

2. Wanneer en hoe worden metadatasets het best georganiseerd? In principe worden de metadatasets het best uitgewerkt vóór het invoeren van een nieuw informaticasysteem. Maar, metadata management tenslotte in een continu proces. De metadatasets worden daarbij het best volgens de huidige internationale standaarden georganiseerd. Taxonomieën en thesauri moeten hierin helpen. De lezing geeft hiervan een aantal voorbeelden.

3. Een traject?

• op basis van de internationaal vastgelegde metadatasets uitwerken die op al de informaticatoepassingen kan worden geënt. De hoogste prioriteit moet worden gegeven aan de kern-metadata (b.v. Dublin Core) die voor alle informaticatoepassingen belangrijk zijn en die vaak automatisch kunnen worden gegenereerd.
• de velden identificeren en definiëren
• aangepaste taxonomieën en thesauri prospecteren en/of uitbouwen
• richtlijnen voor vrije velden uitwerken
• tenslotte de bewaking van de achterliggende metadatasets.

CV

Robert Nouwen studeerde geschiedenis en archeologie aan de Katholieke Universiteit Leuven waar hij in 1993 onder de leiding van Prof. Dr. Hubert Devijver zijn doctoraat behaalde over “De Tungri in het Imperium Romanum”. Hij was gedurende vier jaar werkzaam in het onderwijs. Van 1987 tot 2009 was hij professioneel actief in de museumsector, eerst als diensthoofd van het Provinciaal Gallo-Romeins Museum (1987-1998), vervolgens als collectiebeheerder van het Openluchtmuseum Bokrijk (1998-2009). Momenteel is hij archivaris van de Provincie Limburg. Tevens is hij docent bij de Universiteit Vrije Tijd van het Davidsfonds. Hij is redacteur bij de Maaslandse Monografieën, Limburg - Het Oude Land van Loon en het Kunsttijdschrift Vlaanderen. Van Limburg-Het Oude Land van Loon was hij hoofdredacteur tussen 1995 en 2005. Hij publiceerde talrijke bijdragen op het vlak van Gallo-Romeinse archeologie en geschiedenis, landelijke geschiedenis van de 19de en de vroege 20ste eeuw en museologie. Als collectiebeheerder van het openluchtmuseum Bokrijk tekende hij verantwoordelijk voor de automatisering van het collectiebeheer en was hij gedurende enkele jaren voorzitter van de ADLIB-gebruikersgroep Vlaanderen. In die hoedanigheden heeft hij een zekere expertise opgebouwd inzake metadata en thesauri.