Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief besloten enkele leden in april 2005 om een aparte subwerkgroep op te richten om het uitwerken van de selectielijst vlotter te laten verlopen. Op 16 december 2009 werden het eerste en tweede deel van de lijst goedgekeurd door het Algemeen Rijksarchief.
Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief (toen nog werkgroep Gemeentearchief) werd begin januari 2004 een aantal leden bereid gevonden zich in te zetten voor het opmaken en laten goedkeuren van een selectielijst voor OCMW's. Op 17 augustus 2009 werd de geactualiseerde goedgekeurd door het Rijksarchief.
Binnen de werkgroep Lokaal Overheidsarchief werd in maart 2008 een subwerkgroep opgericht die zich specifiek zou inlaten met het opmaken en laten goedkeuren van een selectielijst voor Polders en Wateringen. Bij het opstellen van deze lijst was de medewerking van de ontvangers-griffiers van onschatbaar belang.
Het eerste resultaat van de subwerkgroep werd op 16 juli 2008 ter goedkeuring voorgelegd aan de Afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Algemeen Rijksarchief. In mei 2009 formuleerde het Rijksarchief een aantal opmerkingen bij de lijst. De herwerkte versie werd op 14 juli 2009 overgemaakt aan de Algemeen Rijksarchivaris. Goedkeuring volgde op 16 juli 2009. In juni 2010 werd de lijst geactualiseerd. De nieuwe selectielijst werd goedgekeurd op 9 juni 2010.
Een selectielijst heette vroeger ‘bewaar- en vernietigingslijst’. Het is een werkinstrument voor een administratie. Zo’n lijst geeft per organisatie een zo volledig mogelijke opsomming van soorten (reeksen) documenten. De lijst geeft aan wat er met die documenten moet gebeuren: eeuwig bewaren of vernietigen na afloop van hun administratieve bewaartermijn.
Op 17 augustus 2009 werd de selectielijst OCMW’s, opgesteld door de VVBAD-subwerkgroep Selectielijst OCMW’s, goedgekeurd door de algemeen rijksarchivaris. Sindsdien komen vanuit de OCMW’s heel wat vragen over de inhoud van de lijst en de concrete toepassing ervan. Dit was voor de leden van de subwerkgroep het signaal dat nogal wat OCMW’s effectief werk willen maken van archiefselectie en -vernietiging. Aangezien dit in vele OCMW’s tot nu toe niet systematisch gebeurde en daarvoor vaak ook geen beroep gedaan kan worden op een archivaris, leek het tijd voor een workshop. Na een inleidend deel over het belang van archiefbeheer en archiefselectie in het OCMW, werden twee concrete voorbeelden van archiefsamenwerking voor OCMW’s voorgesteld. Daarna lichtten enkele archivarissen toe hoe de selectielijst geïnterpreteerd en toegepast moet worden.
Sinds enkele jaren is het proces tot actualiseren van de selectielijsten voor gemeentearchieven lopende. Om dit te ondersteunen en vooral om tot een eenvormige opbouw van de selectielijsten te komen is een 'datamodel' uitgewerkt. Dit moet het mogelijk maken de gegevens op een geautomatiseerde wijze uit te wisselen en te verwerken. Met dit artikel willen we het datamodel een bredere bekendheid geven en reacties bij de collega's losweken.