Presentatie:

Abstract:

Sinds 2007 loopt bij de stad Antwerpen het project documents@stad. Dit project moet ervoor zorgen dat het informatiebeheer van de verschillende stadsdiensten die eind 2009 naar het vernieuwde kantorencomplex 'Den Bell' verhuizen, optimaal verloopt. Een van de belangrijkste doelstellingen is dat de diensten zoveel mogelijk digitaal werken en zo weinig mogelijk papier meenemen.

Met de introductie van centrale digitale klassementen leren we de administratie om hun documenten en dossiers voortaan digitaal te klasseren.

Digitale klassementen aanmaken, documenteren, gebruikersrechten definiëren... zijn omslachtige werkjes als ze handmatig moeten gebeuren. Bij het opbouwen van een goed klassement moeten ook een aantal principes gevolgd worden, zoals dubbels vermijden, geen spaties gebruiken in map- en bestandsnamen, de omvang van bestanden beperken, bestandsnamen kort houden, ... Om dit eenvoudiger te laten verlopen ontwikkelde het stadsarchief de ‘RecordsManagement Toolbox'. Dit instrument staat toe om genoemde en nog een heel aantal andere taken geautomatiseerd uit te voeren.

In deze presentatie stellen we kort het project voor en gaan daarna dieper in op de werking van de RecordsManagement Toolbox.

CV:

Annelies O studeerde geschiedenis aan de KULeuven en Archivistiek en Hedendaags Documentbeheer aan de Vrije Universiteit Brussel. Na een kort archiveringsproject bij het OCMW van Kraainem, ging ze als projectmedewerker bij documents@stad aan de slag bij het stadsarchief Antwerpen. Het project heeft als doelstelling het informatiebeheer in de stedelijke diensten te optimaliseren. Sinds 2008 werkt ze daar ook als consulent verantwoordelijk voor het toezicht op de archieven die zich nog in de Antwerpse administratie bevinden.

Verslag: