ABSTRACT

In 1999 startte het stadsarchief Antwerpen met enkele digitale formulieren op haar website; dit was de start voor een digitale leeszaal. In 2007 gaf Marie Juliette Marinus op Informatie in Gent een presentatie over de digitale werking in de leeszaal. 
Vier jaar later, na introductie van Scanning-on-Demand, het aanbieden van digital born dossiers online raadpleegbaar, enz. is het tijd voor een round-up. Wat hebben we geleerd? In welke valkuilen zijn we gevallen? 
Digitaal werken leek vooral strijden tegen de analoge intuïtie.

• Lezers blijken plots het nummer op de zevende bladzijde in het midden van het blad van de inventaris te willen.
• Archiefvormers geven zonder problemen hun papieren dossiers maar maken grote bezwaren wanneer ze ook digitaal raadpleegbaar blijken.
• Lezers bladeren onvermoeibaar dikke dossiers door maar weigeren 20 bestanden open te klikken.
• Een privacy-gevoelig dossier laten inkijken in de leeszaal kan je gemakkelijk in het oog houden, maar hoe doe je dat met een digitaal dossier?

Gelukkig zijn er ook mooie meevallers: de productiviteit van bepaalde afdelingen is verdubbeld, de inzage van gevoelige dossiers is sluitend geregeld, controles verlopen automatisch, het aantal gebruikers van de website is gestegen enz.
Deze bijdrage gaat niet over technieken en computerprogramma's. Deze bijdrage focust op de mensen die de knoppen bedienen.
Bent u van plan archiefstukken te digitaliseren en op een website te plaatsen? Dacht u eraan om de openbaarheid van gevoelige dossiers nu eens terdege aan te pakken? Wil u de uitleningen vervangen door Scanning-on-Demand?
Kom dan luisteren naar Marie Juliette Marinus. Een verwittigd archivaris is er twee waard.

CV

Marie Juliette Marinus werkt sinds 1994 bij het FelixArchief Antwerpen als adviseur wetenschappelijk werk. Ze coördineert er de publieke dienstverlening en ontsluiting van de archieven. Ze is doctor in de geschiedenis.

VERSLAG

Ook de archiefsector ontsnapt niet aan de noodzaak om haar werkprocessen te automatiseren. Dat het voorwerp van deze werkprocessen meer een meer digitaal is is hier niet vreemd maar is niet de enige drijfveer om te automatiseren. Er is een gebruiker die meer en meer online bediening verwacht.

Er is de noodzaak om efficiënter te werken om de steeds groeiende volumes te baas te kunnen. Voor Informatie aan Zee heeft de VVBAD-werkgroep Automatisering rond dit thema een sessie met enkele praktijkcases uitgewerkt. Deze ging door op vrijdagnamiddag 16/9/2011 en stond onder leiding van Luc Schokkaert, lid van de werkgroep en medewerker van KADOC-KULeuven.

De uiteenzetting van Marie Juliette Marinus over “12 jaar digitaal werken in de leeszaal” is op zijn minst geanimeerd te noemen. Vanuit 12 jaar evaring met een digitale leeszaal en vooral vanuit de daarbij geleerde lessen geeft zij een overzicht van een aantal do’s and don’ts. Haar presentatie is opgebouwd rond drie “verhaaltjes”: aanvragen, ontsluiten en raadplegen van archief.

De rode draad is door automatiseren en vereenvoudigen van procedures. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is de basisregistratie van de metadata. Enkel mits een goede metadata kan je bepaalde zaken ook zinvol en efficiënt gaan automatiseren.

Aan het slot van haar lezing volgt nog een pleidooi onder de slagzin “gooi die beeldbank buiten” en de woorden met bijbelse allure: “Zij die denken een beeldbank te moeten bouwen, zij dwalen. Zij storten hun zaad op de rotsen”. Punt dat ze wil maken is dat een beeldbank misschien wel een mooi uithangbord is maar onvoldoende in staat is om de archiefdocumenten in hun context te plaatsen. Investeren in een beeldbank biedt in die zin geen meerwaarde voor een goed archiefbeheer.

Willem Vanneste