Abstract

Het Gemeentelijk Documentatiecentrum van Ranst (GDC), een kleine instelling die uitsluitend met vrijwilligers werkt, koos voor het open source archiefbeschrijvingsprogramma ICA-AtoM voor het beschrijven en het beheren van zijn collectie.

Deze presentatie focust niet op ICA-AtoM zelf, wel op de manier waarop het GDC ICA-AtoM, EAD en EAC geïmplementeerd heeft. We tonen aan hoe het GDC erin geslaagd is om op enkele maanden tijd 17 000 archiefbeschrijvingen en 4000 afbeeldingen in ICA-AtoM in te voeren, deze goed te beheren, mooi te structureren en zowel retroactief als proactief de kwaliteit van de beschrijvingen te bewaken. Daarvoor werd het programma Atomis ontwikkeld.

De ervaringen met deze invoer en omzetting zullen aan bod komen, met bijzondere aandacht voor een aantal lessen die werden getrokken. Zo is een eerste les het voordeel van gestandaardiseerde beschrijvingen. Zelfs voor uiteenlopende collectieonderdelen zijn die bijzonder nuttig (archieven, maar ook plannen, doodsbrieven en zelfs voorwerpen). Een tweede les is het belang van authority records voor archiefvormers. Verder zal ook worden ingegaan op de praktische organisatie: hoe kan je dergelijke complexe operaties uitvoeren met vrijwilligers met een beperkte ICT-kennis?

CV

Roeland Verhaert (°1975) studeerde geschiedenis aan de KU Leuven en vervolgens master na master archivistiek en hedendaags documentbeheer. Werkt sinds 2000 op het stadsarchief Antwerpen waar hij toezicht uitoefent op de archieven van de stedelijke administratie. Een van de voornaamste taken daar is het uitvoeren en begeleiden van selectieoperaties. Hij is sinds 2005 voorzitter van de subwerkgroep selectielijsten gemeentearchief van VVBAD en geeft les in de initiatie archiefkunde van de bibliotheekschool in Gent.

Sinds 2000 werkt hij ook als vrijwilliger in het gemeentelijk documentatiecentrum van Ranst, en in 2012 heeft hij daar mee de implementatie gedaan van de website van het documentatiecentrum, op basis van ICA-AtoM.