E-Depots in het CVAa en het NAi

Informatie aan Zee 2009 donderdag 10 tot vrijdag 11 september 2009

E-Depots in het CVAa en het NAi

Wie:

Annelies Nevejans, Vlaams Architectuurinstituut en Henk Vanstappen, Nederlands Architectuurinstituut

Waar:

Permeke

Wanneer:

Donderdag 10 september 2009, 14.15u.

Abstract

EDepots in het CVAa en het NAi: de uitkomst van een Vlaams-Nederlandse testbed voor de preservatie van digitale architectuurarchieven

Het Centrum Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa) van het Vlaams Architectuurinstituut (VAi) en het Nederlands Architectuurinstituut (NAi) hebben een vergelijkbare opdracht, namelijk de zorg voor het behoud en beheer van het erfgoedpatrimonium inzake architectuur.

Bij het NAi is dit ingebed in een brede organisatie met een uitgebreid architectuurarchief, een bibliotheek en een museale infrastructuur waarin ook activiteiten zoals lezingen en debatten plaatsvinden. Het VAi/CVAa legt meer de nadruk op zijn rol als platform en initiator voor initiatieven die het beheer en de bekendheid van architectuurarchieven in Vlaanderen moeten bevorderen.

Bij de publicatie van het Jaarboeken Architectuur Vlaanderen vormde het CVAa/VAi een collectie digitale objecten, waarvoor een eigen digitale repository werd ontwikkeld. Dit pilootproject is opgevat als een goede gelegenheid om expertise op te bouwen rond het beheer van digital born architectuurarchief - kennis die nadien ook verder verspreid zal worden in het veld van erfgoedbeheerders. Er werd gekozen voor de ontwikkeling van een repository op basis van de software Fedora. Deze software wordt algemeen toegepast in musea, bibliotheken en archieven, en heeft een brede community van gebruikers. Het feit dat dit een open software is, betekent dat er ook verschillende toepassingen vrij voor beschikbaar zijn, die verder kunnen ontwikkeld en verbeterd worden.

Het NAi, dat zelf digital born archieven verwerft en eigen digitaliseringsprojecten heeft opgestart, werd geconfronteerd met een gelijkaardige problematiek. Hier werd gekozen voor pakket DSpace als basis voor het opzetten van een testomgeving, wat werd aangevuld met een aantal open source tools voor het verwerven, beheren en beschikbaar maken van digitaal materiaal. Hierbij werd uitgegaan van het OAIS model , en werd getracht het eDepot te integreren met het bestaande collectie informatiesysteem voor het beheer van analoge informatie (CIS) en het te ontwikkelen webinterface voor analoge/digitale collecties (ArchiVista). Het uitbouwen van deze testomgeving werd voorafgegaan door een veldonderzoek bij architectenbureaus.

Vanaf het begin werd besloten dat CVAa en NAi nauw wilden samenwerken in de ontwikkeling van expertise in het bewaren en ontsluiten van digitale architectuurarchieven. De resultaten van de beide testbeds worden voorgesteld en met elkaar vergeleken.

CV's

Annelies Nevejans (°1980) studeerde af als licentiaat geschiedenis aan de UGent en behaalde nadien de Master in de archivistiek en hedendaags documentbeheer (UGent-VUB-K.U.Leuven). Ze deed ervaring op als wetenschappelijk medewerker bij het Liberaal Archief te Gent en is sinds 2004 archivaris bij het VAi/CVAa. Sinds 2007 heeft ze ook een diploma van restaurator van papier op zak. 

Henk Vanstappen studeerde Geschiedenis aan de UFSIA en VUB. Hij volgde de graduaatsopleiding Bibliotheekwezen en Documentaire Informatiekunde en de postuniversitaire opleiding Informatie- en bibliotheekwetenschappen (IBW). 
Hij werkte als informatieprofessional voor uiteenlopende organisaties, zoals Alcatel Telecom, de Vlerick management school, de Antwerpse Orde van Advocaten, het Argos Centre for Art & Media en het Rubenianum.

Vanaf 2005 was hij projectcoördinator voor de stedelijke musea Antwerpen, waar hij projecten begeleidde met betrekking tot de digitale registratie en ontsluiting van de museumcollecties. Sinds 2008 werkt hij als coördinator collectieinformatie voor het Nederlands Architectuurinstituut te Rotterdam, waar hij verschillende automatiserings- en digitaliseringsprojecten leidt.
Hij verricht onderzoek en publiceert op het domein van gestandaardiseerde ontsluiting en beheer van cultureel erfgoedcollecties in archieven, bibliotheken en musea.

Verslag door Bart Severi

In de eerste sessie Digitaal depot op donderdag kwam een breed pallet van archiefinstellingen aan bod. Met Filip Boudrez (FelixArchief) was een stedelijk archief vertegenwoordigd, Henk Vanstappen (Nederlands Architectuurinstituut) en Annelies Nevejans (Centrum Vlaamse Architectuurarchieven) beschreven de privaatrechtelijke architectuurarchieven, Hilde Van Ongevalle (bijgestaan door Grimme Bogaerts van Amplexor) bracht de ervaringen binnen het Vlaams Parlement en Dirk Kinnaes (Libis) schetste de ontwikkelingen van LIAS binnen de KULeuven.

De sessie stelde zich tot doel om de zeer talrijke aanwezigen inzicht te bieden in de praktijk van de digitale depots. Daarvoor kregen de sprekers de opdracht mee om vier rode draden in hun presentaties te verweven: 1) de motivering die leidde tot de gekozen werkwijze, 2) de kosten die dit impliceerde, 3) de afwegingen en risico's bij uitbesteding van dit traject en tenslotte 4) de impact die de implementatie van een digitaal depot had op hun organisatie.

Naar goede gewoonte opende Filip Boudrez met een boeiende schets in vogelvlucht van de problematiek van digitale duurzaamheid, waarbij het behoud van raadpleegbaarheid in eerste instantie een zaak van risicobeheer is. Externe afhankelijkheden wil de archivaris verkleinen, door eerst de risico's in kaart te brengen en dit vervolgens als sturing voor het archiveringsbeleid en als sensibilisering van het bestuur te gebruiken.

Treffend beschreef hij de paradox van het digitale depot: het is een gewoon informatiesysteem... En toch ook weer niet. Het is een applicatie waarvan de analyse, de ontwikkeling, het testen en de implementatie verloopt zoals bij elk ander informatiesysteem. Het bijzondere eraan is dat het ernaar streeft om de technologische afhankelijkheid te overstijgen met behulp van technologie. Bovendien steunt een succesvolle implementatie ook op de organisatie waarbinnen het functioneert, met gestroomlijnde bedrijfsprocessen en -informatie, met duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden, met vastgelegde procedures en met financiële engagementen, kortom, met een archiveringsbeleid en een op punt staande archiefvorming. Daarmee was het kader uitgetekend en kon het vervolgens ingevuld worden met de ervaringen van de volgende sprekers.

Hoe een digitaal depot er zal uitzien, is sterk afhankelijk van de noden van de archiefvormers en de archiefgebruikers. Dat kwam duidelijk tot uiting bij de drie presentaties.

Voor het NAi geldt dat men in de eerste plaats de intellectuele inhoud van de digitale architectuurarchieven wil bewaren, eerder dan de technische functionaliteiten die de digitale ontwerpen bieden. Vandaar dat men zich richt op de duurzame bewaring van de afgeleide documenten (meestal in PDF-vorm) die aan de klanten van architectenbureaus bezorgd werden. De CAD-bestanden (de bronbestanden) bewaart men - bij gebrek aan een geschikte archiveringsstandaard - ongewijzigd. De bouw van het digitale depot moest rekening houden met 2 systemen die al in gebruik waren voor ontsluiting, ArchiVista en CIS.

Het CVAa zette een testdepot op om haar expertise van digitale duurzaamheid te verhogen en ter beschikking te stellen. Door een beperkt budget koos men voor Fedora Commons, een openbronsysteem dat ook aan hun eisen inzake schaalbaarheid en
modulariteit voldeed.

Voor de diensten van het Vlaams Parlement moest een archiveringsoplossing zo dicht mogelijk aansluiten op de bestaande beheersprocessen. Precies daarom opteerde men voor de doorontwikkeling van een documentbeheersysteem tot een recordsmanagementapplicatie, waar een bijkomende overdrachts- en zoekomgeving gebouwd werd die sterk aansluit op gebruikerswensen. Het gekozen systeem Alfresco is een openbronsysteem en laat toe om het aan te passen aan hun wensen. Bijgevolg moet men zich voorlopig beperken tot de duurzame archivering van documentaire informatie, hoewel men op termijn uitbreiding voorziet naar de eigen regelgevingsdatabank Proteus.

Dirk Kinnaes vertelde hoe de verschillende klanten binnen de universiteit leidden tot het project LIAS. Zowel het Universiteitsarchief, de Centrale Bibliotheek als onderzoeksinstellingen zoals KADOC vroegen een archiveringsoplossing die sterk gericht was op ontsluiting. Men koos voor scopeArchive en DigiTool, 2 systemen die integratie met reeds aanwezige applicaties toelaten.

Minder eenvoudig was het om een duidelijk beeld te krijgen van de ontwikkel- en beheerskosten. Cijfers werden genoemd rond het half miljoen euro, waarbij men hardware, software en personeel incalculeerde. Uiteraard is het benodigde budget sterk afhankelijk van de organisatorische context en de keuze voor openbronsoftware en uitbesteding.

Aangezien de meeste instellingen niet de nodige expertise in huis hebben, is men gedwongen om andere partners aan te trekken. Een spitsvondig voorbeeld van
outsourcing bracht Van Ongevalle: het beleidsplan was mee opgesteld door een stagiair van de opleiding Archivistiek aan de VUB. Een mogelijke conclusie bij dit thema kan zijn dat uitbesteding vaak onvermijdelijk is maar dat dit de nood aan een langetermijnstrategie alleen maar verhoogt. Men wil zich immers niet onherroepelijk binden aan een bepaalde ontwikkelaar zonder een heldere exitstrategie.

Zowel het NAi als het CvAa staan ver van hun archiefvormers, de architecten. Daarom willen ze adviezen opstellen om de vorming meer gestructureerd te laten verlopen, zodat latere archivering gefaciliteerd wordt. Dat archieven vaak pas overgedragen worden na opheffing van de bureaus, maakt het maken van afspraken er niet gemakkelijker op.

De veel kortere afstand tussen het archief van het Vlaams Parlement en haar archiefvormers en -gebruikers had niet alleen een sterke impact op de systeemkeuze, maar ook op de eigen archiefwerking. Tijdens het traject stelde het archief vast dat ook de eigen werkprocessen moesten scherpgesteld worden, zodat een geïntegreerd beheer van het papieren en het digitale archief mogelijk was. Daarmee werd helder geïllustreerd dat de implementatie van een digitaal depot niet alleen een ingrijpend veranderingstraject oplegt aan de archiefvormer, maar ook aan de archiefinstelling.

Waarom lid van de VVBAD worden?

  • Deel zijn van het netwerk van experten en collega's
  • Mee de belangen van de informatiesector behartigen
  • Korting krijgen op de activiteiten van de VVBAD
  • Toegang krijgen tot vakinformatie
  • Participeren in de verenigingsbesturen
Word lid

VVBAD maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren. Door deze te accepteren of door gebruik te blijven maken van deze website, gaat u akkoord met het plaatsen van deze cookies. Wil u meer weten over cookies, of uw cookie-instellingen voor deze website aanpassen? Bekijk dan hier de voorwaarden.

© Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw
Statiestraat 179 | B-2600 Berchem (Antwerpen)
Tel: (+32) 03 281 44 57 | email: vvbad@vvbad.be