LIAS? GIAS? DAV? Atomis-AtoM? Ben jij ook het noorden kwijt? Weet jij niet waarvoor deze letterwoorden staan? Dan is dit debat iets voor jou. De tijd dat je met een paar Word-documenten, enkele Excel-bestanden en een fichebak je archiefbeheer organiseerde is stilaan voorbij. Als archiefdienst werk je tegenwoordig met een ABS of ArchiefBeheerSysteem. Vandaag kan je uit steeds meer verschillende archiefbeheersystemen kiezen, sommige met al een zekere traditie, andere nog relatief nieuw in het Vlaamse archieflandschap. Welk systeem moet je nu kiezen? Wat hebben ze te bieden en wat niet? We leggen in een ‘presidentieel debat’ enkele spelers uit het veld van de ABS’en op de rooster. Moderator Willem Vanneste legt het vuur aan de schenen van Steven Staelens (Archief Gent - GIAS), Roeland Verhaert (Documentatiecentrum Ranst - Atomis-AtoM), Katrien Weyns (KADOC KU Leuven - LIAS) en Quincy Oeyen (Coördinerende Archiefdienst Vlaanderen - DAV). Zit je met prangende vragen over archiefbeheersystemen? Heb je suggesties voor kritische vragen? Aarzel dan niet en stuur ze naar willem.vanneste@uantwerpen.be.

LIAS
Lias biedt een professionele omgeving voor het beschrijven, beheren en ontsluiten van analoge, digitale en gedigitaliseerde archiefstukken en ander erfgoed. Het is een modulair systeem dat toelaat om je archiefbeheer volledig op maat uit te bouwen, met of zonder digitaal depot, geavanceerde module voor magazijnbeheer, module voor aanwinstregistratie, geïntegreerde ontsluiting met andere collecties … Bovendien kun je rekenen op ondersteuning van archivarissen en informatici uit het Lias-netwerk.

AtoM-Atomis
AtoM is een webbased opensource toepassing voor het beschrijven en toegankelijk maken van archieven. AtoM werd ontwikkeld in opdracht van ICA (International Council on Archives) en wordt nu doorontwikkeld door het Canadese bedrijf Artefactual. Atomis is onze tool die samenwerkt met AtoM: Atomis vereenvoudigt het gebruik van AtoM en voegt er modules en functionaliteiten aan toe (depotbeheer, nadere toegangen, invoer van foto’s en pdf …). Zo maakt Atomis het heel eenvoudig om archiefbeschrijvingen in ISAD(G) te maken, te controleren en om te zetten in EAD. Zo zijn ze snel in te voeren in AtoM of een ander systeem dat beschikt over EAD-invoer, en kunnen ze gemakkelijk online ter beschikking worden gesteld. Hetzelfde geldt voor beschrijvingen van archiefvormers, trefwoorden en plaatsnamen en beschrijvingen die niet voldoen aan een standaard data-model. Ook na invoer zijn de archiefbeschrijvingen in AtoM gemakkelijker te beheren met Atomis.

GIAS
GIAS staat voor Gemeenschappelijk Archief- en InformatieSysteem. Een archiefbeheersysteem ontstaan uit de concrete behoefte bij de lokale besturen aan een efficiënt systeem om zowel hun analoge als digitale archieven te beheren. In 2015 sloegen piva eGov, Stad Gent en de Nederlandse firma DEVENTit de handen in elkaar voor de ontwikkeling van een nieuw archiefbeheersysteem, waar alle informatie passeert die voor korte- en langetermijnbewaring is bedoeld, zowel analoog als digitaal. Het GIAS automatiseert alle archiefprocessen zoals het verwerken van overdrachten, het opnemen van schenkingen, het uitvoeren van de selectie voor vernietiging, het beheren van het depot, enzovoort. Digitale documenten passeren ook via GIAS dankzij een makkelijke overdrachtsprocedure en link met een digitaal depot. GIAS zal er ook voor zorgen dat de Oost-Vlaamse burger via een publieksomgeving toegang krijgt tot de archiefdocumenten van zijn of haar gemeente.

DAV
De steeds verdere digitalisering van de overheid zorgt voor nieuwe uitdagingen met betrekking tot het beheer, de (lange termijn) bewaring en de ontsluiting van de digitaal gecreëerde of ontvangen informatie. Om deze uitdaging aan te pakken heeft de Vlaamse overheid (Het Facilitair Bedrijf) hiervoor een gemeenschappelijke dienstverlening opgestart, namelijk Digitaal Archief Vlaanderen (DAV). Digitaal Archief Vlaanderen (DAV) heeft als doelstelling om afgesloten overheidsinformatie (op lange termijn) te beheren, te bewaren en te ontsluiten.
Digitaal Archief Vlaanderen is een gemeenschappelijke dienstverlening, wat betekent dat DAV, naast het leveren van de benodigde platformen (o.a. een e-depot) ook bijkomende dienstverlening levert zoals helpdesk, opleidingen en (functionele) ondersteuning.