VVBAD

Vlaamse decreetgeving in verband met archief.

Het decreet betreffende de bestuurlijk-administratieve archiefwerking of het Archiefdecreet van 9 juli 2010.
Sinds de publicatie in het ‘Belgisch Staatsblad’ van 5 augustus 2010 is het Archiefdecreet in werking getreden. Enkel het artikel 9 (over de externe audit van het archiefbeheer bij de zorgdragers) zal op een latere datum door de Vlaamse Regering doorgevoerd worden.
Samengevat wil het Archiefdecreet:

• de gemeenschaps- en gewestaspecten van archiefzorg en archiefbeheer in één regelgeving vatten (art. 1);
• een verkorte titel voor het decreet introduceren (art. 2);
• een aantal essentiële archiefbegrippen definiëren (art. 3);
• het toepassingsgebied omschrijven, met name alle bestuursinstanties vermeld in het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur, aangevuld met de administratieve rechtscolleges en de verenigingen zonder winstoogmerk beheerd door de Vlaamse Gemeenschap, ressorteren eronder; die instanties worden ‘zorgdragers’ genoemd (art. 4);
• eenduidig de archiefzorg of de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer toewijzen aan de zorgdragers (art. 5 en 6);
• het archiefbeheer of de praktische uitvoering van de archiefzorg kwaliteitsvol opzetten (art. 5 § 2, 7, 8 en 9);
• ondersteuning bieden bij de archiefzorg en het archiefbeheer van de zorgdragers (art. 10);
• de selectie en vernietiging van documenten sluitend regelen door per bestuursniveau selectiecommissies te voorzien en een procedure te ontwikkelen (art. 11 en 12);
• de toegang tot de archiefdocumenten zo breed mogelijk maken (art. 13, 14 en 15);
• een centrale en structurele ontsluiting van permanent te bewaren archiefdocumenten in een geautomatiseerd register organiseren (art. 16).

Er worden nog nadere uitvoeringsbesluiten bij het decreet in het vooruitzicht gesteld in verband met de kwaliteit van het archiefbeheer, de selectie en de ondersteuning bij zorg en beheer (in een eerste fase) en in verband met de externe audit en het centraal ontsluitingsregister (in een tweede fase).

Het decreet houdende de ontwikkeling, de organisatie en de subsidiëring van het Vlaams cultureel-erfgoedbeleid van 23 mei 2008 of het Cultureel-erfgoeddecreet bevat de regels op basis waarvan de Vlaamse Gemeenschap cultureel-erfgoedorganisaties ondersteunt en subsidieert, en het cultureel erfgoed beschermt. Het handelt enkel over roerend en immaterieel erfgoed in musea, archiefinstellingen, erfgoedbibliotheken, bij heemkundige kringen en andere verenigingen. Het betreft dus archiefdocumenten, kunst- en gebruiksvoorwerpen, verhalen, processies, rituelen, gebruiken, enz. De Vlaamse Gemeenschap ondersteunt initiatieven die organisaties in dit verband nemen als ze aan welbepaalde voorwaarden en criteria voldoen.
Het onroerend erfgoed (monumenten, landschappen en archeologische sites) wordt met andere decreetgeving geregeld.
Belangrijke kenmerken van het Cultureel-erfgoeddecreet zijn:

• Een geïntegreerd en integraal cultureel erfgoedbeleid. Dit betekent dat het beleid afgestemd moet zijn op andere domeinen zoals het jeugdbeleid, het seniorenbeleid, het toeristisch beleid maar ook in interactie moet treden met het onderwijs en afgestemd zijn op het beleid rond het onroerend erfgoed. ‘Integraal’ houdt in dat er zowel aandacht dient uit te gaan naar de zorg voor het cultureel erfgoed (en dus naar behoud en beheer, inventarisering, enz.), als naar publiekswerking, onderzoek, educatie, enz.
• Een complementair cultureel-erfgoedbeleid houdt in dat het beleid bij de verschillende bestuursniveaus (gemeenten, provincies, de Vlaamse Gemeenschap) op elkaar is afgestemd.

Concreet voorziet het Cultureel-erfgoeddecreet in:

• één performant steunpunt; ‘FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw’ is een dienstverlenende organisatie die een intermediaire rol vervult tussen het cultureel-erfgoedveld en de overheid, en die als doel heeft cultureel-erfgoedorganisaties, lokale en provinciale besturen en beheerders van cultureel erfgoed te ondersteunen, en de ontwikkeling van het cultureel-erfgoedveld te stimuleren;
• een kwaliteitslabel voor collectiebeherende musea, culturele archiefinstellingen (‘door de Vlaamse overheid erkende culturele archiefinstelling’) en erfgoedbibliotheken;
• de optie dat de Vlaamse Gemeenschap verantwoordelijkheid opneemt voor cultureel-erfgoedorganisaties die een rol spelen voor gans Vlaanderen (‘landelijk’) en een internationale reflex hebben, de eigen instellingen van de Vlaamse Gemeenschap, musea en culturele archiefinstellingen ingedeeld bij het Vlaamse niveau, landelijke cultureel-erfgoedorganisaties voor volkscultuur, landelijke expertisecentra voor cultureel erfgoed, de Vlaamse Erfgoedbibliotheek, Archiefbank Vlaanderen (voor de registratie en ontsluiting van privaatrechtelijke archieven), samenwerkingsverbanden met het oog op de versterking van de internationale profilering van kunstcollecties, landelijke periodieke cultureel-erfgoedpublicaties;
• het afsluiten van cultureel-erfgoedconvenants met de provincies om het provinciaal cultureel erfgoedbeleid te ondersteunen;
• het afsluiten van cultureel-erfgoedconvenants met gemeenten, intergemeentelijk samenwerkingsverbanden en met de Vlaamse Gemeenschapscommissie om het lokale cultureel-erfgoed te ondersteunen;
• subsidiëring van cultureel-erfgoedprojecten en eenmalige publicaties met landelijke relevantie;
• subsidiëring van internationale cultureel-erfgoedprojecten.

Het decreet houdende de bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang van 24 januari 2003 of het Topstukkendecreet wil het belangrijkste Vlaams roerend cultureel erfgoed beschermen en dat omwille van zijn bijzondere archeologische, historische, cultuurhistorische, artistieke of wetenschappelijke betekenis voor de Vlaamse Gemeenschap. Daartoe wordt een lijst opgesteld van zeldzame en onmisbare voorwerpen en verzamelingen (of bestanden). Ter voorbereiding van deze lijst worden zogenaamde proeflijsten opgemaakt. Zo is er een proeflijst ter beschikking voor het archivalisch en documentair erfgoed in openbaar en privaat bezit, en zijn er al een aantal documenten en bestanden bij Koninklijk Besluit op de definitieve lijst geplaatst.
De bescherming houdt in dat er toezicht uitgeoefend wordt op het in goede staat bewaren en op fysische ingrepen, en dat conservering en restauratie subsidieerbaar worden. Daarnaast wil de regelgever toezicht uitoefenen op het tijdelijk buiten de Vlaamse Gemeenschap brengen van beschermde voorwerpen en verzamelingen of bestanden (voor bijvoorbeeld tentoonstellingen) of het definitief buiten de Vlaamse Gemeenschap brengen (door bijvoorbeeld verhuis of verkoop). Ten slotte is ook de mogelijkheid voorzien om met het ‘Topstukkenfonds’ zelf aankopen van beschermde voorwerpen en verzamelingen of bestanden te verrichten.

Organieke decreten voor de lokale openbare besturen.
Het decreet betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten (7 mei 2004) belast de secretarissen van de kerk- en bestuursraden van de erediensten met de opmaak van de notulen, de bundeling van de notulen en de bewaring van het archief.
Het Gemeentedecreet (6 juli 2005), het Provinciedecreet (30 november 2005) en het decreet betreffende de OCMW’s (16 december 2008) leggen het inzagerecht vast, vertrouwen de archiefzorg toe aan het College van Burgemeester en Schepenen, de Deputatie of de voorzitter van het OCMW en het documenten- en archiefbeheer aan de gemeentesecretaris, de provinciegriffier of de OCMW-secretaris.

Federale wetgeving in verband met archief

De Archiefwet van 1955, gewijzigd bij de wet houdende diverse bepalingen (6 mei 2009) schrijft de verplichte overbrenging in goede, geordende en toegankelijke staat voor naar het rijksarchief van de archiefdocumenten van meer dan 30 jaar oud van rechtbanken, de Raad van State, de rijksbesturen, de provincies en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, tenzij vrijstelling verleend wordt.
Archiefdocumenten van minder dan 30 jaar oud zonder administratief nut kunnen eveneens naar het rijksarchief overgebracht worden.
Gemeenten en de openbare instellingen die aan hun controle of administratief toezicht zijn onderworpen, en private personen, vennootschappen of verenigingen kunnen hun documenten overbrengen.
De verplicht overgebrachte archiefdocumenten van meer dan 30 jaar oud zijn openbaar. Het rijksarchief mag geen documenten vernietigen zonder toestemming van de archiefvormer en de archiefvormers mogen geen documenten vernietigen zonder toestemming van de algemeen rijksarchivaris.
De archieven van de openbare besturen staan onder het toezicht van de algemeen rijksarchivaris.
In het ‘Belgisch Staatsblad’ van 23 september 2010 verschenen twee Koninklijke Besluiten ter uitvoering van de Archiefwet. Het eerste regelt de modaliteiten voor overbrenging van archieven naar het rijksarchief, inclusief archieven van particuliere aard, wijst de bewaarplaatsen aan naar waar de archiefdocumenten moeten gebracht worden, bepaalt de voorwaarden voor vrijstelling van overbrenging, omschrijft de staat waarin de documenten zich moeten bevinden bij de overbrenging en de te volgen overbrengingsprocedure. Het tweede Koninklijk Besluit regelt het toezicht op de archieven van openbare besturen, en de selectie en vernietiging.

De organieke wet betreffende de Wateringen (5 juli 1956) en de organieke wet betreffende de Polders (3 juni 1957) zijn nog niet door decreten of een decreet vervangen, maar werden voor bepaalde onderdelen intussen al decretaal aangepast, gewijzigd of aangevuld, bijvoorbeeld op het vlak van de openbaarheid (decreet van 26 maart 2004). Wateringen en polders zijn ook meegenomen in het toepassingsgebied van het Archiefdecreet van 9 juli 2010.
Inzake archief bevatten de beide gelijklopende wetten vrijwel identieke bepalingen: het inzagerecht wordt vastgelegd; de ontvanger-griffier van de polder of watering wordt belast met de opmaak van de notulen van de Algemene Vergadering en van de Bestuursvergadering; de ontvanger-griffier is verantwoordelijk voor de bewaring van de boeken, de stukken van comptabiliteit en beheer, alsook van het archief.