Abstract

De provincie Vlaams-Brabant en met name de dienst document- en informatiebeheer, is al langere tijd bezig het digitale documentbeheer van de diensten van het provinciebestuur op orde te stellen. Bij het opruimen en structureren van de gemeenschappelijke digitale klassementen duikt steeds de vraag op “wat moeten we doen met ons digitaal archief?”.

Om die vraag te kunnen beantwoorden willen we in 2013 een semi-dynamische archiefserver op te zetten. Geen volledig uitgebouwd e-depot maar een serverruimte, beheerd door de dienst document- en informatiebeheer waar de provinciale diensten, naar analogie met het papieren archief, archief naar kunnen overdragen. Zo kunnen de actieve klassementen ontlast worden. De focus van dit project is beperkt tot de informatie die op de centrale servers staat en beheerd wordt in een windows verkenner structuur. Dossiers die de diensten overdragen moeten op termijn soms nog vernietigd worden, wat implicaties heeft op de organisatie van de archiefschijf.

Benieuwd welke procedures we opgezet hebben, welke keuzes we gemaakt hebben op vlak van metadata en ordening van de schijf of wat onze bevindingen zijn met de eerste overdrachten? Kom dan zeker luisteren naar ons verhaal.

CV

Sinds september 2009 werkt Soizik Van Huele als bestuurssecretaris bij de dienst Document- en informatiebeheer van de provincie Vlaams-Brabant. Daar staat zij samen met haar collega’s in voor de organisatie van de administratie-juridische bibliotheek en voor de begeleiding van de organisatie op vlak van hedendaags documentbeheer. Dit betekent het adviseren en begeleiden van de diensten op het vlak van klassementen, archiefoverdrachten en het opstellen van selectielijsten. De focus verhuist stilaan van overwegend papieren naar overwegend digitaal archief.