Abstract

Momenteel is er geen overzicht van de bewaar- en kunstcollecties in Vlaamse bibliotheken. Het in kaart brengen van deze collecties door het beschrijven van erfgoedverzamelingen in bibliotheken op collectieniveau zou een duidelijker beeld scheppen en is één van de taken voor het platform Erfgoedbibliotheken Vlaanderen en het Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen. Op basis van dergelijk overzicht zal de zichtbaarheid en de overzichtelijkheid van het veld sterk verbeteren en is het mogelijk om een beleid voor de betrokken sectoren vorm te geven. Eén van de uitdagingen was dan ook om deze beschrijvingen begrijpelijk en bruikbaar te maken voor een zeer gevarieerd publiek en voor uiteenlopende onderzoeksvragen.

Met dit doel werd in samenwerking met VVBAD een project gestart die de ontwikkeling van een online toegang tot de hierboven vermelde collectiebeschrijvingen van bewaar- en kunstcollecties in Vlaamse bibliotheken behelst. Deze online toegang wordt ontwikkeld binnen de Vlaamse Archief-, Bibliotheek- en Documentatiegids (Vlabidoc). De Vlabidoc bevat naast de adresgegevens van archieven, bibliotheken en documentatiecentra in Vlaanderen ook algemene informatie over de collecties, de dienstverlening en het personeel. De gids bood echter geen ruimte voor de opname van gestandaardiseerde beschrijvingen van (deel)collecties. Deze mogelijkheid kon ontwikkeld worden dankzij het project Vlabidoc en Collecties Online. Naast voornoemde organisaties kon het project ook op de medewerking van  Archiefbank Vlaanderen en het Vlaams Centrum voor Openbare Bibliotheken (VCOB) rekenen.

Voor de collectiebeschrijvingen werd een beschrijvingsmodel op collectieniveau ontwikkeld. Na analyse van verschillende beschikbare modellen, werd gekozen voor het Research Support Libraries Programme (RSLP) Collection Description Schema (www.ukoln.ac.uk/metadata/rslp/schema). Dit schema is gebaseerd op Dublin Core, een internationale standaard voor metadata. Het werd ontwikkeld door de Collection Development Focus (http://www.ukoln.ac.uk/cd-focus/), oorspronkelijk een samenwerkingsverband van de British Library, the Joint Information Systems Committee (JISC) en Resource: The Council for Museums, Archives and Libraries en nu onderdeel van UKOLN. Door de keuze voor deze standaard is de uitwisselbaarheid van de gegevens met andere databanken en toepassingen gegarandeerd. Het schema wordt immers gebruikt in verschillende Britse databanken met collectiebeschrijvingen.

Inmiddels heeft het project een bruikbare databank opgeleverd waarin de adressen van meer dan 2000 instellingen zijn opgenomen. Aan deze adressen kunnen gestandaardiseerde beschrijvingen van (deel)collecties gekoppeld worden. De gegevens van een representatief aantal Vlaamse collecties werden recent ingevoerd in de aangepaste databank door Erfgoedbibliotheken Vlaanderen en OKBV. Het resultaat en het gebruik van de databank worden voorgesteld tijdens de presentatie.

Verslag

Deze presentatie bracht de voorlopige resultaten van een project waar Erfgoedbibliotheken Vlaanderen (EBV) en Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen (OKBV) aan werken binnen de VVBAD.

Een van de doelstellingen van EBV is de zichtbaarheid van erfgoedbibliotheken te vergroten, zowel voor het publiek, de sector als het beleid. Eén van de middelen daartoe is een repertorium van bewaarcollecties in erfgoedbibliotheken. Concreet gaat het om de verrijking van de Vlabidoc-databank met collectiebeschrijvingen.

Ook het OKBV werkt binnen een project voor collectieontsluiting van kunst- en museumbibliotheken in Vlaanderen aan een inventaris, een overzicht van wat door wie waar bewaard wordt. Doel is instellingen een hulpmiddel te bieden om afspraken te kunnen maken qua collectiemanagement en gebruikers een middel te bieden om op thematische en/of geografische basis kunstcollecties te kunnen terugvinden.

Vervolgens werd uitgelegd wat EBV onder bewaarcollecties verstaat. Het gaat om cultureel en/of wetenschappelijk documentair patrimonium van regionaal, nationaal en internationaal belang, in de vorm van allerlei soorten en types van publicaties, met de intentie van bewaring op lange termijn beheerd, ontsloten en beschikbaar gesteld als een op zichzelf staande verzameling.

Wat betreft de 19de en de 20ste eeuw, moet een bewaarcollectie ook een duidelijke inhoudelijke focus hebben. Voor collecties van vóór 1830 geldt deze extra bepaling niet.

Collecties die voornamelijk uit knipsels, efemera en documentair en/of archivalisch materiaal bestaan, worden niet opgenomen in de inventaris door het EBV, evenmin als handbibliotheken voor de dagelijkse werking, collecties van privépersonen, algemene collecties zonder duidelijk inhoudelijk profiel (tenzij dus ouder dan 1830)...

Voor de inventarisatie door OKBV is het enige belangrijke inhoudelijke criterium dat de collectie over kunst - in de brede betekenis - handelt. Er zijn geen vormelijke of tijdscriteria gespecificeerd. Wél onderscheidt men speciale collecties, d.w.z. bewaarcollecties die op zich een curatorial function hebben.

EBV en OKBV hanteren een afgeleide van het RSLP* collection description metadataschema voor de collectiebeschrijvingen. RSLP is de de facto standaard voor collectiebeschrijvingen in het Verenigd Koninkrijk. Dit schema laat toe om collecties, locaties en beheerders te beschrijven en tussen collecties onderling relaties te leggen.

Ondertussen heeft EBV al de meeste gegevens verzameld over bewaarcollecties in Vlaamse instellingen. De basis hiervoor vormde de door Jeroen Walterus opgestelde lijst in zijn studie Bewaar(de)bibliotheken. Instellingen werden telefonisch gecontacteerd en kregen vervolgens een invulformulier via e-mail. Er werden ook bezoeken ter plaatste verricht. In samenwerking met de VVBAD werd de Vlabidoc uitgebreid met een module voor collectiebeschrijvingen. Dit gebeurde in samenwerking met de firma dotProjects uit Gent.

De oorspronkelijke Vlabidoc-gegevens werden behouden: de naam van de instelling, adres- en contactgegevens, gegevens over dienstverlening, personeelsgegevens. Dit werd aangevuld met een korte geschiedenis van de instelling en met de eigenlijke collectiebeschrijving(en).

Bij de collectiebeschrijving wordt gefocust op de herkomstgeschiedenis, de inhoudelijke zwaartepunten van de collectie, de documenttypes, het aantal, de taal, de periode waaruit ze stammen, of er een inventaris is, of er connecties zijn met andere collecties (bv. complementaire collecties), de toegankelijkheid en de graad van ontsluiting...

Voorlopig zijn er - voor het OKBV-luik - nog geen beschrijvingen van kunstcollecties in de Vlabidoc-databank opgenomen.

Dit project is (nog) een work in progress. Momenteel werkt het zoeken naar collecties in de Vlabidoc-databank nog niet zo goed. Er wordt hard aan gewerkt om dit zo spoedig mogelijk op punt te hebben. Zo is verbetering van de inhoudelijke ontsluiting nodig. De problemen met de huidige thesaurus hebben er veel mee te maken dat hij gebaseerd is op de trefwoordenlijst uit de oorspronkelijke Vlabidoc en die voldoet niet. Ze is te grofmazig en te beperkt.

Al bij al was dit een soms onevenwichtige presentatie: de beide sprekers waren niet steeds op elkaar afgestemd in wat ze naar voren brachten. Erfgoedbibliotheken Vlaanderen bleek het verst te staan met het project qua collectiebeschrijvingen van bewaarbibliotheken. Zij kwamen op deze presentatie dan ook het best uit de verf. Gehoopt wordt dat binnenkort ook de door Overleg Kunstbibliotheken Vlaanderen aangeleverde kunstcollectiebeschrijvingen via de Vlabidoc beschikbaar worden.

*RSLP: Research Support Libraries Programme