Contact met het kabinet van minister Geert Bourgeois, 13 november 2009.

In het kader van een rondgang langs de verschillende Vlaamse kabinetten die met de bibliotheek-, archief- en documentatiesector in verband kunnen gebracht worden, vond een overleg plaats met het kabinet van minister van Bestuurszaken Bourgeois. Aanwezig waren: Bert Corluy (raadgever ICT-beleid, E-government en Administratieve Vereenvoudiging), Ilse Baert en Bart Severi (informatieanalisten van de Coördinerende Archiefdienst bij het Departement Bestuurszaken - Vlaanderen) en - namens de VVBAD - Bruno Vermeeren (coördinator) en Johan Vannieuwenhuyse (algemeen voorzitter).

Belangrijkste onderwerp van gesprek was het publiekrechtelijk archiefdecreet en meer concreet het recente advies hierover dat gezamenlijk door de Vereniging van de Vlaamse Provincies (VVP), de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) en de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- en Documentatiewezen (VVBAD) werd opgesteld.

Formeel zal dit gezamenlijk advies alvast niet meegenomen worden bij de besluitvorming, maar informeel is het een belangrijk element, niet in het minst omdat een aantal representatieve organisaties het samen onderschrijven. Tijdens het gesprek werden een aantal zaken verduidelijkt.

Responsabilisering van alle betrokken bestuursinstanties is de rode draad door het gehele archiefdecreet: elke instantie wordt en blijft steeds verantwoordelijk voor de archiefzorg; voor het (uitvoerende) archiefbeheer wordt niets opgelegd door Vlaanderen en kan elke instantie zelf beslissen binnen de in het decreet voorziene criteria voor archiefbeheer.

Nu al wordt volop gewerkt aan de uitvoeringsbesluiten die zeker vooraf met de sector nog zullen besproken worden.

De externe audit geïntroduceerd als aanvulling op het algemeen bestuurlijk toezicht (bvb. voor instanties die buiten dit toezicht zouden vallen) kan allerlei vormen aannemen: de audit kan een volledig bestuursniveau betreffen, thematisch (voor bepaalde aspecten van archiefbeheer) opgevat worden of voor een individuele instantie bedoeld zijn.

Het blijkt niet aangewezen het voorziene steunpunt dat beperkt zal opstarten en kan evolueren naargelang de ontwikkelingen en de gefaseerde implementatie, te laten samenvallen met FARO; uitwisseling van expertise met FARO is wel aangewezen, trouwens ook met andere expertisecentra zoals de VUB en eDavid. De piste om een agentschap voor ondersteuning op te richten is onderzocht, maar er blijkt onvoldoende kritische massa (= te verwachten vragen en betrokkenen) om dit te verantwoorden.

Het nieuwe steunpunt krijgt de opdracht om de samenhang tussen de selectielijsten van de verschillende bestuursniveaus te bewaken.

Samenwerking met Archiefbank Vlaanderen zou via de uitvoeringsbesluiten geregeld kunnen worden. De mogelijkheid om voor het archiefbeheer een overeenkomst met de Staat af te sluiten, moet niet als een bedreiging geïnterpreteerd worden. Een dergelijk samenwerkingsakkoord tussen Vlaanderen en de federale staat kan zelfs afgesloten worden ook als het niet in het decreet uitdrukkelijk voorzien zou zijn. Dergelijke mogelijke overeenkomsten hoeven ook niet noodzakelijk derden te binden.

Nog voor eind 2009 zou de Vlaamse Regering een tweede keer het decreetvoorstel goedkeuren dat gezamenlijk aangebracht zal worden door de minister van Bestuurszaken en de minister van Cultuur. Nadien wordt het voorgelegd aan de Raad van State (middels de spoedprocedure). In juli 2010 zou het gestemd worden in het Vlaams Parlement en kort na publicatie in het ‘Belgisch Staatsblad' moeten de uitvoeringsbesluiten volgen. Intussen heeft de Vlaamse Regering op 4 december 2009 haar tweede principiële goedkeuring verleend aan het voorontwerp van Archiefdecreet.

Een tweede item dat op het overleg kort besproken werd, betrof de mogelijke inbreng van Vlaanderen bij de organisatie van het Internationaal Archiefcongres ‘Archives without borders' in Den Haag (Nederland) op 30 en 31 augustus 2010, waaraan de VVBAD meewerkt.

Bruno Vermeeren en Johan Vannieuwenhuyse