Abstract

Het Vlaams Parlement koos met Alfresco voor een ECM-oplossing voor het beheer en de uitbouw van zijn digitaal archief. Deze open source oplossing moet de parlementaire archieven beschikbaar maken en houden evenals de processen waarlangs de digitale gegevens het archiefdepot binnenkomen begeleiden. ECM staat voor Enterprise Content Management en omvat - in het geval van Alfresco - applicaties voor document en records management, image management en beheer van webcontent. De community versie is gratis te downloaden van het internet maar om het systeem precies te laten doen wat jouw organisatie wilt moet er van alles geprogrammeerd en geconfigureerd worden.

De presentatie wil een praktijkvoorbeeld schetsen en zoomt in op: de functionele en technische analyse die aan de keuze voor Alfresco voorafging, het proces van configuratie en ontwikkeling, de mogelijke voor- en nadelen van een content management systeem bij de uitbouw van een digitaal archiefdepot.

CV

Historicus, gegradueerde in het Bibliotheekwezen en de Documentaire Informatiekunde, en als archivaris afgestudeerd aan de VUB in de gespecialiseerde studie Archivistiek en het Hedendaags Documentbeheer. Na een korte carrière als stafmedewerker Documentatie en Communicatie aan het Vlaams Instituut voor Gezondheidspromotie, gedurende 10 jaar archivaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Sinds september 2005 archivaris van het Vlaams Parlement.

Verslag door Bart Severi

In de eerste sessie Digitaal depot op donderdag kwam een breed pallet van archiefinstellingen aan bod. Met Filip Boudrez (FelixArchief) was een stedelijk archief vertegenwoordigd, Henk Vanstappen (Nederlands Architectuurinstituut) en Annelies Nevejans (Centrum Vlaamse Architectuurarchieven) beschreven de privaatrechtelijke architectuurarchieven, Hilde Van Ongevalle (bijgestaan door Grimme Bogaerts van Amplexor) bracht de ervaringen binnen het Vlaams Parlement en Dirk Kinnaes (Libis) schetste de ontwikkelingen van LIAS binnen de KULeuven.

De sessie stelde zich tot doel om de zeer talrijke aanwezigen inzicht te bieden in de praktijk van de digitale depots. Daarvoor kregen de sprekers de opdracht mee om vier rode draden in hun presentaties te verweven: 1) de motivering die leidde tot de gekozen werkwijze, 2) de kosten die dit impliceerde, 3) de afwegingen en risico's bij uitbesteding van dit traject en tenslotte 4) de impact die de implementatie van een digitaal depot had op hun organisatie.

Naar goede gewoonte opende Filip Boudrez met een boeiende schets in vogelvlucht van de problematiek van digitale duurzaamheid, waarbij het behoud van raadpleegbaarheid in eerste instantie een zaak van risicobeheer is. Externe afhankelijkheden wil de archivaris verkleinen, door eerst de risico's in kaart te brengen en dit vervolgens als sturing voor het archiveringsbeleid en als sensibilisering van het bestuur te gebruiken.

Treffend beschreef hij de paradox van het digitale depot: het is een gewoon informatiesysteem... En toch ook weer niet. Het is een applicatie waarvan de analyse, de ontwikkeling, het testen en de implementatie verloopt zoals bij elk ander informatiesysteem. Het bijzondere eraan is dat het ernaar streeft om de technologische afhankelijkheid te overstijgen met behulp van technologie. Bovendien steunt een succesvolle implementatie ook op de organisatie waarbinnen het functioneert, met gestroomlijnde bedrijfsprocessen en -informatie, met duidelijk toegewezen verantwoordelijkheden, met vastgelegde procedures en met financiële engagementen, kortom, met een archiveringsbeleid en een op punt staande archiefvorming. Daarmee was het kader uitgetekend en kon het vervolgens ingevuld worden met de ervaringen van de volgende sprekers.

Hoe een digitaal depot er zal uitzien, is sterk afhankelijk van de noden van de archiefvormers en de archiefgebruikers. Dat kwam duidelijk tot uiting bij de drie presentaties.

Voor het NAi geldt dat men in de eerste plaats de intellectuele inhoud van de digitale architectuurarchieven wil bewaren, eerder dan de technische functionaliteiten die de digitale ontwerpen bieden. Vandaar dat men zich richt op de duurzame bewaring van de afgeleide documenten (meestal in PDF-vorm) die aan de klanten van architectenbureaus bezorgd werden. De CAD-bestanden (de bronbestanden) bewaart men - bij gebrek aan een geschikte archiveringsstandaard - ongewijzigd. De bouw van het digitale depot moest rekening houden met 2 systemen die al in gebruik waren voor ontsluiting, ArchiVista en CIS.

Het CVAa zette een testdepot op om haar expertise van digitale duurzaamheid te verhogen en ter beschikking te stellen. Door een beperkt budget koos men voor Fedora Commons, een openbronsysteem dat ook aan hun eisen inzake schaalbaarheid en
modulariteit voldeed.

Voor de diensten van het Vlaams Parlement moest een archiveringsoplossing zo dicht mogelijk aansluiten op de bestaande beheersprocessen. Precies daarom opteerde men voor de doorontwikkeling van een documentbeheersysteem tot een recordsmanagementapplicatie, waar een bijkomende overdrachts- en zoekomgeving gebouwd werd die sterk aansluit op gebruikerswensen. Het gekozen systeem Alfresco is een openbronsysteem en laat toe om het aan te passen aan hun wensen. Bijgevolg moet men zich voorlopig beperken tot de duurzame archivering van documentaire informatie, hoewel men op termijn uitbreiding voorziet naar de eigen regelgevingsdatabank Proteus.

Dirk Kinnaes vertelde hoe de verschillende klanten binnen de universiteit leidden tot het project LIAS. Zowel het Universiteitsarchief, de Centrale Bibliotheek als onderzoeksinstellingen zoals KADOC vroegen een archiveringsoplossing die sterk gericht was op ontsluiting. Men koos voor scopeArchive en DigiTool, 2 systemen die integratie met reeds aanwezige applicaties toelaten.

Minder eenvoudig was het om een duidelijk beeld te krijgen van de ontwikkel- en beheerskosten. Cijfers werden genoemd rond het half miljoen euro, waarbij men hardware, software en personeel incalculeerde. Uiteraard is het benodigde budget sterk afhankelijk van de organisatorische context en de keuze voor openbronsoftware en uitbesteding.

Aangezien de meeste instellingen niet de nodige expertise in huis hebben, is men gedwongen om andere partners aan te trekken. Een spitsvondig voorbeeld van
outsourcing bracht Van Ongevalle: het beleidsplan was mee opgesteld door een stagiair van de opleiding Archivistiek aan de VUB. Een mogelijke conclusie bij dit thema kan zijn dat uitbesteding vaak onvermijdelijk is maar dat dit de nood aan een langetermijnstrategie alleen maar verhoogt. Men wil zich immers niet onherroepelijk binden aan een bepaalde ontwikkelaar zonder een heldere exitstrategie.

Zowel het NAi als het CvAa staan ver van hun archiefvormers, de architecten. Daarom willen ze adviezen opstellen om de vorming meer gestructureerd te laten verlopen, zodat latere archivering gefaciliteerd wordt. Dat archieven vaak pas overgedragen worden na opheffing van de bureaus, maakt het maken van afspraken er niet gemakkelijker op.

De veel kortere afstand tussen het archief van het Vlaams Parlement en haar archiefvormers en -gebruikers had niet alleen een sterke impact op de systeemkeuze, maar ook op de eigen archiefwerking. Tijdens het traject stelde het archief vast dat ook de eigen werkprocessen moesten scherpgesteld worden, zodat een geïntegreerd beheer van het papieren en het digitale archief mogelijk was. Daarmee werd helder geïllustreerd dat de implementatie van een digitaal depot niet alleen een ingrijpend veranderingstraject oplegt aan de archiefvormer, maar ook aan de archiefinstelling.