Abstract

Sinds 2007 loopt bij de stad Antwerpen het project documents@stad. Dit project moet ervoor zorgen dat het informatiebeheer van de verschillende stadsdiensten die eind 2009 naar het vernieuwde kantorencomplex 'Den Bell' verhuizen, optimaal verloopt. Een van de belangrijkste doelstellingen is dat de diensten zoveel mogelijk digitaal werken en zo weinig mogelijk papier meenemen.

Met de introductie van centrale digitale klassementen leren we de administratie om hun documenten en dossiers voortaan digitaal te klasseren.

Digitale klassementen aanmaken, documenteren, gebruikersrechten definiëren... zijn omslachtige werkjes als ze handmatig moeten gebeuren. Bij het opbouwen van een goed klassement moeten ook een aantal principes gevolgd worden, zoals dubbels vermijden, geen spaties gebruiken in map- en bestandsnamen, de omvang van bestanden beperken, bestandsnamen kort houden, ... Om dit eenvoudiger te laten verlopen ontwikkelde het stadsarchief de ‘RecordsManagement Toolbox'. Dit instrument staat toe om genoemde en nog een heel aantal andere taken geautomatiseerd uit te voeren.

In deze presentatie stellen we kort het project voor en gaan daarna dieper in op de werking van de RecordsManagement Toolbox.

CV

Annelies O studeerde geschiedenis aan de KULeuven en Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer aan de Vrije Universiteit Brussel. Na een kort archiveringsproject bij het OCMW van Kraainem, ging ze als projectmedewerker bij documents@stad aan de slag bij het stadsarchief Antwerpen. Het project heeft als doelstelling het informatiebeheer in de stedelijke diensten te optimaliseren. Sinds 2008 werkt ze daar ook als consulent verantwoordelijk voor het toezicht op de archieven die zich nog in de Antwerpse administratie bevinden.

Verslag door Els Michielsen

Sinds 2008 werkt Annelies O als consulent bij het stadsarchief Antwerpen. Ze is er verantwoordelijk voor het toezicht op de archiefvorming bij de stedelijke diensten. Kort daarvoor werkte ze als projectmedewerker aan het project ‘documents@stad’ van het stadsarchief Antwerpen. Dit project is erop gericht het informatiebeheer in de stedelijke diensten te optimaliseren.

Eind 2009 verhuist het grootste deel van de back office diensten van de stad Antwerpen naar het vernieuwde kantorencomplex ‘Den Bell’. Voor 1800 medewerkers van stad en OCMW betekent dit een nieuwe manier van werken: de diensten mogen zo weinig mogelijk papier meenemen en moeten zo veel mogelijk digitaal gaan werken. Via de introductie van centrale digitale klassementen leren de diensten hun documenten en dossiers digitaal te klasseren. De klassementen van de verschillende diensten worden op elkaar afgestemd door de introductie van vaste modelstructuren. Het uitgangspunt hierbij is dat een dossier uniek is, volledig en (liefst) digitaal. Binnen elke dienst vormen de informatiebeheerders het belangrijkste aanspreekpunt voor het stadsarchief Antwerpen. Een derde cruciale partner in dit geheel is uiteraard de ICT-dienst van de stad.

Voor de uitvoering van het project werden een aantal keuzes gemaakt. Focus van het project is die informatie die op de verschillende harde schijven, persoonlijke schijven, … bewaard wordt en dus niet de informatie die binnen applicaties wordt opgebouwd. De nieuwe, uniforme klassementsstructuren worden opgebouwd in de Windows-verkenner. Dit heeft als grote voordeel dat de gebruiker er reeds vertrouwd mee is. Bovendien worden de nieuwe structuren opgebouwd op basis van taken en producten. Deze taken maken de ruggengraat uit van de mappenstructuur. Op een volgend niveau vinden we dan de dossiers en daaronder gestructureerde subdossiers.

De papieren klassementen die overblijven worden afgestemd op het digitale klassement: dezelfde rubriekcodes worden gebruikt en een zelfde manier van ordenen wordt gehanteerd. Als een dossier in hoofdzaak digitaal is opgebouwd en slechts enkele papieren stukken bevat; worden de papieren stukken ingescand.
Een goed gestructureerd klassement is noodzakelijk, vooral om op te schonen. Het programma waarmee de structuur van het klassement wordt opgebouwd, is van ondergeschikt belang. Stadsarchief Antwerpen ontwikkelde hiervoor zelf een tool. Deze tool is de ‘RecordsManagement Toolbox'. De Toolbox maakt het digitaal klasseren door de diensten een stuk eenvoudiger. Digitale klassementen aanmaken, documenteren, gebruikersrechten definiëren... is omslachtig als het handmatig moet gebeuren. Bij het opbouwen van een goed klassement moeten ook een aantal principes gevolgd worden, zoals dubbels vermijden, geen spaties gebruiken in map- en bestandsnamen, de omvang van bestanden beperken, bestandsnamen kort houden, ...
Met de Toolbox kan de informatiebeheerder de bestaande mappenstructuur binnen zijn dienst overzichtelijk weergeven. In een excelltabel krijgt hij te zien welke mappen er zijn, hoe ze gestructureerd zijn en welke toegangsrechten er gelden. Ook het omgekeerde is mogelijk. Een excellbestand met het ontwerp van een nieuwe mappenstructuur kan ingelezen worden in de Toolbox. De Toolbox bevat ook nog andere bijkomende tools, bijvoorbeeld om:

• mappen te vergelijken: dubbele bestanden worden zichtbaar en kunnen
  verwijderd worden
• te zoeken naar hele oude mappen waar al lang geen document meer is bijgezet: deze kunnen of verwijderd of gearchiveerd worden. De tool geeft niet aan wanneer mappen gearchiveerd moeten of kunnen worden. De informatiebeheerder moet zelf nog altijd in het oog houden wanneer bepaalde dossiers gearchiveerd kunnen worden. Maar door de Toolbox kan hij de mappenstructuur veel eenvoudiger monitoren. Alle statische digitale dossiers worden versluist naar het digitaal depot.
• mapnamen te verbeteren
• structuur te onderhouden: de informatiebeheerder kan voor zijn dienst nagaan hoe de mapgrootte evolueert en hoe lang de mapnamen zijn en hij kan gericht zoeken op documenttype.

Met al deze gegevens is het voor de informatiebeheerder veel makkelijker om problemen op te sporen. Op deze manier kan stadsarchief Antwerpen gerichter oplossingen formuleren voor de concrete problemen waar de informatiebeheerders mee worstelen.

Op Informatie Aan Zee deed stadsarchief Antwerpen de belofte dat deze toolbox binnen afzienbare tijd ter beschikking van de hele archiefsector wordt gesteld. Voor het zover is, worden eerst nog een aantal extra functies toegevoegd. Het is dus nog even wachten om zelf met de Toolbox aan de slag te gaan…