ABSTRACT

Het stadsarchief Antwerpen ontwikkelde een digitaal depot voor de stad Antwerpen. Het digitale depot heeft niet alleen de langetermijnarchivering van digitale archieven als doel, maar functioneert eveneens als centraal archiveringsplatform binnen de ICT-biotoop van de stadsadministratie. Bedrijfs- en procesapplicaties vertrouwen hun archiefwaardige informatie aan het digitale depot toe zodat de stadsadministratie over duurzame en authentieke archieven beschikt.

De archivering vanuit deze bedrijfs- en procesapplicaties en de opname in het archiveringssysteem van het stadsarchief kan op volledig automatische wijze verlopen. In de presentatie illustreren we dit met de casus van de digitale besluitvorming binnen de stad. Na digitale ondertekening worden alle besluiten en vergaderstukken digitaal gearchiveerd. Hierbij wordt ook ingegaan op de problematiek van de archivering van de digitale handtekening en het bewaren van de authenticiteit van de digitaal ondertekende stukken.

CV

Filip Boudrez is consulent digitaal archief bij het stadsarchief Antwerpen.

VERSLAG

Ook de archiefsector ontsnapt niet aan de noodzaak om haar werkprocessen te automatiseren. Dat het voorwerp van deze werkprocessen meer een meer digitaal is is hier niet vreemd maar is niet de enige drijfveer om te automatiseren. Er is een gebruiker die meer en meer online bediening verwacht.

Er is de noodzaak om efficiënter te werken om de steeds groeiende volumes te baas te kunnen. Voor Informatie aan Zee heeft de VVBAD-werkgroep Automatisering rond dit thema een sessie met enkele praktijkcases uitgewerkt. Deze ging door op vrijdagnamiddag 16/9/2011 en stond onder leiding van Luc Schokkaert, lid van de werkgroep en medewerker van KADOC-KULeuven.

Filip Boudrez (FelixArchief & eDAVID) brengt een case over het archiveren van authentieke digitale besluiten. Hij gaat in op hoe de stad Antwerpen besluiten uit eBesluit opneemt in haar digitale depot en daarbij tracht de authenticiteit te verzekeren.

Bijzondere aandacht is er voor de digitale handtekening en hoe daarmee om te gaan bij opname in het digitale depot. Daarbij stelt Filip dat er een groot verschil is tussen de verfijnde Japanse keuken en een afhaalchinees maar dat ze allebei een bepaalde behoefte dekken. Net zo goed heb je een hele waaier van mogelijkheden om een document digitaal te tekenen of goed te keuren. Elke methode en mogelijkheid heeft zijn specifieke finaliteit en het gebruik er van moet aangepast zijn aan wat je wenst te bereiken en wat juist de functionele vereisten zijn.

Hij wijst op de beperkingen van de gekwalificeerde digitale handtekening. Het feit dat het verifiëren beperkt is in de tijd, dat niet alle certificaten betrouwbaar zijn en dat de handtekening enkel de correctheid van het digitale object verzekert maar niet die van het document als intellectuele eenheid.

Willem Vanneste