Is keteninformatie archief?

Informatie aan Zee 2011 donderdag 15 tot vrijdag 16 september 2011

Is keteninformatie archief?

Wie:

Hans Waalwijk, Hogeschool Amsterdam

Waar:

Loungebar

Wanneer:

Vrijdag 16 september 2011, 14.15u. 

ABSTRACT

"Eenmalige opslag en meervoudig gebruik van gegevens. " Dit is de kern van keteninformatisering. Organisaties verzamelen gegevens, slaan deze op in registers (databases). Ze gebruiken deze en wisselen ze uit met andere organisaties. Basisregistraties zijn het gevolg.

Daarnaast dossiers die door meer dan een organisatie worden gebruikt: Ketendossiers. Het koppelen van ketendossiers aan basisregistraties vindt hoe langer hoe vaker plaats. Er ontstaan keteninformatiesystemen. En de archivering van dit alles?

Zijn de gegevens in keteninformatiesystemen aan te merken als archief? Wie is bij keteninformatisering waarvoor verantwoordelijk? Waar schuilen de gevaren? Heeft deze keten ook zwakke schakels? Op al deze vragen zal worden getracht een antwoord te geven.

CV

Hans Waalwijk is docent en onderzoeker archivistiek bij de Hogeschool van Amsterdam (2009), daarvoor bij de Archiefschool (2001).

Hij houdt zich met name bezig met archiefrechtelijke aspecten van het archiefbeheer in het algemeen en archiefbeleid, waardering en selectie in het bijzonder. Voor 2001 was hij als archivaris werkzaam bij De Nederlandsche Bank NV (1985).

Hij is lid van de normcommissie 'Informatie- en Archiefmanagement' van het Nederlands Normalisatieinstituut en bestuurslid van de Stichting Archiefpublicaties. Waalwijk studeerde geschiedenis aan de Rijksuniversiteit Utrecht (1991) en archiefwetenschappen aan de Universiteit van Amsterdam (2000).

VERSLAG

Ook de archiefsector ontsnapt niet aan de noodzaak om haar werkprocessen te automatiseren. Dat het voorwerp van deze werkprocessen meer een meer digitaal is is hier niet vreemd maar is niet de enige drijfveer om te automatiseren. Er is een gebruiker die meer en meer online bediening verwacht.

Er is de noodzaak om efficiënter te werken om de steeds groeiende volumes te baas te kunnen. Voor Informatie aan Zee heeft de VVBAD-werkgroep Automatisering rond dit thema een sessie met enkele praktijkcases uitgewerkt. Deze ging door op vrijdagnamiddag 16/9/2011 en stond onder leiding van Luc Schokkaert, lid van de werkgroep en medewerker van KADOC-KULeuven.

Is keteninformatie archief? Dat is de vraag die Hans Waalwijk (Hogeschool Amsterdam) ons stelt. Hij gaat nader in op hoe steeds meer gegevens in centrale databanken worden opgeslagen en met elkaar in verbinding staan. De registratie van uw nummerplaat is gekoppeld aan uw gegevens in het rijksregister, informatie over pensioenrechten en de sociale zekerheid zijn weer gekoppeld aan andere basisgegevens.

Uitgangspunt is gegevens eenmaal opslaan en ze meermaals gebruiken. Op die manier krijg je zogenaamde keteninformatie. Vraag is echter hoe het zit met de betrouwbaarheid van deze gegevens. Waar zijn de potentiële gevaren? Waar zitten eventueel zwakke schakels? Hoe zit het met de gegevens in het strafregister indien je gegevens in het rijksregister wijzigen?

Hans geeft een overzicht van hoe dit in Nederland is georganiseerd en hoe verschillende systemen aan elkaar zijn gekoppeld. Aan de hand van verschillende voorbeelden duidt hij op een aantal gevaren, op hoe er onduidelijkheid is over wie verantwoordelijk is, wie de zorgdrager is. Daarbij stelt hij zich vragen over de archivering. Als ik het document wil archiveren moet ik dan ook het basisregister archiveren? Archiveer ik de verschillende gegevensbestanden samen met de mogelijkheid om ze aan elkaar te koppelen en zo bepaalde “dossiers” te kunnen reconstrueren?

Willem Vanneste

Hans Waalwijk werpt een balletje over de archivering van keteninformatie. Wie vangt het op?

De gegevensregisters van overheidsadministraties (bevolkingsregister, kadaster, ….) zijn in de “born digital”-omgeving virtuele entiteiten geworden. De papieren documenten of dossiers worden nu “on demand” samengesteld. De essentiële basisinformatie bevindt zich in de databank.

Meer en meer worden die elektronische registers worden gekoppeld. Dit betekent eenmalige opslag voor meervoudig gebruik van authentieke basisgevens door meerdere administraties in verschillende werkprocessen. Dezelfde persoon vind je bvb. terug in een pensioendossier, een autoregistratiedossier, …

Bij dit soort keteninformatiesystemen zijn heel veel actoren betrokken: overheden, private organisaties, maar ook de ambtenaren die de gegevens invoeren en de IT’ers. De “zwakke schakel” in deze keten is de duidelijke toewijzing van één bestuurlijk verantwoordelijke voor het geheel.

Gegevens in keteninformatiesystemen zijn volgens Waalwijk records en dus archief. Maar keteninformatie laat zich niet in het keurslijf van het klassieke archiefstuk dwingen. Het herkomstbeginsel komt onder druk te staan. Immers, met verschillende actoren die de basisgegevens genereren en gebruiken is het niet duidelijk wie nu eigenlijk de verantwoordelijkheid van zorgdrager heeft. Archiefwettelijk wordt met deze situatie geen rekening gehouden.

Er is momenteel geen controle over de kwaliteit van de gegevensinvoer, misbruik of verlies van gegevens, de duurzaamheid en historiciteit van het systeem. Wat als gegevens in dezelfde databank verschillende bewaartermijnen hebben? Als keteninformatie aan de basis van verschilllende documenten ligt, wordt vernietigen onmogelijk. Want de integriteit van het geheel gaat dan verloren.

Heel wat vragen waar archiefwetgeving en archiefwetenschap geen antwoord op geven, terwijl ketensinformatiesystemen verder aangroeien.

Hermione L'Amiral

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be