Informatie-, archiefbeheersplannen en selectielijsten

Informatie aan Zee 2011 donderdag 15 tot vrijdag 16 september 2011

Informatie-, archiefbeheersplannen en selectielijsten

Wie:

Bart Severi, Geert Leloup, Bart Sas, Katlijn Van Hee, Roeland Verhaert

Waar:

Loungebar

Wanneer:

Vrijdag 16 september 2011, 9.30u. 

Informatie-, archiefbeheersplannen en selectielijsten
Moderator: Bart Severi

9.30-10.15
- korte inleiding en verklaring van enkele termen (archiefbeheersplan, informatiebeheersplan, selectielijst)

- Geert Leloup, Rijksarchief in België. Pompen of verzuipen.

We leven in een informatiemaatschappij met een explosief aangroeiende massa papieren en digitale gegevens. Dobberend op deze zee van informatie is het alle hens aan dek en pompen of verzuipen. Het Rijksarchief in België heeft daarom het voorbije decennium heel wat tijd en energie geïnvesteerd in de opmaak van praktische instrumenten voor het beheer en de selectie van archieven bij overheden.

Geert Leloup (1979) is medewerker van de afdeling "Toezicht en advies" van het Rijksarchief en schetst de positie, de strategische keuzes, de ervaringen en de concrete aanpak van de instelling bij de opmaak van archiefbeheersplannen en archiefselectielijsten.

Verschillende vragen komen daarbij aan bod. Hoe overtuig je een overheid om van archiefbeheer en -selectie een aandachtspunt te maken? Welke instrument is het meest geschikt en welke gegevens neem je op? Hoe ga je te werk bij de inzameling, verwerking en presentatie van die gegevens en welke valkuilen dien je daarbij te vermijden? Welke aanpak volg je voor digitaal archief? Welke maatregelen kan je tot slot nemen om zowel de effectieve toepassing als de verdere opvolging te verzekeren?

10.15-11.00
- Bart Sas, Stadsarchief Turnhout. Twee vliegen in één klap? Procesgericht werken en kwaliteitsvol archiveren bij de stad Turnhout

In 2010 werkte de archiefdienst van de stad Turnhout een klassieke selectielijst uit voor de stadsdiensten op basis van de bestaande lijsten van het Rijksarchief en de VVBAD. Het resultaat was een Excellijst met méér dan 600 soorten dossiers. Hoewel kon gefilterd worden op dienst en op de handelingen uit de VVBAD-classificatie, bleek dit voor de meeste medewerkers toch een vrij omslachtig document te zijn. Daarom werd in 2011 aansluiting gezocht bij het project "procesgericht werken", een initiatief van de adviseur kwaliteitszorg en organisatieontwikkeling. Dit project wil alle processen binnen de stedelijke administratie op een eenvoudige grafische manier in kaart te brengen, los van de bestaande organisatiestructuur. Dit gebeurt in sessies waarbij de medewerkers zelf actief worden betrokken. Dit levert heel wat informatie op over de huidige manier van werken, verantwoordelijkheden, de gebruikte documenten en applicaties, maar ook over knel- en verbeterpunten. Elk beschreven proces is onmiddellijk raadpleegbaar via het intranet.
Deze lezing gaat dieper in op de kansen en de meerwaarde die een organisatiebreed project procesbeschrijving biedt voor het maken van afspraken over bewaartermijnen en archivering. Kan elk proces gekoppeld worden aan dossiers, reeksen en hun selectiecriteria? Welke metadata dienen hiervoor minimum te worden opgenomen? Wat met dossiers die de neerslag zijn van verschillende processen? Kunnen "proceseigenaars" ook verantwoordelijk worden gemaakt voor het documentbeheer met betrekking tot "hun" proces? Hoe reageren de medewerkers tijdens de interviewsessies op vragen rond klasseren en archiveren?

- Katlijn Vanhee, Beleidsdomein Financiën en Begroting van de Vlaamse Overheid, Archivaris - Informatiebeheerder, MOD Financiën en Begroting

Voor een dienstverlenende organisatie als het beleidsdomein Financiën en Begroting is informatie core business. Daarom is het essentieel dat administratie wordt bijgehouden in een ‘gecontroleerde' omgeving, zowel ter ondersteuning van de interne bedrijfsprocessen als voor het afleggen van publieke verantwoording. Daarom is een up-to-date ordening- en bij uitbereiding archiefbeheersplan voor het beleidsdomein FB een absolute must.

Het plan moet op termijn het kernstuk vormen van document- en archiefbeheer binnen onze organisatie. Dat zijn ze of dat waren ze tot voor kort niet altijd. FB is dan ook aan een serieuze inhaalbeweging bezig. Doelstelling is dat het plan dé leidraad wordt voor de functionele ordening van zowel digitale als analoge administratie op de werkvoer enerzijds, het bepalen van het bewaarniveau, het selectievraagstuk als de opbouw van de inventarissen voor semistatisch - en statisch archief anderzijds.

Deze lezing gaat dan ook dieper in over de aanpak die binnen FB gevolgd wordt in een poging om de plannen én up-to-date én efficiënt te houden. Over hoe we de zowel de analoge als digitale klassementen stelselmatig op een functionele leest schoeien. Over de uitbouw van een netwerk van ‘informatiebeheerders' binnen alle geledingen van de organisatie. Over het op punt zetten én ontsluiten van zowel het analoge als het digitale archiefdepot voor semistatisch en statisch archief...

Katlijn Vanhee (1981) is als archivaris - informatiebeheerder binnen het beleidsdomein Financiën en Begroting van de Vlaamse Overheid. Ze is verantwoordelijk voor het beheer van de administratie van de rechtspersonen die deel uitmaken van het beleidsdomein FB.

11.00-11.30: pauze

11.30-12.15
- Roeland Verhaert, stadsarchief Antwerpen Gebruiksvriendelijkheid en multi-inzetbaarheid van informatiebeheersplannen

Stadsarchief Antwerpen stelde een eerste reeks informatiebeheersplannen op in het kader van het project documents@stad, dat van 2007 tot 2010 de centralisatie van de stadsdiensten begeleidde voor wat betreft het archiefbeheer en de documentvorming. Bij deze informatiebeheersplannen gingen we uit van de bestaande stedelijke procesmodellering. Op Informatie 2007 werd deze werkwijze voorgesteld. Intussen is er heel wat veranderd. De administratie werkt nu optimaal digitaal, er zijn goedgekeurde selectielijsten met een stabiele indeling (de functionele classificatie) voor een deel van het gemeentearchief, het Archiefdecreet werd goedgekeurd en de procesmodellering bleek niet zo'n stabiele factor als gehoopt.
De oude informatiebeheersplannen werden in 2011 dan ook herzien en ditmaal gekoppeld aan de functionele classificatie (die gestructureerd is volgens ISDF). De bedoeling hiervan is enerzijds om een stabiel en sluitend kader te voorzien voor de informatiebeheersplannen (ervoor zorgen dat alle taken van de stad Antwerpen opgenomen zijn), en anderzijds in anticipatie op de uitvoeringsbesluiten van het Archiefdecreet ervoor zorgen dat alle selectiebeslissingen wettelijk en gemotiveerd zijn.

Deze lezing gaat in op de methode van opstellen en presenteren van informatiebeheersplannen: hoe verzoen je formele elementen als goedkeuring en "correcte" formuleringen met gebruiksvriendelijkheid? Hoe zorg je ervoor dat de informatie goed gestructureerd is, volgens een manier die voor de diensten begrijpelijk is? Hoe slaag je erin om zo veel mogelijk automatisch te laten verlopen? Kan je de informatie die bij de diensten beschikbaar is, ook verder gebruiken in het archiefbeheerssysteem (bijvoorbeeld in het kader van de openbaarheid van bestuur) en communiceren naar de burgers? Op deze vragen gaat deze presentatie verder in.

- samenvatting en discussie

De verschillende presentaties zijn min of meer opgebouwd volgens een vast stramien. Op het einde van de laatste presentatie zal een afsluitende discussie worden gevoerd.
- Hoe start je: werkinstrumenten (selectielijsten, procesmodellering, organogrammen, digitale klassementen...)
- Hoe bevraag je de administratie?
- Welke elementen neem je op?
- Wat is de verhouding tussen de Informatiebeheersplannen en het digitale werken?
- Hoe verwerk je bestaande selectielijsten?
- Komt informatiebeheersplan in een DMS, of op intranet?
- Hoe lijn je informatiebeheersplannen duidelijk af en structureer je ze (volgens dienst, volgens taken)
- Is er een goedkeuringsprocedure?
- Hoe communiceer je en stel je ter beschikking?
- Wat kan je automatiseren?
- Hoe verhoudt dit zich tot werkelijke overdrachten en tot het archievenoverzicht?
- Hoe hou je ze up-to-date?
- Zijn er mogelijkheden om op basis van de informatiebeheersplannen de archivering automatisch te laten verlopen?
- Wat is de respons van je administratie?

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be