In deze paper ga ik dieper in op het project 'Archiefbeheer binnen het veld van de hedendaagse kunst' dat in het voorjaar van 2004 werd opgestart door het S.M.A.K. met de steun van de Vlaamse overheid. Het museum had met het project twee doelstellingen: 
(1) de aard van het archief van een museum voor hedendaagse kunst onderzoeken en 
(2) het ontwikkelen van een aangepast ontsluitings- en managementsysteem voor de museale archieven

In een eerste fase is het archiefmanagement doorgelicht en werden bestaande internationale archiefprojecten in gelijkaardige instellingen onderzocht. De bevindingen zijn gebruikt voor de ontwikkeling van een centrale en relationele databank-structuur ter ontsluiting van de (archivalische) collecties, genaamd 'digiKAST' (digitale KunstArchiefSTructuur). Hierdoor ontstond de mogelijkheid om bestaande databanken, zoals Adlib collectieregistratie, te integreren in een nieuw systeem. De tweede fase van het project bestond uit het opstarten van de relationele databankstructuur. De databank werd geprogrammeerd, de datamodellen zijn in de praktijk getest, geëvalueerd en verder bijgeschaafd. Er werd een methodologie opgesteld om de stukken uit de verschillende archieven zo efficiënt mogelijk in te voeren. Tegelijkertijd is er gewerkt aan invoerinstructies voor de databank en onderzoek gedaan naar uniforme terminologieën en beschrijvingwijzen. De diverse databanken werden nadien geïntegreerd en gekoppeld. Deze interface wordt op termijn gekoppeld aan de museumwebsite, zodat de databank (gedeeltelijk) toegankelijk wordt voor het personeel, onderzoekers en het grote publiek.

Het onderzoek uitgevoerd in het kader van het project toonde aan dat het archief van musea voor hedendaagse kunst een unieke plaats inneemt in het erfgoedlandschap. Het fungeert niet alleen als geheugen van een cultuursegment, maar maakt tegelijkertijd deel uit van de kunstproductie zelf. Zo ontstaat een grijze zone tussen archief, collectie en documentatie. Eén van de voornaamste verwezenlijkingen van het project op archieftheoretisch gebied is dan ook dat de begrippen 'archief', 'documentatie', en 'collectie', op elkaar werden afgestemd binnen de context van de hedendaagse kunst.

Zowel deze theoretische kanttekeningen, als de praktische stappen in het opzetten van een gefundeerde archiefwerking in het museum, worden in deze paper verduidelijkt.